I modelli di documento sono disponibili solo per le aziende con piano Enterprise .
La funzionalità Modelli di documenti ti aiuta a semplificare il tuo lavoro di gestione dei documenti consentendoti di automatizzare la creazione e la distribuzione di documenti ai dipendenti su larga scala e anche di richiedere le loro firme elettroniche .
I modelli di documento consentono l' uso di variabili e campi modulo e devono essere creati con strumenti di modifica del testo come Microsoft Word o strumenti di creazione di PDF compilabili come Adobe Acrobat Pro.
Dove trovare i modelli di documenti
Nella sezione Modelli di documento troverete un elenco dei modelli disponibili:
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Apri la scheda dei modelli£
Per le aziende con entità giuridiche in determinati paesi, è disponibile una sezione denominata Modelli di documenti ufficiali con alcuni modelli come il Modello 145 (Spagna) o il Modulo W-4 (Stati Uniti).
Come aggiungere un modello di documento
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Modelli di documento aperti
- Fare clic su Aggiungi modello di documento
- Compila il nome del modello
- Trascina e rilascia il file modello
- Fare clic su Crea modello
Modelli di documento con variabili
Una variabile è una stringa di caratteri tra doppie parentesi graffe che fa riferimento a un campo di informazioni nel Factorial del dipendente o dell'entità legale.
Esempi di variabili e dei campi informativi a cui fanno riferimento sono:
{{name}}- il nome del dipendente
- {{id_number}} - {{id_number}} il numero ID
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la data di inizio del contratto
- {{salary_amount}} - lo stipendio annuo
- {{bank_number}} - il numero del conto bancario
Quando si invia un modello che utilizza variabili, il dipendente riceverà il documento con le sue informazioni personali anziché la variabile.
Questa funzionalità velocizza la creazione dei documenti, poiché non è necessario creare un documento per ogni dipendente con i relativi dati. Factorial risolve questo problema.
Sono disponibili variabili per oltre 60 campi di informazioni su dipendenti e aziende . Inoltre, i campi personalizzati relativi al profilo del dipendente e al contratto creati verranno automaticamente convertiti in variabili per i modelli di documento.
I modelli con variabili devono essere creati in formato Microsoft Office .DOCX . Documento di esempio: Modello di documento con variabile
Modelli di documento con campi compilabili
I modelli di documento con campi modulo sono file PDF compilabili.
Un PDF compilabile è un tipo di documento PDF che include campi di testo, caselle di controllo o pulsanti di opzione che gli utenti possono compilare o selezionare. Questi campi possono raccogliere informazioni dagli utenti proprio come un modulo.
Esempi di PDF compilabili sono il Modelo 145 in Spagna o il Modulo W-4 negli Stati Uniti, documenti forniti dal governo che le aziende devono condividere con i dipendenti per raccogliere informazioni personali al fine di ottemperare agli obblighi fiscali.
I modelli con campi modulo devono essere documenti PDF compilabili creati con uno strumento specifico per quella funzione, come Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin .
Documento di esempio: Modello di documento con campi compilabili
Modelli di documento con variabili e campi compilabili
Questi modelli offrono la possibilità di sostituire le variabili con le informazioni sui dipendenti e includono anche campi modulo compilabili.
Questo tipo di modello deve essere creato con uno strumento di creazione PDF compilabile e le variabili devono essere all'interno di un campo modulo di testo.
Documento di esempio: modello di documento con campi compilabili e variabili