Las plantillas de documentos solo están disponibles para empresas con el plan Enterprise .
La función Plantillas de documentos le ayuda a agilizar su trabajo de gestión de documentos al permitirle automatizar la creación y distribución de documentos a los empleados a gran escala y también solicitar sus firmas electrónicas .
Las plantillas de documentos permiten el uso de variables y campos de formulario y deben crearse con herramientas de edición de texto como Microsoft Word o herramientas de creación de PDF rellenables como Adobe Acrobat Pro.
Dónde encontrar plantillas de documentos
Encontrará una lista de plantillas disponibles en la sección Plantillas de documentos:
- En la barra lateral, vaya a Documentos
- Abrir la pestaña de plantillas
Para las empresas con personas jurídicas en determinados países, existe una sección denominada Plantillas de documentos oficiales con algunas plantillas como el Modelo 145 (España) o el Formulario W-4 (Estados Unidos).
Cómo agregar una plantilla de documento
- En la barra lateral, vaya a Documentos
- Plantillas de documentos abiertos
- Haga clic en Agregar plantilla de documento
- Complete el nombre de la plantilla
- Arrastre y suelte el archivo de plantilla
- Haga clic en Crear plantilla
Plantillas de documentos con variables
Una variable es una cadena de caracteres entre llaves dobles que referencia a un campo de información en el Factorial del empleado o de la entidad jurídica.
Ejemplos de variables y los campos de información a los que hacen referencia serían:
{{name}}- el nombre del empleado
- {{id_number}} - {{id_number}} el número de identificación
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la fecha de inicio del contrato
- {{salary_amount}} - el salario anual
- {{bank_number}} - el número de cuenta bancaria
Al enviar una plantilla que utiliza variables, el empleado recibirá el documento con su información personal en lugar de la variable.
Esta funcionalidad agiliza la creación de documentos, ya que no es necesario crear un documento para cada empleado con sus datos. Factorial soluciona esta tarea.
Hay variables para más de 60 campos de información de empleados y empresas . Además, los campos personalizados de perfil de empleado y contrato que cree se convertirán automáticamente en variables para las plantillas de documentos.
Las plantillas con variables deben crearse en formato .DOCX de Microsoft Office . Documento de ejemplo: Plantilla de documento con variable.
Plantillas de documentos con campos rellenables
Las plantillas de documentos con campos de formulario son archivos PDF rellenables.
Un PDF rellenable es un tipo de documento PDF que incluye campos de texto, casillas de verificación o botones de opción que los usuarios pueden rellenar o marcar. Estos campos pueden recopilar información de los usuarios, al igual que un formulario.
Ejemplos de PDF rellenables son el Modelo 145 en España o el Formulario W-4 en EE. UU., documentos proporcionados por el gobierno que las empresas deben compartir con sus empleados para recopilar información personal para cumplir con las obligaciones fiscales.
Las plantillas con campos de formulario deben ser documentos PDF rellenables creados con una herramienta específica para esa función, como Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin .
Documento de muestra: Plantilla de documento con campos rellenables
Plantillas de documentos con variables y campos rellenables
Estas plantillas contienen la capacidad de reemplazar variables con información de los empleados y también incluyen campos de formulario rellenables.
Este tipo de plantilla debe crearse con una herramienta de creación de PDF rellenable y las variables deben estar dentro de un campo de formulario de texto.
Documento de muestra: Plantilla de documento con campos rellenables y variables