Como aprobador, decides qué pasa con cada gasto que envía tu equipo: aprobarlo, devolverlo para que el empleado lo corrija o rechazarlo. Decisiones claras con un motivo breve significan menos preguntas, menos reenvíos y reembolsos más rápidos.

Decidir sobre un gasto

Resumen

Decides sobre los gastos Pendientes que esperan tu paso del flujo de aprobación. Solicitar cambios es la forma de devolver un gasto. Con Controles de gastos, la recomendación de One (como "Se recomienda aprobar") es un consejo: la decisión es tuya.

Cómo se usa

1. Abre el gasto desde tu Bandeja de entrada o desde Gastos > Gastos de empleados (consulta ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar?).
2. Revisa el recibo, el importe, la fecha, la categoría, el proyecto y las alertas como Fuera de la política (y Duplicado, si puedes ver todos los gastos de la empresa).
3. Decide:
   • Aprueba cuando todo esté bien y cumpla tu política: haz clic en Aprobar. Verás "Aprobado correctamente."
     

     

   • Solicita cambios cuando falte algo o haya algo mal pero el gasto en sí sea correcto (un recibo borroso, una categoría equivocada, un proyecto o unos asistentes que faltan): haz clic en la flecha junto a Aprobar, elige Solicitar cambios, escribe qué hay que corregir y haz clic en Solicitar cambios.
     

     

   • Reject only when the company shouldn't pay it at all (it's personal, a duplicate, or clearly against your policy): click the arrow, choose Reject, explain why under Rejection reasons and click Reject. You'll see “Rejected successfully.”
     

     

      

Más rápido desde la Bandeja de entrada: pasa el cursor sobre una solicitud de la lista y haz clic en Aprobar (o Rechazar) sin abrirla.

Varios a la vez: en Gastos > Gastos de empleados, filtra por Aprobaciones pendientes > Mías, marca los gastos y haz clic en Aprobar (o Rechazar) en la barra inferior. La aprobación se aplica al instante, sin confirmación.

Aprobar para todo el flujo (Aprobación global)

Con el permiso Aprobador global de gastos (normalmente finanzas), puedes aprobar cualquier gasto pendiente aunque no sea tu turno, por ejemplo cuando el aprobador está ausente. Abre el gasto, haz clic en Aprobación global (en el desplegable Aprobar si también es tu turno) y confirma. Esto omite todos los demás pasos de aprobación.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

El botón Aprobar está en gris.
Si tu empresa usa Controles de gastos, la aprobación empieza cuando terminan los controles, como máximo 1 hora después de enviar el gasto. Vuelve a cargar la página más tarde.

No puedo aprobar un gasto y aparece un mensaje sobre un problema.
Factorial vuelve a comprobar el gasto cuando lo apruebas, con las mismas reglas que al enviarlo. Si algo ya no se cumple (por ejemplo, el importe reembolsable supera el total del recibo), no se permite aprobar. Haz clic en Solicitar cambios para que el empleado lo corrija.

Aprobé (o rechacé) un gasto, pero sigue como Pendiente.
La página puede tardar unos segundos en mostrar el nuevo estado. Espera un momento o recarga la página: el Historial de aprobaciones ya muestra tu paso como Completado.

No veo Aprobar, Rechazar ni Solicitar cambios.
El gasto no te está esperando: espera a otro aprobador, ya se decidió o está de vuelta con el empleado. Su estado indica cuál es el caso.

"No se pudo aprobar el gasto. Recarga para ver su estado actual."
Alguien más decidió sobre él o su estado cambió mientras lo tenías abierto. Recarga la página.

No puedo devolver solo un gasto de un grupo.
En la página del grupo apruebas o rechazas el grupo completo. Para devolver un solo gasto, ábrelo desde el grupo y haz clic en Solicitar cambios ahí.

Algunos gastos no se aprobaron cuando aprobé varios a la vez.
Si no puedes aprobar algunos de los gastos seleccionados (por ejemplo, porque esperan a otra persona), Factorial aprueba los demás y te indica cuáles omitió.

Preguntas frecuentes

1. ¿Es obligatorio dar un motivo al rechazar o solicitar cambios?

En pantalla es opcional, pero añade siempre uno, por ejemplo "Por favor, añade la factura detallada con IVA." El empleado lo ve en los detalles del gasto, solo puede corregir lo que sabe y te ahorra una ronda de preguntas. Con One el motivo es obligatorio: One te lo pide si no lo das.

2. ¿Dónde aparece mi motivo después de solicitar cambios?

Después de hacer clic en Solicitar cambios, verás "Cambios solicitados correctamente" y tu motivo aparecerá en la parte superior del gasto. Desde Gastos > Gastos de empleados, una ventana de Solicitar cambios te pide el Motivo antes de confirmar.

3. ¿Qué pasa después de solicitar cambios?

El gasto vuelve al empleado como Cambios solicitados, con tu motivo. Cuando lo corrige y hace clic en Enviar para aprobación, te llega de nuevo como Pendiente.

4. ¿Qué pasa después de aprobar un gasto?

Se avisa al empleado y el gasto ya no se puede editar. Si el flujo tiene otro paso, el siguiente aprobador recibe la solicitud. Si eras el último, el gasto pasa a Aprobado y tu equipo de finanzas lo reembolsa (consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina?, ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? y ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago?).

5. ¿Qué pasa después de rechazar un gasto?

Un rechazo pone fin a la aprobación. El gasto pasa a Rechazado, se avisa al empleado con tu motivo y el empleado no puede editar un gasto rechazado. ¿Lo rechazaste por error? Consulta ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado?.

6. Un gasto tiene una alerta "Fuera de la política". ¿Puedo aprobarlo igualmente?

Sí. Las alertas y los Controles de gastos nunca te impiden decidir. Añade un comentario para que el empleado y finanzas entiendan por qué.

7. ¿Puedo deshacer una aprobación o un rechazo?

Tú no. Alguien con permiso para restablecer el flujo de aprobación (normalmente un administrador o finanzas) puede devolver el gasto a Pendiente, en el primer paso del flujo. Consulta ¿Cómo corrijo un gasto devuelto o rechazado?.

8. ¿Puedo marcar un gasto como pagado al aprobarlo?

No por defecto. Pagar es un paso aparte con su propio permiso, que suele tener finanzas. Tu administrador puede dártelo. Consulta ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago?.

9. ¿Tengo que aprobar si yo soy quien envió el gasto?

No. Si eres aprobador de un paso de tu propio gasto, ese paso se aprueba automáticamente. Ocurre lo mismo si ya aprobaste un paso anterior del mismo gasto y cuando añades un gasto en nombre de alguien de quien eres aprobador.