Come richiedere firme elettroniche per documenti interni
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Seleziona Interno
- Apri la cartella a cui vuoi accedere al documento
- Fare clic sulla freccia accanto al documento per aprirlo
- Fare clic su Richiedi firma elettronica
- Seleziona i dipendenti che devono firmare elettronicamente il documento
- Fai clic su Richiedi firme elettroniche per X utenti
💡 Tutti i firmatari riceveranno una notifica via email.
Come richiedere la firma elettronica per i documenti che invierai ai dipendenti
Attraverso la funzione di invio in blocco
- Nella barra laterale, selezionare Documenti
- Selezionare Invia in blocco
- Caricare un documento PDF
- Decidete le impostazioni di suddivisione
- Mantenere i documenti con tutte le pagine
- Dividere per pagine
- Unire tutti i documenti in un unico documento
- Scegliere la cartella di destinazione
- Selezionare “Richiedi firma elettronica”.
- Destinatario: Il destinatario del documento riceverà una richiesta di firma.
- Firmatario aggiuntivo: Anche gli utenti selezionati riceveranno una richiesta di firma del file.
- Fare clic su Carica file
- Una volta caricato il documento, applicare i filtri se necessario e selezionare i dipendenti = destinatari.
- Fare clic su Invia a X dipendenti
💡 Puoi anche aggiungere altri firmatari
Attraverso il profilo del dipendente
- Nella barra laterale, selezionare Dipendenti ****.
- Selezionare il dipendente per il quale si desidera richiedere la firma elettronica.
- Caricare un documento PDF
- Scegliere la cartella di destinazione (se non si trova già all'interno di una cartella)
- Selezionare “Richiedi firma elettronica”.
- Destinatario: Il destinatario del documento riceverà una richiesta di firma.
- Firmatario aggiuntivo: Anche gli utenti selezionati riceveranno una richiesta di firma del file.
- Selezionare “Impostazione avanzata della firma” se si desidera apporre la firma
È possibile decidere il posizionamento quando si caricano i singoli file.
7. Trascinare e rilasciare le carte di firma nel punto in cui si desidera che il destinatario firmi e ridimensionarle se necessario
È possibile apporre più firme nello stesso documento.
8. Cliccare su Carica documento e richiedere la firma elettronica
Stato della firma elettronica
Lo stato della firma elettronica è disponibile negli elenchi dei documenti e nel visualizzatore di documenti.
Stato del documento
Negli elenchi dei documenti viene visualizzato lo stato globale, che varierà in base allo stato della/e firma/e richiesta/e.
All'interno del visualizzatore di documenti, è possibile vedere lo stato di ciascun firmatario:
- In attesa: Il firmatario non ha ancora firmato il documento.
- Firmato: Il firmatario ha completato e firmato il documento.
- Rifiutato: Il firmatario si è rifiutato di firmare il documento. Deve fornire un motivo, che viene raccolto da Signaturit tramite un messaggio di testo. Il richiedente riceverà un'e-mail di notifica con il motivo, che verrà visualizzato anche nel visualizzatore del documento.
- Email respinta: L'indirizzo e-mail del firmatario potrebbe essere errato o avere problemi di consegna, con conseguente rifiuto da parte del server di posta. La firma elettronica viene automaticamente annullata e questa copia del documento non può essere firmata. Il richiedente riceverà un'e-mail di notifica del problema. Per risolvere il problema, verificare l'indirizzo e-mail e inviare una nuova richiesta di firma.
- Annullata: La richiesta di firma è stata annullata perché il documento è stato spostato nel cestino o il periodo di firma è scaduto. I firmatari riceveranno un'e-mail di notifica da Signaturit.
- Errore: La richiesta di firma non è riuscita. Assicurarsi che il file non sia protetto da scrittura, che abbia delle pagine, che non sia danneggiato o crittografato e che non superi il limite di dimensione di 15 MB. Riprovare con un documento valido.
Notifiche di firma elettronica
Il dipendente riceverà:
- Una notifica via e-mail
- Un'attività in sospeso sulla dashboard
L' amministratore riceverà:
- Una notifica via e-mail una volta che il documento è stato firmato
💡 Hai difficoltà a creare una firma elettronica? Non preoccuparti, siamo qui per aiutarti! Ulteriori informazioni sugli errori tipici.