Este artículo es para: administradores y equipos de finanzas.
Las tarifas permiten que Factorial calcule por ti los reembolsos de kilometraje y dietas. Los colaboradores introducen la distancia o los días, Factorial aplica la tarifa de tu empresa y nadie tiene que calcular el importe a mano.
Tarifas de kilometraje
Resumen
Una tarifa de kilometraje es un importe por kilómetro o por milla, por ejemplo €0,30 / km. Tú decides quién puede usar cada tarifa: todas las personas de una o varias entidades legales, o personas concretas. Necesitas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos.
Cómo usarlo
- Ve a Configuración > Gastos.
- En el menú de la izquierda, en Configuración, haz clic en Tarifas y luego en Tarifas de kilometraje.
- Haz clic en Nueva tarifa.
- Rellena el Nombre que verán los colaboradores (por ejemplo, Coche o Moto), la Tarifa y la Unidad (Kilómetros (km) o Millas (mi)) y la Moneda (cualquiera de las monedas de tus entidades legales).
- En Personas, elige Entidades legales (todas las personas de ellas, o Seleccionar todas las entidades legales) o Selección manual (colaboradores concretos).
- Haz clic en Guardar. Verás "Guardado correctamente" y la tarifa aparecerá en Tarifas activas.
Tarifas de dietas
Una tarifa de dietas es una asignación diaria fija, por ejemplo Viaje nacional: €50 al día. Crea una tarifa por cada asignación que tenga tu política:
- Ve a Configuración > Gastos > Tarifas > Tarifas de dietas.
- Haz clic en Nueva tarifa.
- Rellena el Nombre, el Importe diario, la Moneda y las Personas (Entidades legales o Selección manual) y guarda.
Dietas en Alemania
Las empresas con entidades legales en Alemania pueden usar las tarifas oficiales alemanas de dietas (Bundesreisekostengesetz) y aumentarlas, nunca por debajo del importe oficial:
- Ve a Configuración > Gastos > Tarifas > Dietas en Alemania.
- Selecciona uno o varios países o regiones y haz clic en Editar tarifas.
- Elige Importe (EUR), Porcentaje (%) o Multiplicador (x), revisa la Vista previa y guarda. El cambio se aplica a las tarifas de día completo, medio día y pernoctación.
- Para volver a los importes oficiales, selecciona las filas y haz clic en Restablecer tarifas.
Consejos y buenas prácticas
- Para separar vehículos, crea una tarifa de kilometraje por tipo de vehículo (por ejemplo, Coche y Moto), cada una con un nombre claro, y asigna ambas a las mismas personas. Dales importes distintos si quieres diferenciarlas después: un gasto conserva el importe de la tarifa, no su nombre.
- Nombra las tarifas como las piensan los colaboradores (Viaje nacional, Extranjero), no con códigos internos.
- Cuando cambie una tarifa oficial, edita la tarifa: los gastos ya creados conservan el importe con el que se registraron.
- Relacionado: ¿Cómo elijo qué tipos de gastos pueden crear los colaboradores? · ¿Cómo elijo qué pide el formulario de gastos? · ¿Cómo registro el kilometraje? · ¿Cómo registro dietas? · ¿Cómo registro dietas en Alemania?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un colaborador no ve una tarifa.
Comprueba que la tarifa esté asignada a esa persona (por entidad legal o por nombre) y que no esté archivada. Comprueba también que el tipo de gasto esté activado en Tipos de gasto.
Un colaborador escribe su propia tarifa de kilometraje.
Ocurre cuando no tiene ninguna tarifa de kilometraje asignada. Crea una tarifa y asígnasela.
"Las entidades legales deben tener la misma moneda", o falta una entidad legal en la lista de Personas.
Una tarifa asignada por entidad legal solo puede cubrir entidades legales que usen la misma moneda: en la lista solo aparecen las entidades legales que usan la moneda de la tarifa. Crea una tarifa por moneda.
Un colaborador no puede añadir dos tarifas a una misma dieta.
Todas las tarifas de una dieta deben usar la misma moneda ("Estas tarifas están en monedas diferentes"). Cada tarifa solo se puede añadir una vez.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo separo los coches en las tarifas de kilometraje?
Crea una tarifa de kilometraje por vehículo (por ejemplo, Coche y Moto) y asígnalas a las mismas personas. Los colaboradores eligen la correcta en cada viaje.
2. Cambié una tarifa. ¿Cambiarán los gastos antiguos?
No. Editar una tarifa solo afecta a los gastos nuevos: los gastos ya creados conservan la tarifa con la que se registraron.
3. ¿Cómo edito, reviso o archivo una tarifa?
En Configuración > Gastos > Tarifas, en el menú de la fila de la tarifa, haz clic en Editar tarifa para cambiarla (solo los gastos nuevos usan la nueva tarifa). Haz clic en la flecha de la fila de la tarifa para ver quién puede usarla; en las tarifas asignadas por Selección manual, puedes quitar personas ahí. Para archivar, haz clic en Archivar en el menú de la fila y confirma: la tarifa pasa a la pestaña Archivadas y no se puede usar en gastos nuevos.
4. ¿Puedo restaurar una tarifa archivada?
No. Una tarifa archivada no se puede restaurar, así que crea una nueva con los mismos datos. Los gastos que ya usan la tarifa archivada la conservan.
5. ¿Un colaborador puede tener varias tarifas?
Sí. En kilometraje, elige una de la lista Tarifa de kilometraje en cada viaje: así se separan coches, motos u otros vehículos. En las dietas en la web, puede añadir varias tarifas a la misma dieta (por ejemplo, dos días con una tarifa y uno con otra), siempre que todas las tarifas usen la misma moneda.
6. ¿En qué moneda se paga un kilometraje o una dieta?
En la moneda de su tarifa.
7. ¿Qué ve un colaborador con una tarifa de kilometraje, con varias o con ninguna?
Con una tarifa de kilometraje, se selecciona automáticamente. Con varias, elige una de la lista Tarifa de kilometraje en cada viaje. Con ninguna, escribe la tarifa él mismo. Un gasto de kilometraje no se puede guardar sin un valor de tarifa, pero se permite 0.
8. ¿Por qué hay tarifas de kilometraje llamadas Auto y Sonstiges?
Cuando añades una entidad legal en Alemania, Factorial crea para ella dos tarifas de kilometraje, Auto y Sonstiges. Edítalas o archívalas como cualquier otra tarifa.
9. ¿Los cambios en las tarifas alemanas de dietas afectan a las dietas ya enviadas?
No. Los cambios en las tarifas de Dietas en Alemania nunca afectan a las dietas ya enviadas.