Gestionar las sesiones de formación ahora es más fácil y eficiente. Con las invitaciones de calendario, puede notificar automáticamente a los/as participantes y asegurarse de que las sesiones aparezcan directamente en sus calendarios de trabajo (como Google o Outlook). Esto ayuda a reducir las sesiones perdidas y evita conflictos de horario.
Esta función solo está disponible para correos electrónicos válidos. Debe conectar un correo electrónico válido al calendario Factorial .
Descripción general
La función de envío de invitaciones de calendario permite a los/as responsables de la formación enviar automáticamente invitaciones de calendario a todos los/as participantes de una sesión de formación. Estas invitaciones se basan en el horario de la sesión y se actualizarán automáticamente si se produce algún cambio.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utilice esta función cuando:
- Quiera ahorrar tiempo evitando la creación manual de invitaciones
- Realice sesiones de formación frecuentes o recurrentes
- Es importante asegurarse de que los/as participantes reciban recordatorios y vean las sesiones en sus calendarios
- Quiera reducir las ausencias sin previo aviso y los conflictos de horario
Cómo usar
- En la barra lateral, vaya a Formación
- Dentro de un curso, vaya a la pestaña Grupos de formación
- Seleccione un grupo de formación
- Cree una nueva sesión
- Durante la creación de la sesión (en el asistente de creación, la ventana modal o el panel lateral), localice el interruptor "Enviar invitaciones de calendario" en la parte inferior
- Habilite el interruptor
- Si se le solicita, conecte su calendario:
- Vaya a las preferencias de su perfil y conecte su calendario, o
- Haga clic en el botón Conectar que aparece en el mensaje para completar la configuración
- Guarde la sesión
- Una vez habilitado:
- Todos/as los/as participantes del grupo de formación recibirán una invitación de calendario por correo electrónico
- El evento reflejará la fecha y hora de la sesión
- Cualquier actualización de la sesión se sincronizará automáticamente con la invitación del calendario
Si no se envían las invitaciones, asegúrese de que su calendario esté conectado en la configuración de su perfil.
Si los/as participantes no recibieron la invitación, pídales que revisen su carpeta de correo no deseado o spam y confirmen que su dirección de correo electrónico esté configurada correctamente en la plataforma.
Consejos y mejores prácticas
- Asegúrese de que su calendario esté conectado antes de activar la función para evitar interrupciones
- Verifique los detalles de la sesión (fecha, hora, zona horaria) antes de enviar las invitaciones
- Utilice títulos de sesión claros para que los/as participantes puedan identificar fácilmente la capacitación en su calendario
- Informe a los/as participantes que acepten la invitación para recibir recordatorios
Preguntas frecuentes
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¿Necesito enviar las invitaciones manualmente después de activar la opción?
No. Las invitaciones se envían automáticamente a todos/as los/as participantes una vez que se habilita la función.
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¿Qué sucede si actualizo una sesión después de enviar invitaciones?
La invitación al calendario se actualizará automáticamente con los detalles de la nueva sesión.
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¿Puedo usar esta función sin conectar un calendario?
No. Debe conectar un calendario válido para habilitar la función y enviar invitaciones.
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¿Recibirán la invitación todos los/as participantes?
Sí, siempre y cuando pertenezcan al grupo de formación y tengan una dirección de correo electrónico válida.