La mayoría de los problemas con los gastos vienen de unos pocos hábitos: un recibo faltante, la categoría equivocada, un gasto enviado semanas después. A continuación encontrarás una guía lista para compartir, para que cada rol conozca las pocas cosas que importan. Factorial ayuda con el resto: puede leer recibos, revisar los gastos según tu política y enviarlos al aprobador correcto.

Qué decirles a los colaboradores

Los colaboradores quieren que se les reembolse rápido y que no les devuelvan los gastos. Comparte estos cinco hábitos:

1. Toma una foto del recibo cuando pagues. Toma la foto en la app de Factorial o sube el PDF. Factorial completa el importe, la fecha, el comercio y los impuestos a partir de él.
2. Revisa lo que leyó Factorial y luego elige la categoría. La categoría define la contabilidad, así que Hotel y Comidas no son intercambiables.
3. Indica para qué fue. "Comida con el cliente Acme, 3 personas" es mejor que "Comida".
4. Lee la revisión de la política antes de enviar. Mientras el gasto es un borrador, verás Listo para enviar o Conviene revisarlo antes de enviar, con el motivo. Corrígelo ahora en lugar de que te lo devuelvan.
5. ¿Pagas con una tarjeta de Factorial? El gasto se crea por ti. Solo agrega el recibo.

Qué decirles a los aprobadores

1. Aprueba dentro del plazo de tu empresa, por ejemplo, dos días hábiles. Puedes aprobar desde la app.
2. Usa la recomendación. Cada gasto muestra Se recomienda aprobar, Se recomienda revisar o Se recomienda rechazar, con el motivo. Dedica tu tiempo a los que lo necesitan.
3. Solicita cambios en lugar de rechazar cuando algo se pueda corregir, e indica exactamente qué hay que corregir.
4. No apruebes lo que no entiendas. Antes haz una pregunta en los comentarios.

Qué configurar como finanzas o administrador

Mientras menos opciones tengan los colaboradores, menos errores habrá.

1. Mantén las categorías simples. Desactiva las que no uses y agrega algunas subcategorías claras, cada una con su cuenta contable.
2. Haz obligatorios los campos importantes en Configuración > Gastos > Formulario de gastos, por ejemplo, el proyecto o los asistentes, y oculta el resto.
3. Escribe tu política una sola vez, en los Controles de gastos. Descríbesela a One con tus propias palabras. Consulta ¿Cómo reviso los gastos según mi política de gastos?
4. Deja que el flujo de aprobación dirija los gastos. Descríbele a One quién aprueba qué; aprueba automáticamente lo que cumpla con la política. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
5. Deja que todos los que gastan creen gastos. Si tu empresa paga por usuario, agrégalos como usuarios de Gastos; de lo contrario, dales el permiso para crear gastos.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un colaborador no puede crear gastos.
Todavía no es usuario de Gastos o no tiene el permiso para crear gastos. Un administrador lo configura. Consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?

Los gastos siguen regresando por el mismo motivo.
Revisa el motivo en el resultado de la política. Si siempre es la misma regla, explícasela al equipo o ajusta el control.

Preguntas frecuentes

1. ¿Siempre se necesita un recibo?

Depende de tu política. Los Controles de gastos predefinidos marcan los gastos normales que no tienen un recibo legible. Los gastos marcados se pueden enviar de todos modos: el aprobador decide.

2. ¿Los colaboradores pueden enviar un gasto que está marcado?

Sí. Los resultados de la política nunca bloquean el envío ni la aprobación: el aprobador decide.

3. ¿Los aprobadores tienen que saberse nuestra política de memoria?

No. Los Controles de gastos la aplican a cada gasto y le indican al aprobador qué debe revisar.

4. ¿Cómo pueden saber los colaboradores en qué punto está su gasto sin preguntarle a finanzas?

Los colaboradores pueden consultar el estado en Factorial: Pendiente, Aprobada, En la nómina, Enviado a pagar, Pagado o Cambios solicitados si hay algo que corregir. Consulta Estados y alertas de los gastos.

5. ¿Por qué deben aprobar rápido los aprobadores?

Los aprobadores mantienen el dinero en movimiento: una aprobación lenta retrasa todos los reembolsos que vienen después. Acuerden un plazo, por ejemplo, dos días hábiles; los aprobadores pueden aprobar desde la app móvil.

6. ¿Por qué importa la configuración de finanzas o del administrador?

Tu configuración define qué tan fácil es hacer lo correcto. Con los Controles de gastos, cada gasto se revisa según la política que le describes a One.