Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores y equipos de RR. HH.
¿Has reembolsado a un empleado fuera de Factorial, por ejemplo con una transferencia bancaria manual, en efectivo o con otra herramienta de nómina? Marca el gasto como pagado para que tus registros coincidan con la realidad y el empleado vea que se ha pagado.
Marca un gasto como pagado
Resumen
Marcar como pagado cierra un gasto aprobado sin enviar dinero desde Factorial. Úsalo solo después de haber pagado al empleado de otra forma. Funciona en cualquier moneda.
Antes de empezar
- Tienes el permiso Puede marcar gastos como Pagados. Los aprobadores no lo tienen por defecto.
- El gasto está Aprobado.
Cómo usarlo
- Ve a Gastos > Gastos de empleados y haz clic en la pestaña Aprobados.
- Selecciona los gastos y haz clic en Marcar como pagado en la barra inferior. Se marcan como pagados al instante y pasan a la pestaña Pagados.
Para un solo gasto, también puedes abrirlo, hacer clic en la flecha junto a Reembolsar y elegir Marcar como pagado.
El gasto pasa a Pagado, con hoy como fecha de pago. El empleado ve Pagado y el mensaje "Este gasto se marcó como pagado el [fecha], pero puede tardar un tiempo en verse en tu cuenta. Contacta con tu responsable para más detalles."
Deshaz el estado de pagado
Resumen
¿Marcaste un gasto como pagado por error? Puedes deshacerlo, siempre que se marcara como pagado con Marcar como pagado. Necesitas el mismo permiso. Los gastos pagados por nómina o con un pago SEPA se deshacen donde se pagaron: quítalos de la nómina o elimina la solicitud de pago.
Cómo usarlo
- Busca el gasto Pagado en Gastos > Gastos de empleados > pestaña Pagados.
- Ábrelo, haz clic en el menú ⋯ de la parte superior y elige Deshacer estado de pagado. También puedes seleccionar varios y hacer clic en Deshacer estado de pagado.
- El gasto vuelve a Aprobado: "El gasto volvió a 'Aprobado'".
Con One
Pídeselo a One, nuestro asistente de IA, por ejemplo "Marca como pagados los gastos aprobados del viaje a Leeds". One lo hace al instante, sin confirmación, así que pídele que los liste antes si no estás seguro. Para deshacerlo, pide "Deshaz el estado de pagado del gasto del taxi de Ana": vuelve a Aprobado. Ninguna de las dos acciones mueve dinero. One no puede cambiar el estado de pagado de gastos reembolsados por nómina o con un pago SEPA, y necesita tu permiso para marcar gastos como pagados.
Consejos y buenas prácticas
- Prefiere la nómina o SEPA cuando puedas. Pagan y actualizan el estado de una vez, así que nada se marca como pagado por error. Consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? y ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA?.
- Márcalo como pagado el día que pagas. La fecha de pago es el día en que haces clic, y es lo que ve el empleado.
Artículos relacionados: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo "Marcar como pagado".
El gasto no está Aprobado, o no tienes el permiso Puede marcar gastos como Pagados.
No veo "Deshacer estado de pagado".
El gasto se pagó por nómina o con un pago SEPA, o no tienes el permiso Puede marcar gastos como Pagados. Para nómina o SEPA, quítalo de la nómina o elimina su solicitud de pago en Tesorería.
Preguntas frecuentes
1. ¿Pueden los aprobadores marcar un gasto como pagado?
Solo si también tienen el permiso para marcar gastos como pagados. Aprobar y pagar son pasos separados.
2. ¿"Marcar como pagado" envía dinero al empleado?
No. Solo registra que le has pagado de otra forma.
3. ¿Puedo marcar como pagado un gasto en otra moneda?
Sí. A diferencia de la nómina y SEPA, Marcar como pagado funciona en cualquier moneda. Consulta Gastos en otra moneda.
4. ¿Puedo editar un gasto después de pagarlo?
No. Los gastos pagados y aprobados no se pueden editar. Deshaz primero el estado de pagado; el gasto vuelve a Aprobado. Después, alguien con el permiso Restablecer el flujo de aprobación de gastos restablece su flujo de aprobación, y el aprobador puede usar Solicitar cambios para que el empleado lo corrija. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado?.