La pèrdua de rebuts és un dels problemes més comuns en la gestió de despeses. Alenteixen les aprovacions, generen feina addicional per a les finances i poden comportar riscos de compliment normatiu o fiscals. Aquest article explica com gestionar-los a Factorial .

Bones pràctiques

1. Fer obligatoris els rebuts
   • Configureu el formulari de despeses de manera que el camp de rebut sigui obligatori per a les despeses regulars.
   • Això garanteix que els empleats no puguin presentar una despesa sense adjuntar un document.
   • Per al quilometratge i les dietes, no sempre calen rebuts, però recomanem adjuntar documents justificatius (per exemple, confirmacions de viatge, registres o declaracions).
2. Reviseu els documents amb cura
   • Si el rebut carregat no és clar o no és vàlid, feu servir Sol·licita canvis amb una breu explicació per a l'empleat.
   • Si la reclamació sembla fraudulenta, també podeu rebutjar la despesa.
3. Excepcions de documents
   • De vegades es perden els rebuts. En aquest cas, només cal aprovar-los si hi ha proves substitutives vàlides (per exemple, extracte bancari, confirmació de reserva).
   • Afegiu una nota clara al camp Descripció que expliqui per què la despesa s'ha aprovat sense un rebut estàndard.
   • Això ajuda les finances i els auditors a entendre més tard el motiu de l'excepció.

Com gestionar despeses sense rebuts a Factorial

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses dels empleats
2. Feu servir filtres per trobar despeses sense fitxers adjunts (si el camp no s'ha definit com a obligatori) o reviseu les que els aprovadors han marcat.
3. Per a cada cas:
   • Rebut vàlid adjunt → aprovar normalment
   • Rebut no vàlid o poc clar → sol·licita canvis
   • Sense rebut, però cal substituir la prova → aprovar amb justificació a la descripció
   • Sense rebut ni proves → rebutjar

Consells per als empleats

• Pengeu sempre el rebut quan envieu una despesa.
• Si el perds, proporciona una prova alternativa (correu electrònic de confirmació, extracte bancari o una altra prova vàlida).
• Afegiu una breu nota a la descripció per explicar la situació.

Consells per a directius i finances

• Aprovar només quan hi hagi un rebut o un substitut vàlid.
• Feu servir Sol·licita canvis per recordar als empleats quan falta un document o no està clar.
• Si s'aprova sense rebut, deixeu sempre una nota al camp Descripció per a la traçabilitat de l'auditoria.
• Feu una revisió mensual per assegurar-vos que no quedin excepcions sense documentar.

Conclusió clau

La millor manera d'evitar problemes amb rebuts perduts és fer que el camp de rebut sigui obligatori als formularis de despeses. Per a les poques excepcions que us passin per alt, gestioneu-les de manera coherent: sol·liciteu canvis, rebutgeu-los o aproveu-los amb una justificació clara a la descripció.