La gestion des documents et le contrôle de la conformité peuvent s'avérer fastidieux. Avec ONE , vous pouvez désormais poser des questions directement sur vos documents, dossiers et modèles, ce qui vous permet de gagner du temps et d'améliorer la visibilité au sein de votre organisation.
Aperçu
Cette fonctionnalité vous permet d'interagir avec votre base de données documentaires en langage naturel. Au lieu de parcourir manuellement des dossiers ou des onglets, vous pouvez simplement poser ONE question et obtenir des réponses instantanées.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez cette fonctionnalité lorsque :
- Vous devez rapidement vérifier la conformité des documents (par exemple, signatures ou fichiers manquants).
- Vous souhaitez vérifier le statut d'un document ou d'un employé en particulier.
- Vous préparez des audits et devez identifier les lacunes.
- Vous avez besoin d'aide pour comprendre ou utiliser les modèles de documents ?
Comment utiliser
- Ouvrez- ONE
- Lancez une conversation : Rédigez votre question en utilisant un langage naturel (comme vous le feriez à un collègue).
- Examinez la réponse fournie par ONE
- Affinez votre question si nécessaire pour obtenir des résultats plus précis.
- Suivi de la conformité : « Affichez-moi la liste de tous les employés dont la signature de la nouvelle politique de sécurité est en attente. »
- Situation individuelle : « Eduardo Oliveira a-t-il déjà signé son dernier contrat ? Si oui, quand ? »
- Audit et lacunes : « Vérifiez les embauches de 2025 et listez les personnes dont le dossier « Documents d'identité » est incomplet. »
- Validation : « Confirmez la date de téléchargement du contrat de promotion de Maria Lopez et vérifiez si elle a bien reçu le nouveau fichier. »
- Assistance relative aux modèles : « Quelles variables liées aux contrats puis-je utiliser dans mes modèles ? »
Si vous n'obtenez pas les résultats escomptés, essayez de reformuler votre question avec des détails plus précis (par exemple, le nom de l'employé, le type de document ou la date).
Si ONE ne trouve pas l'information que vous demandez, assurez-vous que le document existe sur la plateforme et qu'il est correctement catégorisé, et vérifiez que vous avez l'autorisation d'accéder aux données demandées.
Si la réponse semble incomplète, posez une question complémentaire ou fournissez plus de contexte pour affiner les résultats.
Conseils et bonnes pratiques
- Soyez aussi précis que possible lorsque vous posez des questions (par exemple, incluez les noms, les types de documents ou les périodes concernées).
- Utilisez des mots clés clairs comme « signé », « en attente », « téléchargé » ou « manquant ».
- Décomposez les requêtes complexes en questions plus simples pour obtenir des réponses plus précises.
- Vérifiez scrupuleusement les informations critiques relatives à la conformité avant d'agir.
FAQ
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Est ONE il possible de vérifier si un document a été signé ?
Oui, ONE peut confirmer si un document a été signé et, le cas échéant, fournir la date de signature.
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Puis-je utiliser ONE pour identifier les documents manquants ?
Oui, vous pouvez demander à ONE de recouper les informations des employés ou des périodes et de mettre en évidence les fichiers manquants ou les dossiers incomplets.
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Puis-je poser des questions sur des employés en particulier ?
Oui, vous pouvez vous renseigner sur chaque employé et sur le statut de ses documents (par exemple, contrats signés, fichiers téléchargés).
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ONE pourrait-il m'aider avec des modèles de documents ?
Oui, vous pouvez vous renseigner sur les variables disponibles et sur la manière de les utiliser dans vos modèles.
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Est-ce que ONE met à jour les documents ou se contente de fournir des informations ?
ONE fournit des informations et des analyses, mais ne modifie ni les documents ni leur statut.
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Pourquoi ONE ne peut-il pas accéder à certains documents ?
L'accès dépend de vos autorisations. Si vous n'avez pas accès à un document, ONE ne pourra pas récupérer d'informations le concernant.
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Les informations fournies par ONE sont-elles toujours à jour ?
ONE reflète les données actuellement disponibles sur la plateforme. Pour des résultats précis, assurez-vous que les documents sont correctement téléchargés et mis à jour.