Habilitar autorización obligatoria para trabajar horas extra
Los/las gerentes y administradores/as necesitan un mayor control sobre el Control horario de los empleados/as. Al habilitar la autorización obligatoria para trabajar horas extra, solo las horas aprobadas contarán para el cálculo del saldo.
Para habilitar esta función:
- Ve a Configuración en tu barra lateral
- Selecciona Control horario bajo Tiempo
- Abre una política de Control horario
- Haz clic en la pestaña de configuración de la política
- Desplázate a Condiciones de la hoja de tiempos y habilita Habilitar restricción de horas extra
Una vez habilitado, las horas extra aparecerán como pendientes en las hojas de tiempo hasta que sean aprobadas o rechazadas.
Grupos de aprobación para el Control horario
Puedes crear, gestionar y definir diferentes grupos de aprobación y flujos de aprobación.
Para crear un nuevo grupo de aprobación
- Haz clic en Configuración en tu barra lateral
- Selecciona Control horario bajo Tiempo
- Desplázate a Grupos de aprobación para solicitudes de horas extra
- Abre el grupo de aprobación predeterminado para el Control horario
- Activa Grupo de auto-aprobación si deseas que los recursos sean aprobados automáticamente para este grupo
Si un administrador/a solicita tiempo adicional para un empleado/a, la aprobación solo es necesaria si se ha configurado un flujo de trabajo.
Para definir el flujo de aprobación
El flujo de aprobación utiliza múltiples niveles:
- One o más aprobadores/as son asignados/as a cada nivel
- Los/las aprobadores/as del nivel anterior deben aprobar antes de pasar al siguiente nivel
Para crear un nuevo nivel de aprobación:
- Haz clic en Agregar nivel de aprobación
- Selecciona el tipo de aprobador/a y aprobador/a
- Haz clic en Guardar nivel de aprobación
- Haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha
Puedes agregar aprobadores/as adicionales al mismo nivel usando el icono +, o editar/eliminar niveles usando el icono de tres puntos.
Puedes editar o eliminar el nivel de aprobación simplemente haciendo clic en el icono de tres puntos.
¿Qué pasa con las solicitudes pendientes si se cambia el flujo de aprobación?
Si un/a aprobador/a es reemplazado/a, las solicitudes pendientes con el/a anterior se transfieren al/a nuevo/a aprobador/a. La solicitud se vuelve visible para el/a nuevo/a aprobador/a, aunque las notificaciones automáticas pueden no activarse.
Para agregar empleados/as
- Ve a la pestaña de Empleados/as
- Haz clic en Agregar Empleados/as en la esquina superior derecha
- Selecciona empleados/as
- Haz clic en Agregar empleados/as al grupo de aprobación
Para aprobar o rechazar una solicitud de horas extra
Los/las aprobadores/as reciben notificaciones para las solicitudes de horas extra pendientes.
- Ve a Bandeja de entrada → Solicitudes en tu barra lateral
- Haz clic en la notificación relevante
- Elige:
- Rechazar la solicitud de horas extra
- Aprobar la solicitud de horas extra
- Editar y guardar la solicitud de horas extra
El modal muestra el historial completo de aprobaciones, mostrando el estado de cada paso del flujo de aprobación.
Editar o eliminar tu solicitud de horas extra
Como el/la empleado/a que creó la solicitud, puedes editar o eliminar tu solicitud de horas extra en cualquier momento — incluso después de que haya sido aprobada o rechazada. Eliminar una solicitud aprobada quitará esas horas del saldo aprobado.
La única restricción es la hoja de tiempos misma: una vez que un/a administrador/a ha revisado (bloqueado/aprobado) la hoja de tiempos para ese día, la solicitud de horas extra para esa fecha ya no puede ser editada o eliminada.
Para eliminar tu solicitud de horas extra:
- Abre la solicitud de horas extra desde tu hoja de tiempos
- Haz clic en Eliminar