Ahora puede enviar solicitudes de compra directamente a través de One, sin necesidad de completar todo el formulario de ingreso usted mismo/a. Simplemente describa lo que necesita y adjunte una cotización u oferta si tiene una. One utiliza la información que proporciona y los detalles ya disponibles en Factorial para completar la solicitud, pedir cualquier información faltante y enviarla al flujo de aprobación habitual.
Resumen
One ayuda a los/as empleados/as a crear solicitudes de compra a través de una conversación en lugar de completar manualmente cada campo en el formulario de adquisiciones.
Cuando describe una compra, One identifica el tipo de solicitud apropiado y completa la información requerida utilizando su mensaje, cualquier documento adjunto y la información relevante de los/as empleados/as ya disponible en Factorial.
One también puede leer archivos PDF y capturas de pantalla de ofertas para extraer detalles como el proveedor y el precio. Si falta información, One se la pide antes de enviar la solicitud.
Una vez enviada, la solicitud sigue el flujo de aprobación de compras habitual.
Cuándo y por qué usarlo
Use One cuando necesite solicitar una compra pero no tenga toda la información requerida por el formulario de ingreso disponible.
Por ejemplo:
- Solicitar una nueva laptop y adjuntar la cotización del proveedor.
- Enviar una solicitud de compra cuando sepa lo que necesita pero no esté seguro/a de qué tipo de solicitud seleccionar.
- Extraer información del proveedor y precios de una oferta en lugar de ingresarla manualmente.
- Crear una solicitud cuando algunos detalles, como el centro de costos o la justificación, aún necesiten ser confirmados.
Esta función facilita la compra para los/as empleados/as que envían solicitudes ocasionalmente y ayuda a reducir envíos incompletos o incorrectos.
Cómo usar
- Abra One
- Describa lo que necesita
- Por ejemplo: "Necesito una nueva laptop para trabajar"
- Adjunte una cotización u oferta, si está disponible
- Puede adjuntar un PDF o una captura de pantalla de la oferta del proveedor para que One pueda extraer información relevante, como el proveedor y el precio
- Revise la información que One recopila
- Responda a cualquier pregunta de seguimiento
- Envíe la solicitud
- Siga el proceso de aprobación normal
Si el proveedor no existe en Factorial aún, One puede crear al proveedor como parte del proceso de solicitud.
Si One le pide información adicional, esto es esperado cuando faltan algunos detalles requeridos de su mensaje, adjunto o información disponible en Factorial. Responda a las preguntas de One para que pueda completar y enviar la solicitud.
Si One no extrae el proveedor o precio correcto de mi adjunto, verifique que el PDF o captura de pantalla muestre claramente la información relevante. Si falta un detalle o es incorrecto, proporcione la información correcta en la conversación con One.
Consejos y mejores prácticas
- Describa la compra claramente. Incluya lo que necesita y por qué lo está solicitando, si conoce esta información.
- Adjunte la cotización del proveedor siempre que sea posible. Un PDF o captura de pantalla de la oferta puede ayudar a One a extraer el proveedor y el precio con precisión.
- Verifique la información extraída. Revise los detalles proporcionados por One y aclare cualquier cosa que sea incorrecta o incompleta.
- Responda a las preguntas de seguimiento cuidadosamente. Puede ser necesaria información como el centro de costos o la justificación para completar su solicitud.
- Use One incluso si no conoce todos los detalles. One puede guiarle a través de la información faltante en lugar de requerir que complete todo el formulario de antemano.
FAQ
-
¿Necesito llenar el formulario de solicitud de compra yo mismo/a?
No. Describe la compra a One, y seleccionará el tipo de solicitud apropiado y llenará el formulario de ingreso utilizando la información que proporcione y los detalles relevantes ya disponibles en Factorial.
-
¿Puedo adjuntar la cotización de un proveedor?
Sí. Puede adjuntar un PDF o captura de pantalla de una oferta. One puede extraer información como el proveedor y el precio para ayudar a completar la solicitud.
-
¿Qué pasa si no conozco todos los detalles requeridos?
One le pedirá cualquier información faltante necesaria para completar la solicitud antes de enviarla.
-
¿Puede One elegir el tipo correcto de solicitud de compra por mí?
Sí. One identifica el tipo de solicitud apropiado en función de su descripción y la información disponible.
-
¿Qué pasa si el proveedor no existe en Factorial?
One puede crear al proveedor como parte del mismo proceso de solicitud de compra, por lo que no necesitas manejar la creación del proveedor como una tarea separada.
-
¿Aprueba One mi solicitud de compra?
No. One envía la solicitud al flujo de aprobación habitual. La solicitud sigue luego el proceso de compras existente de su empresa.
-
¿Está disponible esta función ahora?
Sí. Esta función ya está disponible en producción.