Universal Updater le permite actualizar registros existentes de empleados/as y contratos en masa utilizando un archivo CSV o Excel. En lugar de editar los registros uno por uno, puede subir un archivo, revisar los cambios propuestos y aplicar actualizaciones de manera eficiente mientras mantiene visibilidad y control sobre el proceso.
Vista general
Universal Updater está diseñado para situaciones en las que necesita actualizar grandes volúmenes de datos existentes a la vez. Esto es especialmente útil cuando la información proviene de sistemas externos, como herramientas de nómina o gestión de recursos humanos, o cuando múltiples empleados/as o contratos requieren diferentes actualizaciones.
Antes de aplicar cualquier cambio, el sistema muestra una vista previa de las actualizaciones y resalta las diferencias entre el archivo importado y los datos actuales. Esto le ayuda a revisar los cambios y evitar actualizaciones no deseadas.
Cuándo y por qué debería usarse
Utilice Universal Updater cuando necesite:
- Actualizar múltiples registros de empleados/as en una sola acción
- Actualizar múltiples registros de contratos desde una hoja de cálculo
- Sincronizar información de sistemas externos
- Aplicar diferentes valores en un gran número de registros
- Reducir el trabajo manual y el riesgo de error humano
Cómo usar
- Prepare un archivo CSV o Excel que contenga los registros que desea actualizar
- En su barra lateral, vaya a Organización
- Acceda a la pestaña Personas
- Haga clic en el icono de tres puntos en la parte superior de la lista
- Seleccione Editar empleados desde tu archivo
- Elija una entidad legal
- Suba su archivo
- Asocie las columnas de su archivo con los campos correspondientes en Factorial
- Revise la vista previa de los cambios:
- Las celdas resaltadas en azul indican un cambio respecto al valor actual
- Las celdas resaltadas en amarillo indican que se eliminará un valor existente
- Pase el cursor sobre una celda resaltada para ver el valor actual almacenado en el sistema
- Revise cualquier registro no coincidente
- Las filas que no se pueden coincidir con un registro existente serán omitidas
- Confirme la actualización
- La actualización se procesará en segundo plano
- Recibirá una notificación una vez que el proceso se haya completado
Si se omitieron algunas filas durante la actualización, las filas se omiten cuando el sistema no puede encontrar un registro coincidente basado en los identificadores seleccionados. Para evitar esto:
- Verifique que las direcciones de correo electrónico de los/as empleados/as sean correctas
- Asegúrese de que las fechas de vigencia de los contratos coincidan con los registros existentes
- Compruebe si hay problemas de formato en su archivo
Si no puede ver ningún cambio en la vista previa, esto puede ocurrir cuando los valores importados son idénticos a los valores existentes almacenados en Factorial. Revise su archivo y confirme que los datos difieren de los registros actuales.
Si la actualización está tardando más de lo esperado, es porque los archivos grandes pueden requerir tiempo de procesamiento adicional. La actualización se ejecuta de manera asincrónica, y recibirás una notificación una vez que esté completa.
Consejos y mejores prácticas
- Revise su archivo cuidadosamente antes de subirlo para asegurarse de que los identificadores sean correctos
- Use las direcciones de correo electrónico de los/as empleados/as exactamente como aparecen en Factorial
- Preste especial atención a los campos resaltados en amarillo, ya que indican que se eliminará información
- Revise la pantalla de vista previa antes de confirmar las actualizaciones
- Si está actualizando contratos, verifique tanto el correo electrónico del/la empleado/a como la fecha de vigencia del contrato para asegurar una coincidencia precisa
- Mantenga una copia de su archivo original para fines de auditoría
FAQ
-
¿Puedo crear nuevos empleados o contratos usando Universal Updater?
No. Universal Updater solo actualiza registros existentes. Los registros que no se pueden coincidir con datos existentes son omitidos.
-
¿Cómo identifica el sistema los registros a actualizar?
Los registros de empleados/as se coinciden utilizando la dirección de correo electrónico del/la empleado/a. Los registros de contratos se coinciden utilizando la combinación de correo electrónico del empleado y la fecha de vigencia del contrato.
-
¿Qué significan los diferentes colores de resaltado?
Los resaltados azules indican un cambio en un valor existente. Los resaltados amarillos indican que se eliminará un valor existente.
-
¿Puedo revisar los cambios antes de aplicarlos?
Sí. La pantalla de vista previa muestra todos los cambios detectados antes de que confirme la actualización.
-
¿Qué pasa con las filas no coincidentes?
Las filas no coincidentes se omiten y no se actualizan. El sistema proporciona retroalimentación mostrando cuántas filas se coincidieron y cuántas fueron omitidas.
-
¿Se aplicarán las actualizaciones de inmediato?
Las actualizaciones se procesan en segundo plano después de la confirmación. Recibirá una notificación cuando el proceso esté completo.