Vista general
El Importador universal te permite crear en masa proyectos y fases en Factorial subiendo una hoja de cálculo. En lugar de agregar proyectos uno por uno, puedes preparar todos tus datos en formato Excel o CSV e importar todo a la vez.
Esta guía te lleva a través del proceso completo: preparar tu archivo, subirlo, mapear columnas, revisar tus datos y completar la importación.
Antes de comenzar
Permisos
Necesitas el permiso de Importar recursos para usar el importador universal. Si no ves la opción de importación, contacta a tu administrador/a de Factorial.
Formatos de archivo soportados
El importador acepta los siguientes tipos de archivo:
- .xlsx (Microsoft excel)
- .xls (Excel legado)
- .csv (Valores separados por comas)
Cómo funcionan los proyectos y fases en el archivo
Cada fila en tu hoja de cálculo representa un proyecto o un proyecto con una fase. Así es como funciona:
- Si solo llenas las columnas a nivel de proyecto, la fila crea un proyecto.
- Si también llenas las columnas de fase (Nombre de fase, Estado de fase, etc.), la fila crea un proyecto con una fase.
- Para agregar múltiples fases al mismo proyecto, utiliza múltiples filas con el mismo nombre de proyecto. El importador detectará que pertenecen al mismo proyecto y creará un proyecto con múltiples fases.
Ejemplo: Para importar un proyecto llamado "Rediseño de sitio web" con dos fases ("Diseño" y "Desarrollo"), crea dos filas. Ambas filas tienen "Rediseño de sitio web" como el nombre del proyecto, pero diferentes nombres de fase.
Paso 1 - Accede al importador
- Ve a Proyectos desde el menú lateral
- Haz clic en el botón Importar (icono de carga) en la parte superior derecha de la lista de proyectos
- Se abrirá la ventana del importador universal
Paso 2 - Sube tu archivo
- Arrastra y suelta tu archivo en el área de carga, o haz clic en Navegar para seleccionar un archivo de tu ordenador
- También puedes descargar una plantilla para ver el formato esperado antes de preparar tus datos. La plantilla incluye valores de ejemplo para guiarte
- Una vez subido, el importador lee tu archivo y pasa al paso de mapeo de columnas
Paso 3 - Mapea tus columnas
El importador intentará emparejar automáticamente las columnas de tu hoja de cálculo con los campos de Factorial. Revisa cada mapeo y ajusta si es necesario:
- Las columnas con un marcador de verificación verde han sido emparejadas automáticamente
- Las columnas con un icono de advertencia necesitan tu atención: selecciona el campo correcto de Factorial del menú desplegable
- Puedes omitir columnas que no deseas importar
Una vez que todos los campos requeridos estén mapeados, haz clic en Continuar.
Paso 4 - Revisa y corrige errores
El importador valida tus datos y muestra una pantalla de revisión similar a una hoja de cálculo donde puedes:
- Ver todas tus filas con sus valores mapeados
- Las celdas con errores están resaltadas en rojo: pasa el cursor sobre ellas para ver qué está mal
- Edita los valores directamente en la pantalla de revisión para corregir errores antes de importar
- Elimina filas que no deseas importar
Los errores de validación comunes incluyen:
| Error | Qué significa |
|---|---|
| Campo requerido faltante | El nombre del proyecto, Estado, Entidad legal o Tipo de presupuesto está vacío. |
| Rango de fechas inválido | La fecha de vencimiento es anterior a la fecha de inicio. |
| Correo electrónico inválido | El correo electrónico del propietario del proyecto no coincide con el formato esperado. |
| Datos del proyecto inconsistentes | Dos filas con el mismo nombre de proyecto tienen diferentes valores para los campos a nivel de proyecto (por ejemplo, diferentes estados). |
| Campo de presupuesto no aplicable | Un campo de presupuesto está lleno pero no se aplica al tipo de presupuesto o alcance seleccionado. |
Corrige cualquier error y haz clic en Continuar cuando tus datos estén limpios.
Paso 5 - Confirma e importa
Revisa el resumen de importación que muestra cuántos proyectos y fases se crearán. Haz clic en Importar para comenzar el proceso.
La importación se ejecuta en segundo plano. Puedes:
- Cerrar la ventana y seguir trabajando: la importación se completará por sí sola
- Verificar el Historial de importación para ver el estado de tu importación
Historial de importación
Puedes revisar importaciones pasadas desde la sección de Historial de importación:
- Ve a Configuración
- Accede a la sección de Historial de importación
- Aquí verás todas las importaciones anteriores con su estado (completadas, en progreso o fallidas), el número de registros importados y cualquier error
Referencia de campos disponibles
A continuación se muestra la lista completa de campos que puedes incluir en tu archivo de importación.
Campos del proyecto
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del proyecto | Sí | El nombre del proyecto. Se utiliza para agrupar filas que pertenecen al mismo proyecto. |
| Código del proyecto | No | Un código corto o referencia para el proyecto. |
| Estado | Sí | El estado del proyecto. Valores aceptados: Activo, Borrador, Cerrado. |
| Fecha de inicio | No | La fecha de inicio del proyecto. |
| Fecha de vencimiento | No | La fecha de vencimiento del proyecto. Debe ser el mismo día o después de la fecha de inicio. |
| Descripción | No | Una descripción textual del proyecto. |
| Entidad legal | Sí | La entidad legal a la que pertenece el proyecto. Debe coincidir con una entidad legal existente en tu cuenta de Factorial. |
| Propietario del proyecto (correo electrónico) | No | La dirección de correo electrónico del empleado que es propietario del proyecto. Debe coincidir con el correo electrónico de un empleado existente. |
| Tipo de presupuesto | Sí | El modelo de presupuesto. Valores aceptados: Tiempo y Material, Precio Fijo, Sin Presupuesto. |
| Alcance del presupuesto | No | Si el presupuesto se rastrea a nivel de proyecto o se delega a fases. Valores aceptados: Proyecto, Fases. |
| Costo estimado | No | El monto del costo planificado. Solo aplicable para presupuestos de Tiempo y Material o Precio Fijo con alcance de Proyecto. |
| Costo fijo | No | El monto del costo fijo. Solo aplicable con alcance de Proyecto. |
| Horas estimadas | No | Las horas planificadas para el proyecto. Solo aplicable para presupuestos de Tiempo y Material con alcance de Proyecto. |
| Facturable | No | Si el proyecto es facturable. Valores aceptados: true / false. Solo aplicable con alcance de Proyecto. |
| Presupuesto estimado del cliente | No | Los ingresos planificados del cliente. Solo aplicable si el proyecto es facturable, para presupuestos de Tiempo y Material o Precio Fijo. |
Campos de fase
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre de la fase | No | El nombre de la fase a crear bajo el proyecto. |
| Código de la fase | No | Un código corto o referencia para la fase. |
| Fecha de inicio de la fase | No | La fecha de inicio de la fase. |
| Fecha de vencimiento de la fase | No | La fecha de vencimiento de la fase. Debe ser el mismo día o después de la fecha de inicio de la fase. |
| Estado de la fase | No | El estado de la fase. Valores aceptados: Activo, Borrador, Cerrado. |
| Descripción de la fase | No | Una descripción textual de la fase. |
| Costo de la fase | No | El costo planificado para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Costo fijo de la fase | No | El costo fijo para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Horas de la fase | No | Las horas planificadas para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Fase facturable | No | Si la fase es facturable. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases. |
| Presupuesto del cliente para la fase | No | Los ingresos planificados del cliente para la fase. Solo aplicable cuando la fase es facturable y el alcance del presupuesto es Fases. |
Consejos y mejores prácticas
- Descarga la plantilla primero. Incluye datos de ejemplo y todas las columnas disponibles, lo que facilita preparar tu archivo correctamente.
- Mantén los nombres de los proyectos consistentes. Al importar múltiples fases para el mismo proyecto, asegúrate de que el nombre del proyecto sea idéntico en todas las filas (incluyendo capitalización y espacios).
- Los campos a nivel de proyecto deben ser consistentes. Si dos filas comparten el mismo nombre de proyecto, deben tener los mismos valores para todos los campos a nivel de proyecto (estado, entidad legal, tipo de presupuesto, etc.). De lo contrario, recibirás un error de validación.
- Utiliza el alcance del presupuesto sabiamente. Establece el alcance del presupuesto en "Fases" si deseas rastrear el presupuesto a nivel de fase. Establece "Proyecto" (o déjalo en blanco) para gestionar el presupuesto a nivel de proyecto.
- Los proyectos existentes se emparejan por nombre. Si ya existe un proyecto con el mismo nombre en tu cuenta de Factorial, el importador agregará fases a ese proyecto en lugar de crear un duplicado. Sin embargo, no se agregarán nuevas fases a proyectos que existieron antes de que comenzara el proceso de importación.
- Las fases también se duplican por nombre. Dentro de la misma importación, si dos filas tienen el mismo nombre de proyecto y el mismo nombre de fase, solo se creará una fase.
FAQ
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¿Puedo actualizar proyectos existentes con el importador?
El importador está diseñado para crear nuevos proyectos y fases. Si ya existe un proyecto con el mismo nombre, no se realizarán cambios en él, pero aún se pueden agregar nuevas fases.
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¿Qué sucede si mi importación falla a mitad de camino?
Cada fila se procesa de forma independiente dentro de una transacción. Si una fila falla, no afectará a las demás. Puedes revisar qué filas tuvieron éxito y cuáles fallaron en el Historial de Importación.
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¿Puedo importar proyectos sin fases?
Sí. Simplemente deja todas las columnas de fase vacías, y el importador creará proyectos sin ninguna fase.
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¿Hay un límite de filas?
El importador maneja archivos con cientos de filas. Para importaciones muy grandes, considera dividirlas en múltiples archivos.
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¿Puedo deshacer una importación?
Los proyectos y fases importados no se pueden deshacer automáticamente. Tendrías que eliminarlos manualmente si es necesario.