Vista general
El Importador universal le permite crear en masa proyectos y fases en Factorial al subir una hoja de cálculo. En lugar de añadir proyectos uno por uno, puede preparar todos sus datos en formato Excel o CSV e importar todo de una vez.
Esta guía le lleva a través del proceso completo: preparar su archivo, subirlo, mapear columnas, revisar sus datos y completar la importación.
Antes de comenzar
Permisos
Necesita el permiso de Importar recursos para usar el importador universal. Si no ve la opción de importación, contacte a su administrador/a de Factorial.
Formatos de archivo soportados
El importador acepta los siguientes tipos de archivo:
- .xlsx (Microsoft excel)
- .xls (Excel antiguo)
- .csv (Valores separados por comas)
Cómo funcionan los proyectos y fases en el archivo
Cada fila en su hoja de cálculo representa ya sea un proyecto o un proyecto con una fase. Así es como funciona:
- Si solo llena las columnas a nivel de proyecto, la fila crea un proyecto
- Si también llena las columnas de fase (Nombre de fase, Estado de fase, etc.), la fila crea un proyecto con una fase
- Para añadir múltiples fases al mismo proyecto, utilice múltiples filas con el mismo nombre de proyecto. El importador detectará que pertenecen al mismo proyecto y creará un proyecto con múltiples fases.
Ejemplo: Para importar un proyecto llamado "Rediseño de sitio web" con dos fases ("Diseño" y "Desarrollo"), cree dos filas. Ambas filas tienen "Rediseño de sitio web" como el nombre del proyecto, pero diferentes nombres de fase.
Paso 1 - Acceda al importador
- Vaya a Proyectos desde la navegación lateral
- Haga clic en el botón Importar (icono de subir) en la parte superior derecha de la lista de proyectos
- Se abrirá la ventana del importador universal
Paso 2 - Suba su archivo
- Arrastre y suelte su archivo en el área de subida, o haga clic en Examinar para seleccionar un archivo de su ordenador
- También puede descargar una plantilla para ver el formato esperado antes de preparar sus datos. La plantilla incluye valores de ejemplo para guiarle
- Una vez subido, el importador lee su archivo y pase al paso de mapeo de columnas
Paso 3 - Mapee sus columnas
El importador intentará coincidir automáticamente las columnas de su hoja de cálculo con los campos de Factorial. Revise cada mapeo y ajuste si es necesario:
- Las columnas con un marcador verde han sido coincidentes automáticamente
- Las columnas con un icono de advertencia necesitan su atención: seleccione el campo correcto de Factorial del menú desplegable
- Puede omitir columnas que no desea importar
Una vez que todos los campos requeridos estén mapeados, haga clic en Continuar.
Paso 4 - Revise y corrija errores
El importador valida sus datos y muestra una pantalla de revisión similar a una hoja de cálculo donde puede:
- Ver todas sus filas con sus valores mapeados
- Las celdas con errores están resaltadas en rojo: pase el cursor sobre ellas para ver qué está mal
- Editar valores directamente en la pantalla de revisión para corregir errores antes de importar
- Eliminar filas que no deseas importar
Los errores de validación comunes incluyen:
| Error | Qué significa |
|---|---|
| Campo requerido faltante | El nombre del proyecto, Estado, Entidad legal o Tipo de presupuesto está vacío. |
| Rango de fechas inválido | La fecha de vencimiento es anterior a la fecha de inicio. |
| Email inválido | El correo electrónico del propietario del proyecto no coincide con el formato esperado. |
| Datos del proyecto inconsistentes | Dos filas con el mismo nombre de proyecto tienen diferentes valores para campos a nivel de proyecto (por ejemplo, diferentes estados). |
| Campo de presupuesto no aplicable | Un campo de presupuesto está lleno pero no se aplica al tipo de presupuesto o alcance seleccionado. |
Corrija cualquier error y haga clic en Continuar cuando sus datos estén limpios.
Paso 5 - Confirmar e importar
Revise el resumen de importación que muestra cuántos proyectos y fases se crearán. Haga clic en Importar para iniciar el proceso.
La importación se ejecuta en segundo plano. Puede:
- Cerrar la ventana y continuar trabajando: la importación se completará por sí sola
- Consultar el Historial de importación para ver el estado de su importación
Historial de importación
Puede revisar importaciones pasadas desde la sección de Historial de importación:
- Vaya a Configuraciones
- Acceda a la sección de Historial de importación
- Aquí verá todas las importaciones anteriores con su estado (completadas, en progreso o fallidas), el número de registros importados y cualquier error
Referencia de campos disponibles
A continuación se muestra la lista completa de campos que puede incluir en su archivo de importación.
Campos del proyecto
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del proyecto | Sí | El nombre del proyecto. Se utiliza para agrupar filas que pertenecen al mismo proyecto. |
| Código del proyecto | No | Un código o referencia corta para el proyecto. |
| Estado | Sí | El estado del proyecto. Valores aceptados: Activo, Borrador, Cerrado. |
| Fecha de inicio | No | La fecha de inicio del proyecto. |
| Fecha de vencimiento | No | La fecha de vencimiento del proyecto. Debe ser en o después de la fecha de inicio. |
| Descripción | No | Una descripción textual del proyecto. |
| Entidad legal | Sí | La entidad legal a la que pertenece el proyecto. Debe coincidir con una entidad legal existente en tu cuenta de Factorial. |
| Propietario del proyecto (correo electrónico) | No | La dirección de correo electrónico del/la empleado/a que es propietario del proyecto. Debe coincidir con el correo electrónico de un/a empleado/a existente. |
| Tipo de presupuesto | Sí | El modelo de presupuesto. Valores aceptados: Tiempo y material, Precio fijo, Sin presupuesto. |
| Alcance del presupuesto | No | Si el presupuesto se rastrea a nivel de proyecto o se delega a fases. Valores aceptados: Proyecto, Fases. |
| Costo estimado | No | El monto del costo planeado. Solo aplicable para presupuestos de Tiempo y material o Precio fijo con alcance de Proyecto. |
| Costo fijo | No | El monto del costo fijo. Solo aplicable con alcance de Proyecto. |
| Horas estimadas | No | Las horas planeadas para el proyecto. Solo aplicable para presupuestos de Tiempo y material con alcance de Proyecto. |
| Facturable | No | Si el proyecto es facturable. Valores aceptados: true / false. Solo aplicable con alcance de Proyecto. |
| Presupuesto estimado del cliente | No | El ingreso planeado del cliente. Solo aplicable si el proyecto es facturable, para presupuestos de Tiempo y material o Precio fijo. |
Campos de fase
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre de fase | No | El nombre de la fase a crear bajo el proyecto. |
| Código de fase | No | Un código o referencia corta para la fase. |
| Fecha de inicio de fase | No | La fecha de inicio de la fase. |
| Fecha de vencimiento de fase | No | La fecha de vencimiento de la fase. Debe ser en o después de la fecha de inicio de la fase. |
| Estado de fase | No | El estado de la fase. Valores aceptados: Activo, Borrador, Cerrado. |
| Descripción de fase | No | Una descripción textual de la fase. |
| Costo de fase | No | El costo planeado para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Costo fijo de fase | No | El costo fijo para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Horas de fase | No | Las horas planeadas para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Fase facturable | No | Si la fase es facturable. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Presupuesto del cliente de fase | No | El ingreso planeado del cliente para la fase. Solo aplicable cuando la fase es facturable y el alcance del presupuesto es Fases. |
Consejos y mejores prácticas
- Descargue la plantilla primero. Incluya datos de ejemplo y todas las columnas disponibles, facilitando la preparación correcta de su archivo.
- Mantenga los nombres de proyecto consistentes. Al importar múltiples fases para el mismo proyecto, asegúrese de que el nombre del proyecto sea idéntico en todas las filas (incluyendo mayúsculas y espacios).
- Los campos a nivel de proyecto deben ser consistentes. Si dos filas comparten el mismo nombre de proyecto, deben tener los mismos valores para todos los campos a nivel de proyecto (estado, entidad legal, tipo de presupuesto, etc.). De lo contrario, obtendrá un error de validación.
- Use el alcance del presupuesto sabiamente. Establezca el alcance del presupuesto a "Fases" si desea rastrear el presupuesto a nivel de fase. Establezca "Proyecto" (o déjelo en blanco) para gestionar el presupuesto a nivel de proyecto.
- Los proyectos existentes se coinciden por nombre. Si un proyecto con el mismo nombre ya existe en su cuenta de Factorial, el importador añadirá fases a ese proyecto en lugar de crear un duplicado. Sin embargo, no se añadirán nuevas fases a proyectos que existían antes de que comenzara el proceso de importación.
- Las fases también se duplican por nombre. Dentro de la misma importación, si dos filas tienen el mismo nombre de proyecto y el mismo nombre de fase, solo se creará una fase.
FAQ
-
¿Puedo actualizar proyectos existentes con el importador?
El importador está diseñado para crear nuevos proyectos y fases. Si un proyecto con el mismo nombre ya existe, no se realizarán cambios en él, pero aún se pueden añadir nuevas fases.
-
¿Qué sucede si mi importación falla a mitad de camino?
Cada fila se procesa de forma independiente dentro de una transacción. Si una fila falla, no afectará a las otras filas. Puede revisar qué filas tuvieron éxito y cuáles fallaron en el Historial de importación.
-
¿Puedo importar proyectos sin fases?
Sí. Simplemente deje todas las columnas de fase vacías, y el importador creará proyectos sin ninguna fase.
-
¿Hay un límite de filas?
El importador maneja archivos con cientos de filas. Para importaciones muy grandes, considere dividirlas en múltiples archivos.
-
¿Puedo deshacer una importación?
Los proyectos y fases importados no se pueden deshacer automáticamente. Tendría que eliminarlos manualmente si es necesario.