Un gasto que te devolvieron (Cambios solicitados) se corrige y se envía de nuevo tal cual. Un gasto Rechazado se crea de nuevo, o lo reabre un administrador si el rechazo fue un error. Un administrador también puede reabrir un gasto Aprobado que no debió aprobarse.

Corrige un gasto que te devolvieron

Cómo se usa

1. Abre el gasto desde la notificación o desde Mis gastos > Mis gastos.
2. Lee el motivo de tu aprobador en la parte superior del gasto.
3. Haz clic en Editar, cambia lo que te pidieron y haz clic en Guardar. Si tu empresa usa Controles de gastos, se ejecutan de nuevo de inmediato.
4. Haz clic en Enviar para aprobación. El gasto vuelve a estar Pendiente y regresa al flujo de aprobación.

En la app móvil, abre el gasto desde Gastos, edítalo y toca Enviar para aprobación. Más sobre cómo editar: ¿Cómo edito o retiro un gasto?.

Corrige un gasto rechazado

Resumen

Un gasto rechazado no se puede editar ni volver a enviar: créalo de nuevo. Si el rechazo fue un error, pídeles a tu administrador o al equipo de finanzas que restablezcan su flujo de aprobación.

Cómo se usa

1. Abre el gasto rechazado y lee el motivo.
2. Crea un gasto nuevo con los datos corregidos y el recibo. Consulta ¿Cómo creo un gasto?.
3. En la descripción, indica que reemplaza al gasto rechazado.
4. Haz clic en Enviar para aprobación.

Restablece el flujo de aprobación de un gasto rechazado o aprobado (administradores y finanzas)

Resumen

Para un rechazo hecho por error o una aprobación que no debió darse. El mismo gasto vuelve a Pendiente en el primer paso del flujo de aprobación, con su recibo, detalles e historial conservados. Funciona con gastos Pendientes, Aprobados y Rechazados, no cuando ya están En nómina, Enviados a pago o Pagados. Necesitas el permiso Restablecer el flujo de aprobación del gasto; los aprobadores normalmente no lo tienen.

Cómo se usa

1. Ve a Gastos > Gastos de empleados y filtra por Estado > Rechazado (o Aprobado).
2. Selecciona el gasto y haz clic en Restablecer flujo de aprobación en la barra inferior; luego confirma con Restablecer ("¿Seguro que quieres restablecer el flujo de aprobación?"). En el menú de acciones de una fila se aplica de inmediato, sin confirmación. En ambos casos el estado cambia a Pendiente (el gasto sale de la lista de Rechazados) y el historial de aprobación muestra una nueva hora de solicitud.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

1. No puedo editar mi gasto.
   Puedes editar los gastos en Borrador o Cambios solicitados. Si está Pendiente, primero haz clic en Restablecer a borrador. Los gastos Aprobados, Rechazados y Pagados no se pueden editar: en uno rechazado, crea un gasto nuevo o pide que se restablezca su flujo de aprobación.
2. No veo "Restablecer a borrador".
   El gasto ya no está Pendiente (por ejemplo, se aprobó, se rechazó o se devolvió), o no es tuyo ni lo creaste tú.
3. "El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo."
   El importe que pides de vuelta es mayor al permitido: el importe del recibo o hasta un 5 % por encima de su importe convertido si las monedas son distintas. Baja el Importe reembolsable. Mientras tanto puedes guardar el gasto como borrador, pero no enviarlo.
4. Pagué en otra moneda y mi banco me cobró más que el importe convertido.
   Puedes pedir hasta un 5 % más que el importe convertido para cubrir pequeñas diferencias, pero no más. Contacta al equipo de finanzas. Consulta ¿Cómo dejo correctos los importes de un gasto?.
5. Envié el gasto corregido, pero mi aprobador no lo ha visto.
   Está esperando en su Bandeja de entrada. Si es urgente, avísale que ya lo enviaste.
6. No veo "Restablecer flujo de aprobación".
   No tienes el permiso Restablecer el flujo de aprobación del gasto, o el gasto ya está en nómina, enviado a pago o pagado. Consulta a tu administrador de Gastos.
7. Hice clic en Restablecer flujo de aprobación en el menú de acciones de una fila y parece que no pasó nada.
   En el menú de acciones de una fila, Restablecer flujo de aprobación se aplica de inmediato, sin ventana de confirmación ni mensaje. Revisa el estado del gasto (Pendiente) y su historial de aprobación, que muestra una nueva hora de solicitud.
8. Después del restablecimiento, el gasto fue al mismo aprobador que lo rechazó.
   Es lo esperado: el restablecimiento reinicia el flujo de aprobación desde el primer paso. Avisa al aprobador que el rechazo fue un error.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo vuelvo a enviar un gasto rechazado?

No puedes volver a enviar tú mismo el mismo gasto. Crea un gasto nuevo con las correcciones o, si el rechazo fue un error, pide a tu administrador o al equipo de finanzas que restablezcan su flujo de aprobación.

2. ¿Dónde veo por qué mi gasto fue devuelto o rechazado?

En la parte superior del gasto, en Mis gastos > Mis gastos.

3. ¿Mi aprobador sabrá que corregí el gasto?

Sí: cuando haces clic en Enviar para aprobación, le llega de nuevo como una solicitud pendiente.

4. ¿Restablecer el flujo de aprobación devuelve el gasto a borrador?

No. Vuelve a Pendiente, en el primer paso, con los mismos detalles. No regresa al empleado.

5. ¿El aprobador que rechazó el gasto puede deshacerlo?

Solo si además tiene el permiso Restablecer el flujo de aprobación del gasto.

6. ¿Puedo eliminar un gasto rechazado?

Solo pueden hacerlo quienes tienen el permiso Puede eliminar gastos manuales rechazados, y solo en gastos manuales, no en gastos de tarjeta.

7. ¿Cuándo recibiré mi dinero?

Depende de cómo te reembolse la empresa los gastos: con tu salario (En nómina) o por transferencia bancaria (Enviado a pago y luego Pagado). Una vez Pagado, puede tardar un poco en llegar a tu cuenta. Pregunta al equipo de finanzas por sus fechas de pago.

8. Vi un error antes de que mi aprobador preguntara. ¿Qué hago?

Mientras el gasto siga Pendiente, haz clic en Restablecer a borrador para retirarlo, corrígelo y envíalo de nuevo. Consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?.

9. ¿Un gasto rechazado se reembolsará?

No. Un gasto Rechazado no se reembolsa. Lee el motivo en el gasto y luego crea uno nuevo o pide que se restablezca su flujo de aprobación.

10. ¿Cómo sigo mi gasto hasta que me paguen?

Abre Mis gastos > Mis gastos y revisa su estado: Pendiente (esperando a tu aprobador), Cambios solicitados (hay algo que corregir), Aprobado (esperando el pago), En nómina (se paga con tu salario), Enviado a pago (transferencia bancaria en camino) o Pagado. Consulta Estados y alertas de los gastos.

11. ¿Tengo que hacer algo cuando un administrador restablece mi gasto rechazado?

No. El mismo gasto vuelve a Pendiente con su recibo y detalles, y tu aprobador lo revisa de nuevo.

12. ¿Qué pasa después de que un administrador restablece el flujo de aprobación de un gasto rechazado?

El gasto vuelve a estar Pendiente y el primer aprobador recibe la solicitud. Si algo del gasto necesita corregirse, el aprobador ahora puede usar Solicitar cambios para que el empleado lo edite.

13. ¿Qué significa Cambios solicitados?

Tu aprobador hizo clic en Solicitar cambios: el gasto te regresa con su motivo en la parte superior. Corriges el mismo gasto y lo envías de nuevo, sin necesidad de crear uno nuevo.

14. ¿Se puede deshacer un gasto aprobado?

No lo puede hacer el empleado ni el aprobador. Alguien con el permiso Restablecer el flujo de aprobación del gasto puede restablecerlo: vuelve a Pendiente en el primer paso y los aprobadores deciden de nuevo. Esto no funciona cuando ya está En nómina, Enviado a pago o Pagado: primero hay que deshacer esos estados (consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? y ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago?).