Este artículo es para: equipos de RR. HH., equipos de finanzas y administradores.
Cuando alguien se va, sus gastos no desaparecen, pero algunos pueden quedarse atascados: los gastos pendientes siguen pendientes sin nadie que los apruebe. Resuelve todo antes de su último día, para que la persona que se va cobre lo que se le debe y no quede nada abierto en Gastos.
Gastos después de que un empleado se va
Resumen
Qué pasa cuando la baja surge efecto, el día siguiente a la fecha de baja:
| Qué pasa | |
|---|---|
| Gastos pendientes | Siguen Pendientes. Su aprobación puede detenerse, así que nadie recibe la petición de aprobarlos. |
| Gastos aprobados | Todavía se pueden reembolsar. |
| Todos los demás gastos | Siguen visibles y mantienen su estado. |
| Tarjetas Factorial | Se desactivan, así que no se pueden usar. |
| Usuario de Gastos | Se elimina automáticamente el día siguiente a la fecha de baja. Hasta entonces, sigue apareciendo en la lista de usuarios de Gastos. |
Para encontrar los gastos de alguien que se va en Gastos > Gastos de empleados, usa el buscador: el filtro Propietario solo lista empleados activos.
Antes del último día: lista de comprobación
- Aprueba o rechaza cada gasto pendiente. Ve a Gastos > Gastos de empleados, busca al empleado por nombre y busca Pendiente en la columna Estado. Pide a sus aprobadores que decidan antes de la fecha de baja.
- Pide al empleado que envíe o elimine sus borradores, para que no quede sin enviar nada que quiera que le reembolsen.
- Comprueba que sus pagos con tarjeta tienen recibos. Sus tarjetas se desactivan el día siguiente a la fecha de baja, así que pide los recibos que falten mientras siga por aquí.
- Reembolsa los gastos aprobados. Si reembolsas por nómina, añádelos a la nómina mientras el periodo de nómina siga abierto, y comprueba con tu equipo de nómina en qué nómina caen. Si no, usa un archivo SEPA o Marcar como pagado.
- Deja que Factorial se encargue del usuario de Gastos. No hace falta quitarlo a mano: ocurre el día siguiente a la fecha de baja.
Consejos y buenas prácticas
- Añade "Liquidar gastos" a tu lista de comprobación de salida, una semana antes del último día.
- Relacionado: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo añado personas a Gastos? · ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? · ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago? · Preguntas frecuentes sobre gastos para RR. HH. y nómina
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No encuentro a alguien que se ha ido en el filtro Propietario.
El filtro Propietario solo lista empleados activos. Busca a la persona por nombre.
El gasto de alguien que se ha ido está atascado en Pendiente.
Cuando la baja surte efecto, su aprobación pendiente puede detenerse, así que nadie recibe la petición de aprobarlos. Pide a tu administrador que use Restablecer flujo de aprobación en el gasto (funciona con cualquier gasto Pendiente). Si sigue sin mostrar aprobador, contacta con nuestro equipo de soporte con el gasto.
Alguien que se ha ido sigue apareciendo como usuario de Gastos.
Se elimina el día siguiente a su fecha de baja. Si sigue apareciendo después de ese día, contacta con nuestro equipo de soporte.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo seguir reembolsando los gastos aprobados de alguien que se ha ido?
Sí. Los gastos aprobados de un empleado dado de baja se pueden seguir reembolsando. Por nómina, el periodo de nómina debe seguir abierto: no puedes añadir compensaciones a un periodo cerrado. Si la nómina no puede añadirlos, usa un archivo SEPA o Marcar como pagado.
2. ¿Se eliminan los gastos de alguien que se ha ido?
No. Los gastos de un empleado dado de baja siguen visibles y mantienen su estado.
3. ¿Qué pasa con las tarjetas Factorial de quien se va?
Se desactivan el día siguiente a la fecha de baja, así que no se pueden usar.
4. ¿Tengo que quitar a quien se va de los usuarios de Gastos?
No. Factorial lo quita automáticamente el día siguiente a su fecha de baja, así que deja de contar como usuario de Gastos.
5. ¿Quién aprueba los gastos pendientes de quien se va?
Nadie recibe la petición: su aprobación pendiente puede detenerse cuando la baja surte efecto. Haz que los aprueben o rechacen antes de la fecha de baja. Si alguno ya está atascado, pide a tu administrador que use Restablecer flujo de aprobación en él.