Esta fase recopila las necesidades internas y facilita la toma de decisiones antes de la creación de la orden de compra. Aquí se gestionan todos los documentos previos a la compra formal.

En Factorial , la fase de recepción de solicitudes de compra se gestiona mediante solicitudes de compra y sus flujos de trabajo asociados. Los empleados envían solicitudes utilizando tipos de compra predefinidos, y cada solicitud sigue un proceso de aprobación estructurado antes de que se pueda crear una orden de compra.

Descripción general del proceso

La fase de recepción de muestras para la adquisición generalmente sigue estos pasos:

1. Un empleado envía una solicitud de compra
2. La solicitud se revisa a través de un flujo de trabajo
3. Las tareas y aprobaciones están completas
4. La solicitud es aprobada o rechazada
5. Si se aprueba, se puede crear una orden de compra

Documentos gestionados en esta fase

• Solicitud de compra / Requisición
  El punto de partida del proceso. Los usuarios internos especifican qué necesitan, en qué cantidad y a qué centro de costos, entre otros requisitos.
• Cotización/Presupuesto del proveedor (opcional)
  Se utiliza para comparar opciones, justificar la compra y calcular el coste previsto. Se pueden subir y comparar varios presupuestos.
• Factura proforma (opcional)
  Una “prefactura” se utiliza para anticipar el costo estimado. A menudo, desencadena aprobaciones internas o trámites administrativos como anticipos o solicitudes de licencias.
• Contrato o acuerdo marco (opcional)
  Documento que define las condiciones comerciales antes de la emisión de una orden de compra.

Funciones involucradas

En esta fase pueden intervenir diferentes roles:

• Empleados : enviar solicitudes de compra
• Manager: revisar y aprobar las solicitudes
• Equipos de finanzas o compras : validar el presupuesto, los proveedores y la aprobación final.

Estados de las solicitudes de compra

Durante esta fase, una solicitud de compra puede pasar por diferentes estados, tales como:

• Borrador
• Pendiente de aprobación
• En curso
• Aprobado
• Rechazado

Resultado de la fase de Recepción a Adquisición

Una vez revisada y aprobada la solicitud, el sistema genera la orden de compra , lo que da inicio a la siguiente fase.

En esta etapa, la orden de compra aún no existe; el resultado de la recepción es precisamente la aprobación que permite su creación.