Este artículo es para: empleados, aprobadores y equipos de finanzas.
¿Has pagado en otra moneda? Introduce el recibo tal cual y Factorial lo convierte por ti al tipo de cambio de la fecha del recibo. Tu banco usa su propio tipo y comisiones, así que los dos importes rara vez coinciden al céntimo: puedes ajustar el importe que te reembolsan hasta un 5 % por encima del importe convertido, para recuperar lo que realmente gastaste.
Cómo convierte Factorial un gasto
Resumen
Cada gasto tiene dos importes:
- Importe del recibo (app móvil: Importe del documento) y Moneda del documento: lo que dice el recibo, por ejemplo US$180.00. Se acepta cualquier moneda. El campo de moneda puede aparecer como Moneda del recibo o Moneda de la factura.
- Importe reembolsable y Moneda reembolsable: lo que te reembolsan, normalmente en la moneda de tu entidad legal, por ejemplo €161.75 para un recibo de US$180.00 (como en el aviso de abajo).
Cuando las dos monedas son distintas, Factorial rellena el importe reembolsable al tipo de cambio de la fecha del recibo. Si no hay tipo para ese día, usa el último anterior. Bajo el importe, el formulario muestra el total convertido, el tipo, su fecha y su fuente, por ejemplo "Total: €161.75. US$180.00 convertidos a 1 USD = 0.8986 EUR el 27 Oct 2026. Fuente: Open Exchange Rates".
Introduce siempre el recibo en su moneda original y comprueba que la Moneda del documento coincide con el recibo. No lo conviertas tú.
Ajusta el importe a lo que cobró tu banco
Resumen
Puedes cambiar el Importe reembolsable para que coincida con tu extracto bancario, hasta un 5 % por encima del importe convertido. Así se cubre la diferencia habitual entre el tipo diario de Factorial y el tipo y las comisiones de tu banco. Por encima de eso, el gasto no se puede enviar: el gasto muestra "Revisa los detalles de tu gasto · El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo", y Enviar para aprobación te lleva de vuelta al importe. Ese mensaje es el mismo para ambos límites.
En la misma moneda (por ejemplo, un recibo en libras reembolsado en libras), el importe reembolsable nunca puede ser mayor que el recibo.
Cómo usarlo
- Abre el gasto, haz clic en Editar y cambia el Importe reembolsable por el importe de tu extracto bancario. El aviso bajo el importe cambia a "Establecido manualmente", mostrando aún el tipo de Factorial.
- Adjunta una captura del cargo bancario junto al recibo, para que tu aprobador entienda la diferencia.
- Envía el gasto.
¿El banco cobró más de un 5 % por encima del importe convertido (por ejemplo, altas comisiones de tarjeta en el extranjero)? Envía el gasto con el importe convertido, o hasta un 5 % por encima, y pregunta a tu equipo de finanzas cómo quieren que se reclamen las comisiones bancarias. Muchas empresas piden un segundo gasto para las comisiones:
- Crea un segundo gasto para las comisiones del banco, con tu extracto bancario adjunto como justificante.
- Indica en la descripción a qué gasto pertenece.
- Tu aprobador aprueba ambos como de costumbre.
Consejos y buenas prácticas
- Introduce siempre el recibo en su moneda original. Así el registro es auditable y la conversión coherente.
- Usa una tarjeta de empresa en el extranjero cuando puedas. Los pagos con tarjeta llegan solos a Factorial, así que no hay nada que convertir ni adelantar. Consulta ¿Qué son las tarjetas Factorial y por qué usarlas para el gasto de la empresa?.
- Finanzas: decidid una forma única de registrar las diferencias. O registráis el importe del banco y contabilizáis la pequeña diferencia como ganancia o pérdida por tipo de cambio, o registráis el importe convertido de Factorial. Consulta con tu contable cuál te conviene. Usa las columnas Tipo de cambio, Importe del documento e Importe reembolsable de la exportación avanzada para conciliar. Consulta ¿Cómo exporto los gastos?.
- Comprueba cómo lo vas a reembolsar. Los reembolsos por nómina necesitan que la moneda reembolsable coincida con la moneda del salario del empleado, y los pagos SEPA deben estar en euros.
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Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
"El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo".
El importe reembolsable es más de un 5 % superior al recibo convertido (o superior al recibo, si es la misma moneda). Redúcelo y pregunta a tu equipo de finanzas cómo reclamar las comisiones extra del banco. Si introdujiste el recibo en la moneda equivocada, corrige primero la Moneda del documento.
"No se pudo calcular el importe reembolsable" ("No pudimos obtener un tipo de cambio para convertir a …").
Factorial no tiene tipo de cambio para esa moneda y fecha. Introduce tú el Importe reembolsable desde tu extracto bancario antes de guardar.
El importe reembolsable parece incorrecto en muchos gastos de la misma fecha.
Contacta con nuestro equipo de soporte con un ejemplo: el enlace del gasto, la moneda y el importe del recibo, y el importe convertido.
La página de Informe no incluye algunos gastos.
El informe muestra una moneda cada vez. Cambia el filtro de moneda de la parte superior para ver las demás.
"Solo puedes reembolsar gastos en la misma moneda que el salario del empleado."
La moneda reembolsable del gasto es distinta de la moneda del salario del empleado, así que no se puede reembolsar por nómina. Reembólsalo de otra forma y luego usa Marcar como pagado en el gasto.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué tipo de cambio usa Factorial?
El de la fecha del recibo, de la fuente que se muestra bajo el total convertido. Si no hay tipo para ese día, Factorial usa el último anterior.
2. ¿Por qué Factorial no usa el tipo de mi banco?
Cada banco usa su propio tipo y comisiones en el momento del pago, algo que Factorial no puede conocer. Por eso puedes ajustar el importe reembolsable hasta un 5 % por encima del importe convertido.
3. ¿Puede un aprobador cambiar el importe reembolsable?
Sí. Las personas con permiso para editar el gasto pueden cambiarlo, por ejemplo un aprobador que puede editar gastos pendientes, mientras el gasto está pendiente. Se aplican los mismos límites: hasta un 5 % por encima del importe convertido, y nunca por encima del recibo en la misma moneda.
4. ¿En qué moneda se reembolsa un gasto?
Por defecto, en la moneda de la entidad legal del empleado, que los administradores fijan por entidad legal (consulta Monedas e impuestos en Gastos). Los gastos de un grupo de gastos usan la moneda del grupo. Los gastos de kilometraje y dietas usan la moneda de su tarifa.
5. ¿Puede un empleado elegir la moneda en la que se le reembolsa, por ejemplo pagar en pesos y recibir dólares?
Sí, si el campo Moneda reembolsable aparece en el formulario de gastos de tu empresa, salvo en gastos de un grupo, kilometraje y dietas.
6. ¿Se aplican los mismos límites al kilometraje y a las dietas?
No. El kilometraje y las dietas se pagan en la moneda de su tarifa.
7. ¿Se convierten los gastos con tarjeta en otra moneda?
No. Los gastos con tarjeta usan el importe que realmente se cargó a la tarjeta, y no se aplica ninguna conversión adicional.
8. ¿Cómo reembolso un gasto en otra moneda?
Por nómina, solo si la moneda reembolsable es la misma que la del salario del empleado. Por SEPA, solo si está en euros. Marcar como pagado funciona en cualquier moneda, una vez que hayas pagado al empleado de otra forma. Consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina?, ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? y ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago?.
9. ¿Por qué no se suman los totales de distintas monedas?
Factorial muestra los totales de gastos en distintas monedas por moneda, nunca sumados. La página de Informe muestra una moneda cada vez.