Este artículo es para: aprobadores.
En lugar de abrir los gastos uno por uno, pídele a One, nuestro asistente de IA, que te muestre lo que te espera y que apruebe, rechace o devuelva gastos con palabras sencillas, en la web o en la app móvil. Es la forma más rápida de despachar una cola de gastos pequeños que están dentro de la política. One actúa en cuanto se lo pides, sin paso de confirmación.
Ver lo que te espera
Resumen
One lista los gastos que esperan tu aprobación con los datos que necesitas para decidir: quién lo envió, importe, categoría, descripción, a quién espera y cualquier alerta o resultado de la política. Necesitas tener activados Gastos y One. One solo trabaja con los gastos que puedes ver y sobre los que puedes decidir.
Cómo se usa
- Abre One.
- Pregunta, por ejemplo, "¿Qué gastos están esperando mi aprobación?" o "Muéstrame los gastos que me esperan y tienen alertas de la política."
- Haz preguntas de seguimiento sobre cualquier gasto de la lista.
Aprobar, rechazar o solicitar cambios
Resumen
Dile a One qué hacer y con qué gastos: uno o varios a la vez, usando criterios como el importe, el empleado o el resultado de la política. Al rechazar o solicitar cambios, el motivo es obligatorio: si no lo das, One te lo pide. Al aprobar, el motivo es opcional.
Importante: One no te pide confirmar una aprobación. Sé específico sobre qué gastos te refieres.
Cómo se usa
- Aprobar: "Aprueba los gastos que me esperan que estén dentro de la política y por debajo de £20."
- Rechazar: "Rechaza mis aprobaciones pendientes que tengan alertas de la política, con el motivo de que están fuera de la política."
- Solicitar cambios (un gasto a la vez): "Solicita cambios en el gasto del taxi: por favor, añade el recibo detallado."
Cuando One termina, te dice qué gastos cambiaron. El resultado es el mismo que al decidir en la página del gasto.
Consejos y buenas prácticas
- Combina One con los Controles de gastos. Pídele a One que apruebe lo que está dentro de la política y dedica tu propio tiempo a los gastos con advertencias.
- Primero pregunta y luego actúa. Si no estás seguro de qué gastos abarcará una petición, pídele a One que los liste primero y después que apruebe esa lista.
- Da un motivo al rechazar o solicitar cambios. One lo exige; en la página del gasto es opcional, pero útil. El empleado lo ve.
- También puedes pedirle a One cosas que harías en la página del gasto, como "¿A quién está esperando este gasto?".
Artículos relacionados: ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
One dice que no se pudieron aprobar algunos gastos.
No te están esperando: otro aprobador tiene que decidir primero, o ya estaban decididos. One solo aprueba tu paso del flujo de aprobación.
One dice que no se pueden solicitar cambios en un gasto.
Solo se pueden solicitar cambios en gastos Pendientes que tengan un flujo de aprobación. Si el gasto ya está aprobado o rechazado, no se cambió nada.
Aprobé los gastos equivocados con One. ¿Puedo deshacerlo?
No desde One. Pide a alguien con el permiso Restablecer el flujo de aprobación de gastos que restablezca esos gastos (funciona con gastos Pendientes, Aprobados y Rechazados, no con los que ya están en nómina, enviados a pago o pagados). Consulta ¿Por qué un gasto se queda en Pendiente o con el aprobador equivocado?.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué pasa después de que One aprueba, rechaza o solicita cambios?
Exactamente lo mismo que cuando decides en la página del gasto: se avisa al empleado, el siguiente aprobador recibe la solicitud o el gasto pasa a Aprobado, Rechazado o Cambios solicitados. Tu decisión queda registrada en el gasto.
2. ¿Puedo aprobar varios gastos a la vez, o todo lo que me espera?
Sí, por ejemplo "Aprueba los gastos que me esperan." One los aprueba al instante, así que lista primero si no estás seguro de qué incluye.
3. ¿Puede One aprobar gastos que esperan a otra persona?
No. One solo decide sobre los gastos que te esperan a ti. Para aprobar fuera del flujo, alguien con el permiso Aprobador global de gastos usa Aprobación global en la página del gasto.
4. ¿One me pide confirmar antes de aprobar?
No. Actúa en cuanto se lo pides. En los rechazos y las solicitudes de cambios, pide un motivo si no lo diste.
5. ¿Puedo usarlo desde el móvil?
Sí, en la app móvil de Factorial.
6. ¿Puede One restablecer el flujo de aprobación de un gasto?
No. Alguien con el permiso Restablecer el flujo de aprobación de gastos lo hace desde Gastos > Gastos de empleados.
7. ¿Puedo aprobar un grupo de gastos completo con One?
One decide sobre los gastos uno por uno. Para aprobar un grupo en conjunto, usa la página del grupo.
8. ¿Cómo rechazo un gasto o pido cambios sin One?
Abre el gasto, o usa Gastos > Gastos de empleados, y decide ahí. En la página el motivo es opcional. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?