Este artículo es para: administradores, aprobadores y empleados.
Un gasto que espera demasiado es un empleado esperando su dinero. Aquí tienes cómo ver a quién espera, por qué y cómo volver a ponerlo en marcha.
Averigua a quién está esperando el gasto
Cómo se usa
- Ve a Gastos > Gastos de empleados y abre el gasto. (Empleados: Mis gastos > Mis gastos.)
- Comprueba su estado. Cambios solicitados: está de vuelta con el empleado, que debe corregirlo y hacer clic en Enviar para aprobación. Pendiente: el Historial de aprobaciones muestra los pasos completados y el paso En curso, con la persona a la que espera.
| Lo que ves | Qué hacer |
|---|---|
| Un aprobador no ha actuado | Recuérdaselo: la solicitud está en su Bandeja de entrada y recibió un correo. |
| El aprobador está ausente | Alguien con el permiso Aprobador global de gastos puede usar Aprobación global. |
| La aprobación no ha empezado | Con los Controles de gastos, empieza cuando terminan los controles (como máximo 1 hora después del envío). |
| No se muestra ningún aprobador | Restablece el flujo de aprobación (más abajo). Si sigue atascado, contacta con soporte con el enlace al gasto. |
Averigua por qué fue al aprobador equivocado
- Orden de las reglas: decide la primera regla que coincide.
- Momento: los cambios del flujo solo se aplican a los gastos enviados después de guardarlos (consulta la pregunta frecuente 2).
- Perfil: si una regla dice "el responsable del empleado" y no tiene ninguno, o un proyecto no tiene responsable de proyecto, el gasto va a un administrador de la empresa.
¿Sigues sin tenerlo claro? Pregúntale a One (pregunta frecuente 4).
Vuelve a enviar un gasto por el flujo de aprobación
Restablecer flujo de aprobación devuelve un gasto a Pendiente, en el primer paso de tu flujo actual, sin que el empleado tenga que volver a enviarlo. Requiere el permiso para restablecer el flujo de aprobación (pregunta frecuente 8).
- Ve a Gastos > Gastos de empleados.
- En el menú de acciones del gasto (⋯ al final de la fila), haz clic en Restablecer flujo de aprobación. Se aplica al instante, sin confirmación. Para restablecer varios, selecciónalos, haz clic en Restablecer flujo de aprobación en la barra inferior y confirma con Restablecer.
- El Historial de aprobaciones muestra una nueva hora de solicitud y todos los pasos se aprueban de nuevo. El gasto puede tardar un momento en reaparecer en la lista del aprobador.
Consejos y buenas prácticas
- Mantén al día el responsable y el equipo de los empleados. La mayoría de los casos de "aprobador equivocado" vienen de un responsable que falta.
- Escribe reglas que apunten a roles, como "el responsable del empleado", y pon primero las reglas más específicas.
- Da a alguien de finanzas el permiso Aprobador global de gastos, para que siempre haya una forma de desbloquear un gasto urgente.
- Relacionado: ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? · ¿Cómo encuentro los gastos que tengo que aprobar? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un aprobador aprobó un grupo de gastos, pero algunos siguen como Pendientes y el aprobador recibe el mismo correo varias veces.
Abre uno de esos gastos y mira su historial de aprobaciones. Si todos los pasos aparecen como completados pero el estado sigue siendo Pendiente, contacta con nuestro equipo de soporte con los enlaces de los gastos afectados para que podamos corregirlos. No pidas al aprobador que apruebe de nuevo.
Un empleado reenvió un gasto corregido, pero el aprobador no recibió un correo.
La solicitud sigue en la Bandeja de entrada del aprobador y en Gastos > Gastos de empleados con Aprobaciones pendientes > Mías. Avisa al aprobador de que está ahí.
Restablecí el flujo de aprobación pero fue a la misma persona.
El restablecimiento usa tu flujo de aprobación actual. Si la ruta sigue siendo incorrecta, corrige primero el flujo o el perfil del empleado y vuelve a restablecer.
Hice clic en Restablecer flujo de aprobación en la lista y parece que no pasó nada.
Desde Gastos > Gastos de empleados, el restablecimiento se aplica sin ventana de confirmación ni mensaje. Abre el gasto: el Historial de aprobaciones muestra una nueva hora de solicitud.
El aprobador dejó la empresa.
A una persona que se fue no se le pide revisar gastos nuevos; si no hay nadie más asignado al paso, va a un administrador de la empresa. Para un gasto que ya está esperando, pide a tu administrador que use Restablecer flujo de aprobación. Si sigue sin mostrar aprobador, contacta con nuestro equipo de soporte con el enlace al gasto.
Preguntas frecuentes
1. ¿Por qué un gasto fue a un administrador en lugar de a un responsable?
Si una regla dice "el responsable del empleado" y el empleado no tiene responsable en su perfil, o un proyecto no tiene responsable de proyecto, el gasto va a un administrador de la empresa. Actualiza el perfil y luego restablece el flujo de aprobación del gasto.
2. ¿Por qué el cambio en el flujo de aprobación no se aplicó a un gasto?
Con el flujo de aprobación configurado mediante One, los cambios se aplican a los gastos enviados después de guardarlos. Los gastos que ya están esperando mantienen su ruta original hasta que uses Restablecer flujo de aprobación.
3. ¿Por qué parece que se saltó un paso de aprobación?
Cuando quien envió el gasto es aprobador de un paso, ese paso se aprueba automáticamente, por lo que puede parecer que se saltó un paso.
4. ¿Cómo puedo comprobar por qué mi flujo de aprobación envió un gasto a alguien?
En Configuración > Gastos > Flujo de aprobación, haz clic en Editar y pídele a One "Explícame mi flujo de aprobación". No cambia nada a menos que hagas clic en Guardar.
5. ¿Qué debo hacer cuando el aprobador está ausente?
Alguien con el permiso Aprobador global de gastos puede aprobar el gasto con Aprobación global. Para evitarlo la próxima vez, actualiza tu flujo de aprobación con One.
6. ¿Por qué una regla de aprobación amplia atrapa gastos antes que una específica?
Las reglas se comprueban de arriba abajo y decide la primera que coincide. Una regla amplia colocada encima de una específica atrapa primero el gasto, así que pon primero las reglas más específicas.
7. ¿Cuándo debo restablecer el flujo de aprobación de un gasto?
Usa Restablecer flujo de aprobación después de corregir el flujo de aprobación o el perfil de un empleado, o cuando un gasto no tiene aprobador. El empleado no tiene que volver a enviarlo.
8. ¿Quién puede restablecer el flujo de aprobación de un gasto y de qué gastos?
Necesitas el permiso para restablecer el flujo de aprobación de gastos. Funciona con gastos Pendientes, Aprobados y Rechazados. No funciona con gastos En nómina, Enviados a pago o Pagados. Para restablecer un grupo de gastos, todos los gastos del grupo deben poder restablecerse.
9. ¿Puedo editar el flujo de aprobación sin One?
No. One es la única forma de configurar y cambiar el flujo de aprobación. Revisas cada cambio antes de guardarlo. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?.
10. ¿Restablecer el flujo de aprobación devuelve el gasto al empleado?
No. Vuelve a Pendiente en el primer paso, con los mismos datos. Si el empleado necesita cambiar algo, el aprobador puede usar entonces Solicitar cambios.
11. ¿Puedo pasar un gasto pendiente a otro aprobador a mano?
No. Cambia el flujo de aprobación, o el responsable del empleado, y luego restablece el flujo de aprobación del gasto. O usa Aprobación global si tienes ese permiso.
12. Un gasto se aprobó por error, o se aprobó automáticamente. ¿Cómo lo corrijo?
Cambiar el flujo de aprobación solo afecta a los gastos enviados después. Para el que ya está aprobado, alguien con permiso para restablecer el flujo de aprobación puede devolverlo a Pendiente (no si está En nómina, Enviado a pago o Pagado). Vuelve a ejecutarse desde el primer paso con tu flujo actual.