Este artículo es para: colaboradores.
¿Conduces tu propio vehículo por trabajo? Registra la distancia en lugar de un recibo: Factorial calcula la distancia y el importe, y tu aprobador ve cómo se calculó.
Crear un gasto de kilometraje
Resumen
Úsalo para cualquier viaje de trabajo en vehículo personal: una visita a un cliente, un trayecto entre oficinas, un día con varias paradas.
Cómo usarlo
En la app móvil
- Ve a Gastos, toca Agregar y luego Kilometraje.
- Ingresa la fecha del viaje y tu ruta.
- Toca Agregar parada por cada parada.
- Activa Ida y vuelta si regresaste por el mismo camino.
- Revisa la tarifa y la distancia, y toca Siguiente.
- Toca Enviar para aprobación o Guardar como borrador.
En la versión web
- Ve a Mis gastos > Mis gastos, haz clic en Nuevo gasto y elige Kilometraje.
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- En Información del gasto, elige la Fecha del viaje.
- En Información del viaje, ingresa Origen y Destino.
- Haz clic en Agregar parada por cada parada en el camino.
- Activa Ida y vuelta si regresaste por el mismo camino. La distancia se duplica.
- En Información de kilometraje, revisa la Unidad de medida (kilómetros o millas), la tarifa en Valor fijo por km (elige el vehículo que usaste) y la Distancia total. El Importe es la distancia × la tarifa.
- Agrega lo que pida tu empresa: proyecto, centro de costos, descripción, o un recibo de estacionamiento o peaje.
- Haz clic en Enviar para aprobación o en Guardar como borrador para terminar más tarde.
Reutilizar un viaje que ya registraste
Cómo usarlo
- En un formulario de kilometraje nuevo, haz clic en Usar viaje anterior.
- Elige un viaje pasado y haz clic en Seleccionar kilometraje (en la app, toca Seleccionar).
- Revisa la Fecha del viaje y envíalo.
Registrar un kilometraje diciéndoselo a One
Cómo usarlo
- Abre One, nuestro asistente de IA, y describe el viaje, por ejemplo: "Ayer fui en coche de nuestra oficina al cliente en Leeds y volví."
- Responde las preguntas que te haga One.
- One crea un borrador. Elige Enviarlo a revisión o Dejarlo como borrador.
Consejos y buenas prácticas
- Agrega todas las paradas. La distancia se calcula pasando por cada una, así que te pagan la ruta que realmente recorriste.
- ¿Cambiaste la distancia a mano, por ejemplo tras un desvío? Está permitido. Verás "El kilometraje se ha modificado manualmente", y tu aprobador ve tanto tu cifra como la calculada. El gasto también recibe una alerta Modificado para quien lo revisa. Explica el motivo en la descripción.
- ¿Varios costos en un mismo viaje de negocios? Ponlos en un grupo de gasto para que se revisen juntos.
Artículos relacionados: ¿Cómo configuro las tarifas de kilometraje y dietas? · ¿Cómo registro dietas? · ¿Cómo agrupo los gastos de un mismo viaje?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
- No veo Kilometraje. El tipo de gasto Kilometraje está desactivado para tu empresa. Consulta con tu administrador de Gastos.
- No puedo hacer clic en Enviar para aprobación. Hay un campo obligatorio vacío: revisa la fecha, la tarifa, la unidad y la distancia, y todo lo que tu empresa haya hecho obligatorio.
- La tarifa que necesito no está en la lista. Solo ves las tarifas que se te asignaron en la moneda que elegiste. Revisa la moneda; si sigue sin aparecer, consulta con tu administrador de Gastos.
- La distancia está vacía. Factorial necesita un punto de inicio y uno de llegada para calcularla. Ingresa ambos o escribe tú mismo la Distancia total.
- One no agregó mis paradas. One registra un viaje desde el inicio hasta el destino, y de regreso si dices que fue de ida y vuelta, pero no puede agregar paradas. Para un viaje con paradas, usa el formulario o dile a One la distancia total.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo reclamo importes distintos para distintos vehículos?
Tu empresa configura una tarifa por vehículo, por ejemplo Coche y Moto. Elige la que usaste en Valor fijo por km.
2. ¿Necesito un recibo?
No, a menos que tu empresa haya hecho obligatorios los archivos en kilometraje. Aun así puedes adjuntar un recibo de peaje o estacionamiento, como imagen o PDF.
3. ¿Cómo cargo un kilometraje a un proyecto? ¿Por qué no veo el campo Proyecto?
Elige el proyecto en el campo Proyecto del formulario de kilometraje. El campo solo aparece cuando tu empresa usa proyectos, ha activado el campo para kilometraje y estás asignado a un proyecto activo. Consulta con tu administrador de Gastos.
4. Necesito cambiar un kilometraje que ya envié.
Mientras esté Pendiente, haz clic en Restablecer a borrador para retirarlo, cámbialo y envíalo de nuevo. Si tu aprobador pidió cambios, edítalo y vuelve a enviarlo. Consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?
5. ¿Y si mi empresa no ha configurado una tarifa de kilometraje?
Entonces no hay lista para elegir: escribes tú mismo la tarifa por kilómetro o milla. Las empresas suelen configurar las tarifas por ti, por ejemplo una por vehículo.
6. ¿Qué copia Usar viaje anterior?
Se copian la ruta, las paradas, la ida y vuelta, la tarifa y la descripción, y la distancia se recalcula. Solo cambias la fecha. Encuentras Usar viaje anterior en un formulario de kilometraje nuevo y en el menú de cualquier kilometraje en Mis gastos > Mis gastos; en la app, toca Usar viaje anterior. Los viajes pasados aparecen con su ruta y distancia; haz clic en Volver para escribir una ruta nueva.
7. ¿Qué puedo decirle a One cuando registro un kilometraje?
La fecha, dónde empezaste y a dónde fuiste, o la distancia si la sabes. One pregunta lo que falte y, si el nombre de un lugar coincide con varias ubicaciones, las enumera para que elijas la correcta. El borrador que crea One muestra la ruta, la distancia y el importe, y One pregunta "¿Quieres enviar este kilometraje a revisión o dejarlo como borrador?"
8. ¿Puedo usar One para el kilometraje si mi empresa no usa One?
No. Registrar un kilometraje por chat requiere One, nuestro asistente de IA. Usa el formulario en la versión web o en la app móvil.
9. ¿Hay un campo para mi matrícula o una distancia mínima?
El formulario de kilometraje no tiene campo de matrícula ni distancia mínima. Si tu empresa necesita la matrícula, escríbela en la Descripción.