La funcionalidad Plantillas de documentos te ayuda a agilizar el trabajo de gestión documental permitiendo automatizar la creación y distribución de documentos para empleados/as de manera masiva y también solicitar su firma electrónica.
Las plantillas de documentos permiten el uso de variables y campos de formulario y deben crearse con herramientas de edición de texto como Microsoft Word o de creación de PDF rellenables como Adobe Acrobat Pro.
Plantillas con variables
Una variable es una cadena de caracteres entre corchetes dobles que referencia un campo de información en Factorial del empleado/a o de la entidad legal.
Ejemplos de variables y los campos de información que referencian serían:
{{name}} - el nombre del empleado/a
- {{id_number}} - el número del documento de identidad
- {{contract_start}} - la fecha de inicio del contrato
- {{salary_amount}} - el salario anual
- {{bank_number}} - el número de cuenta bancaria
Cuando se envía una plantilla que utiliza variables, el/la empleado/a recibirá el documento con su información personal en lugar de la variable.
Esta funcionalidad permite agilizar la creación de documentos ya que no es necesario crear un documento para cada empleado con sus datos sino que Factorial resuelva la tarea.
Existen más variables para más de 60 campos de información del empleado y la empresa. Además, los campos personalizados del perfil del empleado y de contratos que crees se convertirán automáticamente en variables para plantillas de documentos.
❗Las plantillas con variables tienen que crearse en el formato de .DOCX de Microsoft Office.
Plantilla de documentos con variables - Ejemplo
Plantillas con campos de formulario
Las plantillas de documentos con campos de formulario son archivos PDF rellenables.
Un PDF rellenable es un tipo de documento PDF que incluye campos de texto, casillas de verificación o botones de selección que los usuarios pueden rellenar o marcar. Estos campos pueden utilizarse para recabar información de los usuarios tal y como lo hace un formulario.
Ejemplos de PDF rellenables son el Modelo 145 en España o el Formulario W-4 en EE.UU., documentos proporcionados por el Gobierno que las empresas necesitan compartir con los empleados para recopilar información personal para cumplir con las obligaciones fiscales.
❗Las plantillas con campos de formulario deben ser documentos PDF rellenables que hayan sido creados con alguna herramienta específica para esa función como Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin.
Plantilla de documento con campos de formulario rellenables - Ejemplo
Plantillas de documentos con variables y campos de formulario
Estas plantillas contienen la capacidad de sustituir las variables por la información del empleado/a y, además, incluir campos de formulario rellenables.
Este tipo de plantillas debe crearse con una herramienta de creación de PDFs rellenables y las variables tienen que estar dentro de un campo de formulario de texto.
Plantilla de documento con campos de formulario rellenables y variables - Ejemplo