L'inscription automatique vous permet de tenir à jour les participants de votre formation sans ajouter de personnes manuellement. En créant une règle d'inscription basée sur des critères d'audience, toute personne qui correspond actuellement à la règle — et toute personne qui y correspond à l'avenir — est automatiquement inscrite au cours.
Aperçu
L'inscription automatique aide à garantir que les bonnes personnes sont inscrites aux formations obligatoires ou récurrentes.
Vous pouvez créer une règle d'inscription automatique par cours en utilisant des critères d'audience tels que :
- Équipe
- Localisation
- Entité juridique
- Poste
- Les rapports directs d'un manager
Lorsque vous enregistrez la règle, vous pouvez choisir de :
- Inscrire toutes les personnes qui correspondent actuellement aux critères
- Appliquer la règle uniquement aux personnes qui correspondront aux critères à l'avenir
- Assigner automatiquement les participants inscrits à un groupe de formation spécifique, ou les laisser en attente d'assignation
Avant d'enregistrer, un aperçu en direct montre :
- Combien de personnes correspondent aux critères sélectionnés
- Combien de ces personnes sont déjà inscrites au cours
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez l'inscription automatique lorsque vous souhaitez :
- Assigner une formation obligatoire à des équipes ou groupes spécifiques
- Garantir que les nouvelles recrues sont automatiquement inscrites lorsqu'elles rejoignent l'audience concernée
- Réduire l'administration manuelle et maintenir les inscriptions aux cours à jour automatiquement
L'inscription automatique ajoute uniquement des participants à un cours. Les personnes ne sont pas automatiquement retirées si elles ne correspondent plus aux critères d'audience.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez dans Formations
- Ouvrez le cours de formation que vous souhaitez gérer
- Accédez aux Paramètres du cours en haut à gauche
- Dans Inscription, activez le commutateur pour Inscription automatique
- Définissez l'audience en sélectionnant les critères souhaités (par exemple, Équipe, Entité juridique ou Poste)
- Choisissez si vous souhaitez :
- Inscrire maintenant
- Inscrire les correspondances futures
- (Optionnel) Sélectionnez le groupe de formation auquel les nouveaux participants inscrits doivent être assignés
- Examinez l'aperçu en direct pour vérifier :
- Le nombre de personnes correspondantes
- Le nombre de personnes déjà inscrites
- Enregistrez la règle
Après que la règle soit enregistrée, toute personne qui commence à correspondre à l'audience à l'avenir est automatiquement inscrite au cours.
Si des personnes qui devaient être inscrites n'ont pas été ajoutées, vérifiez qu'elles correspondent à tous les critères d'audience sélectionnés et confirmez que la règle d'inscription automatique a été enregistrée avec succès. Si vous avez sélectionné Inscrire les correspondances futures, les personnes correspondantes existantes ne seront pas inscrites automatiquement.
Si quelqu'un ne correspond plus à l'audience mais est toujours inscrit, c'est un comportement attendu. L'inscription automatique ajoute uniquement des participants. Elle ne retire pas automatiquement les personnes qui ne correspondent plus à la règle.
Si l'aperçu en direct ne montre pas le nombre de personnes attendu, examinez les critères d'audience sélectionnés et vérifiez que les informations pertinentes sur les employés (telles que l'équipe, la localisation ou le poste) sont correctement configurées.
Conseils et meilleures pratiques
- Utilisez Inscrire les correspondances futures lors de l'introduction de l'inscription automatique pour éviter d'inscrire des personnes qui répondent déjà aux critères
- Examinez l'aperçu en direct avant d'enregistrer pour confirmer l'audience attendue
- Assignez directement les participants à un groupe de formation si différents groupes suivent des horaires ou sessions de formation différents
- Examinez périodiquement vos règles d'inscription pour vous assurer qu'elles reflètent toujours la structure de votre organisation.
FAQ
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Combien de règles d'inscription automatique puis-je créer par cours ?
Chaque cours prend en charge une règle d'inscription automatique.
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Les nouvelles recrues seront-elles inscrites automatiquement ?
Oui. Toute personne qui commence à correspondre aux critères d'audience sélectionnés après l'enregistrement de la règle est automatiquement inscrite.
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Puis-je inscrire des participants dans un groupe de formation automatiquement ?
Oui. Vous pouvez choisir d'assigner les participants correspondants directement à un groupe de formation spécifique ou de les laisser en attente d'assignation.
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Les participants sont-ils automatiquement retirés s'ils ne correspondent plus à l'audience ?
Non. L'inscription automatique est uniquement additive. Les participants restent inscrits à moins qu'ils ne soient retirés manuellement.
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Puis-je appliquer la règle uniquement aux nouvelles recrues ?
Oui. Sélectionnez Inscrire les correspondances futures pour appliquer la règle uniquement aux personnes qui commencent à correspondre à l'audience après la création de la règle.