Cuando un viaje o evento te genera varios costos (un tren, un hotel, comidas, kilometraje, una dieta), un grupo de gasto los mantiene juntos como un solo informe. Tu aprobador revisa todo el viaje de una vez y finanzas ve cuánto costó en total.

Crear un grupo y enviarlo para aprobación

Resumen

Usa un grupo para cualquier cosa con varios costos que van juntos: un viaje de negocios, una conferencia, una visita a un cliente. Un grupo puede contener gastos regulares, kilometraje y dietas.

Cómo usarlo

Crear el grupo

• En la app móvil: ve a Gastos, toca Agregar y luego Grupo. Ingresa un Título del grupo y toca Crear nuevo grupo.
• En la versión web: ve a Mis gastos > Mis gastos, haz clic en Nuevo gasto y elige Añadir grupo (o Añadir grupo en la pestaña Grupos). Ingresa un Título del grupo, por ejemplo "Visitas a clientes Leeds y Birmingham, octubre", y haz clic en Crear.

Agregar gastos

• Gastos nuevos: abre el grupo, haz clic en Nuevo gasto y elige Gasto regular, Kilometraje o Dietas. En la app, toca Nuevo gasto.
• Gastos que ya creaste: en Mis gastos > Mis gastos, selecciona uno o más borradores, haz clic en Agregar al grupo en la barra inferior, elige el grupo (o Crear nuevo grupo) y haz clic en Agregar gastos. En la app, abre el gasto y toca Agregar a un grupo.
• Para sacar uno: abre su menú y haz clic en Quitar del grupo.

Enviarlo

1. Abre el grupo y comprueba que todos los gastos estén completos.
2. Haz clic en Enviar para aprobación. Verás "El grupo está listo para ser revisado".

Revisar un grupo (aprobadores y finanzas)

Cómo usarlo

1. Ve a Gastos, abre la pestaña Grupos y abre el grupo.
2. Filtra por Requiere revisión, Listo para aprobar, Aprobado o Pagado. Haz clic en Aprobar grupo para aprobar los gastos que esperan en tu paso, o en Rechazar todos.

Para restablecer su flujo de aprobación, exportarlo a PDF o quitarlo de la nómina, consulta las preguntas frecuentes más abajo.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

• No veo Añadir grupo. Los grupos de gasto no están activados para tu empresa. Consulta con tu administrador de Gastos. Los administradores los activan en Configuración > Gastos, en Configuración > Grupos de gasto, con Habilitar grupos de gasto.
• No puedo agregar un gasto a un grupo. Solo tus propios gastos en borrador entran en tus propios grupos en borrador. Retira primero un gasto pendiente con Restablecer a borrador. No se puede agregar un gasto reembolsado en una moneda distinta a la del grupo. Si agregas varios a la vez, los que no cumplen se dejan fuera sin ningún mensaje, así que abre el grupo y comprueba qué contiene.
• Mi grupo desapareció después de retirar sus gastos. Cuando el último gasto sale de un grupo, el grupo se elimina. Tus gastos están en tu lista como borradores.
• Hice clic en Enviar para aprobación y no se envió nada. Si a un gasto del grupo le falta información, no se envía nada y se te indica qué gasto corregir. Corrígelo y vuelve a enviar el grupo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo crear un grupo para otra persona?

No. Un grupo siempre pertenece a la persona que lo crea. Si registras gastos en nombre de alguien, crea sus gastos uno por uno; esa persona puede agruparlos.

2. ¿Por qué no puedo cambiar la moneda de reembolso de un gasto de un grupo?

Un grupo se reembolsa en una sola moneda (la de tu entidad legal), así que todos sus gastos usan esa moneda. Aun así puedes ingresar cada recibo en la moneda en que pagaste.

3. ¿Puedo editar un grupo después de crearlo?

Sí, mientras sea un borrador: cambia su título o descripción, o agrega y quita gastos.

4. ¿Qué pasa si mi aprobador rechaza un gasto del grupo?

Ese gasto se queda en el grupo como Rechazado y deja de contar en el total. El resto del grupo sigue adelante.

5. ¿Puedo exportar varios gastos a un solo PDF sin un grupo?

Sí, desde la lista de gastos de la empresa. Consulta ¿Cómo exporto gastos?

6. ¿Quién aprueba los gastos de un grupo?

Cada gasto sigue el flujo de aprobación de tu empresa. Tu aprobador recibe una sola notificación por todo el grupo (Nuevo grupo pendiente) y puede revisarlo desde la página del grupo.

7. ¿Cómo cambio un grupo después de enviarlo para aprobación?

Mientras los gastos estén Pendientes, selecciónalos y haz clic en Restablecer a borrador para retirarlos. Vuelven a borrador y salen del grupo, así que puedes corregirlos y agregarlos de nuevo. Si retiras todos los gastos, el grupo se elimina.

8. ¿Puede One, nuestro asistente de IA, gestionar mis grupos de gasto?

Sí, si tu empresa usa One. Pídele cosas como "Crea un grupo llamado Viaje a Leeds y agrega mis borradores de la semana pasada" o "Envía el grupo Viaje a Leeds para aprobación". One solo modifica tus propios grupos y gastos en borrador, y te avisa si no puede agregar alguno.

9. ¿Qué hace Aprobación global en un grupo?

Los administradores ven Aprobación global en un grupo en Gastos > Grupos. Aprueba todos los gastos pendientes del grupo.

10. ¿Cómo vuelvo a enviar un grupo por el flujo de aprobación?

Si tu flujo de aprobación cambió, abre el grupo en Gastos > Grupos y haz clic en Restablecer flujo de aprobación. Necesitas permiso para restablecer flujos de aprobación, y solo funciona cuando todos los gastos del grupo se pueden restablecer (cada uno Pendiente, Aprobado o Rechazado).

11. ¿Cómo obtengo un PDF de un grupo con sus recibos?

Abre el grupo en Gastos > Grupos y haz clic en Exportar a PDF. El PDF llega por correo electrónico.

12. Agregué un grupo aprobado a la nómina por error. ¿Cómo lo deshago?

Abre el grupo y haz clic en Quitar de la nómina. Sus gastos vuelven a Aprobado, así que se pueden reembolsar de otra manera.

13. ¿Puede finanzas reembolsar o exportar un grupo de gasto completo de una vez?

Sí. Finanzas puede reembolsar o exportar un grupo de gasto de una sola vez, en lugar de gasto por gasto.

14. ¿Cómo envío un grupo de gasto para aprobación?

Abre el grupo y comprueba que todos los gastos estén completos. En la versión web, haz clic en Enviar para aprobación; en la app móvil, abre el grupo y toca Enviar para aprobación. Si a un gasto le falta información, no se envía nada y se te indica cuál.

15. ¿Puedo agregar a un grupo un gasto que ya está pendiente, aprobado o pagado?

No. Solo tus propios gastos en borrador entran en tus propios grupos en borrador. Retira primero un gasto pendiente con Restablecer a borrador; un gasto aprobado o pagado no se puede agregar. Un gasto que ya está en otro grupo debe sacarse de él primero.

16. ¿Puedo copiar un grupo de gasto?

No, no hay opción de copiar. Crea un grupo nuevo y agrega los gastos.

17. ¿Puedo poner dos tarifas de dieta distintas en un mismo viaje?

Sí. Agrega varias tarifas a una misma dieta (cada tarifa una vez) o agrega al grupo una dieta aparte por cada tarifa. Consulta ¿Cómo registro dietas?

18. ¿Puedo aprobar un grupo desde la app móvil sin abrir cada gasto?

La aprobación de un grupo completo se hace en la versión web, en Gastos > Grupos (Aprobar grupo). La app móvil no tiene la acción Aprobar grupo.