Activer l'obligation de demander l'approbation pour faire des heures supplémentaires
Les managers et les admins ont besoin d'un meilleur contrôle sur le suivi du temps des collaborateurs et collaboratrices. En activant l'obligation de demander l'approbation pour faire des heures supplémentaires, seules les heures validées seront prises en compte dans le calcul de la paie.
De cette manière, les responsables peuvent contrôler que les heures supplémentaires ne soient pas effectuées de manière excessive.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans Horaire, sélectionnez Suivi du temps
- Ouvrez une politique de suivi du temps
- Cliquez sur l'onglet Paramètres de la politique
- Faites défiler la page jusqu'à Approbations des relevés horaires et activez l'option Obligation de demander l'approbation pour les heures supplémentaires.
💡 Une fois que vous avez activé cette option, les heures supplémentaires travaillées apparaîtront sur les relevés d'heures en attente d'approbation ou de rejet.
❗ Après examen et approbation, le collaborateur ou la collaboratrice ne pourra pas effacer sa demande d'heures supplémentaires.
Groupes d'approbation de suivi du temps
💡 Vous pouvez créer, gérer et définir différents groupes d'approbation et flux d'approbation.
Créer un nouveau groupe d'approbation
- Dans la barre latérale, cliquez sur Paramètres
- Dans Horaire, sélectionnez Suivi du temps
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Groupes d'approbation pour les demandes d'heures supplémentaires
- Ouvrez le groupe d'approbation par défaut du suivi du temps en cliquant sur la flèche
- Ajoutez ou modifiez le nom et la description
- Si vous activez groupe d'auto-approbation, les demandes de ce groupe de collaborateurs et collaboratrices seront automatiquement approuvées.
Définir le flux d'approbation
Le flux d'approbation du suivi du temps est structuré en niveaux :
- Une ou plusieurs personnes chargées de l'approbation à chaque niveau
- Pour passer au niveau suivant, les personnes chargées de l'approbation du niveau précédent doivent approuver la demande
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez le type d'approbateur et l'approbateur
- Cliquez sur Enregistrer le niveau d'approbation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit
💡 Vous pouvez ajouter d'autres personnes chargées de l'approbation au même niveau en cliquant simplement sur le symbole +.
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant sur l'icône avec trois points.
Ajouter des collaborateurs et collaboratrices
Une fois que vous avez défini le flux d'approbation, vous pouvez affecter des personnes :
- Dirigez-vous vers l'onglet Collaborateurs
- Cliquez sur le symbole dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les collaborateurs et collaboratrices
- Appuyez sur Ajouter des collaborateurs au groupe d'approbation
Pour approuver ou rejeter une demande d'heures supplémentaires
La personne chargée d'approuver les heures supplémentaires recevra une notification signalant les demandes d'heures supplémentaires en attente.
- Dans votre barre latérale, allez dans Tâches → Demandes
- Cliquez sur la notification correspondante
- Décidez si vous souhaitez :
- refuser la demande d'heures supplémentaires
- approuver la demande d'heures supplémentaires
- modifier et enregistrer la demande d'heures supplémentaires
Cette fenêtre affiche l'historique complet de l'approbation, ce qui permet de comprendre le statut de chaque étape du processus d'approbation.
