Este artículo es para: empleados, aprobadores y administradores.
¿Perdiste un recibo o no sabes si puedes enviar un gasto sin él? Por defecto, los gastos ordinarios requieren recibo, así que si falta se retrasa la aprobación y la contabilidad se queda sin comprobante. Factorial recuerda a las personas los pagos con tarjeta sin recibo y ayuda a los revisores a devolver los gastos poco claros.
Agrega el recibo que falta (empleados)
Resumen
Se te avisa cuando falta un recibo:
- Después de un pago con la tarjeta de Factorial, una notificación en tu teléfono te pide agregar el recibo.
- Si tienes borradores de gastos pendientes, recibes un recordatorio de Gastos en borrador.
- Si intentas enviar sin un recibo obligatorio, verás Revisa los detalles de tu gasto con Archivos como faltante.
Cómo se usa
- Abre el gasto en Mis gastos > Mis gastos.
- Agrega el recibo. Si ya completaste los detalles, elige Subir para que no se sobrescriban.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
Revisa los gastos sin un recibo adecuado (aprobadores y finanzas)
Cómo se usa
Cuando falta un recibo, es ilegible o no es válido, abre el gasto desde tu solicitud de aprobación o desde Gastos > Gastos de empleados, y elige:
- Solicitar cambios, con un motivo como "Adjunta la factura detallada". Se notifica al empleado, que puede corregirlo y enviarlo de nuevo.
- Rechazar, con un motivo, si el gasto no debe pagarse.
- Aprobar, si tu empresa acepta otro comprobante. Deja un comentario que explique por qué, para que finanzas pueda verlo después.
Haz que el recibo sea obligatorio u opcional (administradores)
Resumen
Por defecto, los gastos ordinarios requieren un recibo: un empleado no puede enviarlos sin él. Si tu plan incluye la personalización del formulario de gastos, un administrador puede hacer opcional el recibo. Los gastos de kilometraje y las dietas no necesitan recibo.
Cómo se usa
- Ve a Configuración > Gastos y, en Configuración, haz clic en Formulario de gastos.
- Abre Gasto ordinario y baja hasta el campo Documento. Muestra Obligatorio cuando se requiere un recibo.
- Para cambiarlo, haz clic en el ícono de configuración (engrane) junto a Documento, activa (recibo obligatorio) o desactiva (opcional) el interruptor Obligatorio y haz clic en Aceptar.
Consejos y buenas prácticas
- Mantén el recibo obligatorio salvo que tengas una buena razón. Es la forma más sencilla de evitar excepciones.
- Anota las excepciones en un comentario del gasto. Los comentarios se quedan en el gasto.
- Los documentos con certificación digital (España, Francia, Italia) firman o archivan la copia digital de un recibo. Si aun así necesitas el papel depende de la normativa local: consúltalo con tu asesor fiscal. Consulta Recibos con certificación digital: qué países y qué significa.
- Ve más allá con los Controles de gastos. Consulta la pregunta frecuente 5 y ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos?.
- Relacionado: ¿Cómo dejo un comentario en un gasto? · Gastos de tarjeta y gastos manuales · ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un empleado envió un gasto sin recibo.
El recibo es opcional en tu formulario de gastos. Pídelo con Solicitar cambios y considera hacer obligatorio el campo Documento.
El empleado dice que lo adjuntó, pero no lo veo.
Puede que lo haya adjuntado después de enviar, lo cual no es posible mientras está pendiente. Pídele que use Restablecer a borrador, lo adjunte y envíe de nuevo.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo enviar un gasto sin recibo?
Solo si tu empresa hizo opcional el recibo. Si intentas enviarlo sin uno y es obligatorio, verás Revisa los detalles de tu gasto con Archivos como faltante. De lo contrario, adjunta uno primero.
2. ¿Los gastos de kilometraje y las dietas necesitan recibo?
No. Aun así puedes adjuntar documentos de respaldo.
3. ¿Los gastos de tarjeta necesitan recibo?
Sí. La empresa pagó, pero el recibo sigue siendo necesario para la aprobación y la contabilidad.
4. Perdí el recibo. ¿Qué puedo hacer?
Pide una copia al comercio o descarga la factura desde tu reserva o tu cuenta en línea. Si no puedes conseguirla, pregunta al equipo de finanzas qué comprobante aceptan, por ejemplo una confirmación de reserva, y adjúntalo.
5. ¿One puede revisar los recibos según nuestra política?
Sí, con los Controles de gastos. Los controles predefinidos incluyen reglas de recibos: todo gasto ordinario tiene un recibo o factura legible, el comprobante de una terminal de tarjeta no basta y el recibo detalla lo que se compró. One revisa esto en cada gasto y avisa al empleado antes de enviar. Consulta ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos?.
6. ¿Todas las empresas pueden hacer opcional el recibo?
Hacer opcional el recibo requiere la personalización del formulario de gastos, que depende de tu plan. Tu Account Manager puede confirmarlo. Sin ella, los gastos ordinarios siempre necesitan un recibo.