Comprendere la terminologia utilizzata nei moduli Spese e Carte di Factorial renderà la tua esperienza più semplice e veloce, soprattutto quando configuri le impostazioni o hai bisogno di aiuto. Questo glossario definisce i concetti, i ruoli e i processi principali, così saprai sempre di cosa si parla.

Che tu sia un dipendente che invia le note spese, un manager che le approva o un membro del team finanziario che configura budget e regole, questa è la tua risorsa di riferimento.

Glossario dei termini chiave nei moduli Spese e Carte

A

• Allarme: Una notifica che si attiva quando una spesa o una transazione viola una regola o un limite predefinito, come ad esempio una politica di spesa o l'invio di un duplicato di una ricevuta. Gli allarmi aiutano i responsabili e i team finanziari a rilevare le spese a rischio in tempo reale.
• Approvazione automatica: Una regola intelligente che approva automaticamente le spese che soddisfano condizioni specifiche (ad esempio, se sono inferiori a un certo importo o provengono da un team specifico), senza la necessità di una revisione manuale.
• Assistente: Un utente che invia le note spese per conto di un altro dipendente.

B

• Budget: Un limite di spesa assegnato a un team, a un dipartimento, a un progetto o a un singolo individuo. I budget aiutano a controllare e a monitorare le spese aziendali e a tenerne traccia in tempo reale.

C

• Carta: Una carta aziendale fisica o virtuale emessa tramite Factorial che i dipendenti possono usare per le spese aziendali. Tutte le transazioni con carta vengono tracciate automaticamente e possono essere convertite in spese, semplificando l'invio, l'approvazione e la riconciliazione.
• Centro di costo: Un'etichetta interna usata per raggruppare e tenere traccia delle spese per dipartimento, progetto o unità di business.
• Conflitto di categoria: Un problema che si verifica quando una spesa per pasti o bevande viene inviata per le stesse date di una spesa per diaria, che in teoria dovrebbe già coprire quei costi.

D

• Diaria: Un'indennità giornaliera fissa per i dipendenti in viaggio di lavoro, basata su regole predefinite stabilite nella politica di spesa.
• Documento: Una prova di pagamento (ad esempio, una foto di uno scontrino o una fattura) che deve essere allegata per convalidare la maggior parte delle spese.
• Duplicato: Una spesa che sembra essere stata inviata più di una volta. Factorial utilizza l'IA per rilevare e segnalare i potenziali duplicati basandosi sulle informazioni presenti nel documento allegato.

F

• Flusso di approvazione: Un insieme di regole che definiscono chi deve approvare una spesa e in quale ordine. È possibile impostare flussi di approvazione a uno o più livelli, con uno o più responsabili per ogni livello.

I

• Indennità chilometrica: Una spesa basata sulla distanza percorsa con un veicolo personale. Factorial calcola automaticamente l'importo del rimborso in base alle tariffe configurate.

N

• Nota spese: Un costo sostenuto da un dipendente per conto dell'azienda, solitamente inviato per l'approvazione e il rimborso (ad esempio, pasti, trasporti, software).
• Nota spese con carta: Una spesa generata automaticamente da una transazione effettuata con una carta aziendale di Factorial. A queste spese basta allegare un documento per poterle inviare.
• Nota spese manuale: Una spesa inviata manualmente da un dipendente (non collegata a una carta) che richiede l'inserimento dell'importo, la selezione di una categoria e il caricamento di una ricevuta.

P

• Politica: Un insieme di regole che definiscono quali tipi di spese sono consentiti, i limiti per categoria e chi può inviarle o approvarle. Le politiche possono variare in base al team, alla sede o all'anzianità.

R

• Regola intelligente: Una regola automatizzata usata per attivare azioni specifiche, come l'approvazione automatica o le notifiche, in base a condizioni quali l'importo, il team o la categoria.
• Ruolo finanziario: Un ruolo in Factorial con i permessi per visualizzare tutte le spese, configurare regole e budget ed esportare dati per report o buste paga.

S

• Spese di gruppo: Una raccolta di singole spese inviate insieme come parte di un report più ampio, spesso per un viaggio, un mese o un progetto specifico.
• Sottoscrittore: Qualsiasi utente che crea e invia una spesa. Di solito è un dipendente, ma può anche essere un assistente che la invia per conto di qualcun altro.