Quando un dipendente lascia l'azienda, i team delle risorse umane hanno spesso bisogno di accedere ed esportare i suoi dati storici per scopi di reporting, conformità o documentazione interna. Factorial consente di scaricare diverse tipologie di informazioni relative agli ex dipendenti, anche dopo la disattivazione del loro profilo.
In questo articolo imparerai come accedere e scaricare i dati chiave di monitoraggio del tempo dei dipendenti licenziati.
Panoramica
Factorial conserva i dati storici dei dipendenti anche dopo che sono stati contrassegnati come licenziati o inattivi . I responsabili delle risorse umane possono esportare queste informazioni tramite i moduli pertinenti per conservare i registri, eseguire audit o rispondere a richieste interne o legali.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Scaricare le informazioni sui dipendenti licenziati è utile quando è necessario:
- Mantenere la documentazione delle risorse umane e i registri di conformità
- Fornire dati ai team finanziari, paghe o legali
- Analizza l'attività storica dei dipendenti
- Preparare audit o report interni
- Condividere le informazioni con il dipendente su richiesta
Come usare
I report più comuni richiesti agli ex dipendenti includono:
- Tempo libero
- Monitoraggio del tempo
Le autorizzazioni di esportazione potrebbero dipendere dal tuo ruolo utente . Contatta l' amministratore Factorial se non vedi l'opzione di esportazione.
Rapporti sui permessi
- Vai a Organizzazione
- Fare clic su Esporta dati nell'angolo in alto a destra
- Seleziona Tempo libero
- Scegli il tipo di ferie:
- Tempo libero aziendale
- Tempo libero utilizzato
- Attività di tempo libero
- Tempo libero programmato
- In Seleziona dipendenti, fare clic sull'icona del filtro
- Filtra per Stato di accesso > Terminato
- Clicca su Scarica
Report di monitoraggio del tempo
- Nella barra laterale, vai a Monitoraggio del tempo
- Filtra i dipendenti per Stato > Dipendenti passati
- Seleziona i dipendenti spuntando la casella a sinistra del loro nome
- Fare clic su Scarica esportazione nella barra in basso
- Scegli un tipo di esportazione
-
Esportazione del monitoraggio del tempo - Versione completa. Scegli:
- Formato del file
- Formato orario per contratti orari
- Tempi di assenza
- Date (da - a)
-
Esportazione del monitoraggio del tempo - Riepilogo. Scegli:
- Formato del file
- Formato orario per contratti orari
- Data (da - a)
-
Esportazione del monitoraggio del tempo. Scegli
- Tipo di esportazione
- Formato del file
- Formato orario per contratti orari
- Base del periodo
- Tipi di assenza
- Data (da - a)
-
Esportazione del monitoraggio del tempo - Versione completa. Scegli:
- Clicca su Invia
Se il dipendente non compare nel filtro, assicurarsi che i dipendenti inattivi o licenziati siano inclusi nelle impostazioni del filtro .
Se il report esportato non include la cronologia completa, verificare che l' intervallo di date comprenda l'intero periodo di impiego del dipendente.
Suggerimenti e buone pratiche
- Esporta i dati prima di eliminare definitivamente i profili: i dati storici potrebbero non essere più accessibili se il profilo di un dipendente viene rimosso definitivamente
- Utilizzare filtri data per assicurarsi di catturare l'intero periodo di attività del dipendente
- Se hai regolarmente bisogno di report per i processi di offboarding, valuta la possibilità di creare una checklist di esportazione standard per i team delle risorse umane
Domande frequenti
-
Posso accedere ai dati dei dipendenti dopo che sono stati licenziati?
Sì. Factorial conserva i registri storici, consentendo ai team delle risorse umane di accedere ed esportare i dati passati dei dipendenti inattivi.
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Posso scaricare la cronologia completa del monitoraggio del tempo di un ex dipendente?
Sì. Selezionando il dipendente nei report di monitoraggio del tempo e impostando l'intervallo di date appropriato, è possibile esportare la cronologia completa delle sue ore di lavoro.