Le flux d'approbation fournit un niveau supplémentaire de contrôle et de surveillance des opérations financières. Vous pouvez facilement créer des groupes d'approbation et définir des niveaux d'approbation des paiements logiciels.
❗Par défaut, un flux d'approbation automatique est mis en place pour l'ensemble des collaborateurs et collaboratrices. Cela signifie que les ressources seront automatiquement approuvées.
Pour créer un nouveau flux d'approbation :
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Faites défiler jusqu'à Finance et sélectionnez Logiciel
- Dans Approbation, cliquez sur Ajouter un groupe d'approbation
- Ajoutez un nom de groupe d'approbation et une description
- Si pour ce groupe d'approbation vous souhaitez que les ressources soient automatiquement approuvées, activez l'option Groupe d'approbation automatique
- Cliquez sur Enregistrer le groupe d'approbation
Pour définir le flux d'approbation :
Le processus d'approbation est structuré en niveaux :
- Un·e ou plusieurs approbateurs ou approbatrices sont affecté·es à chaque niveau
- Pour passer au niveau suivant, les approbateurs ou approbatrices du niveau précédent doivent approuver la demande
❗Par défaut, l'admin est la personne chargée de l'approbation pour le premier niveau.
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez le type d'approbateur et la personne qui approuve
- Cliquez sur Enregistrer le niveau d'approbation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit
💡 Vous pouvez ajouter d'autres approbateurs ou approbatrices au même niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône plus.
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant simplement sur les trois points.
Pour ajouter des personnes au flux d'approbation :
Une fois que vous avez défini le flux d'approbation, vous êtes prêt·e à affecter les collaborateurs ou collaboratrices :
- Rendez-vous dans l'onglet Collaborateurs
- Cliquez sur le + dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les personnes
- Appuyez sur Ajouter au groupe d'approbation
Pour approuver ou rejeter une demande de carte pour les logiciels :
💡 Les approbateurs ou approbatrices sont toujours informé·es par notification et par mail.
Approuver ou rejeter une demande depuis l'accueil
Toutes les demandes reçues se trouvent dans la section sur l'accueil de Factorial
- Dans votre barre latérale, accédez à Accueil
- Cliquez sur Tâches
- Vous y retrouverez toutes les demandes reçues
Vous pouvez :
- Cliquer sur la flèche pour plus de détails concernant la demande
- Rejetez ou approuvez facilement la demande en cliquant sur le bouton correspondant. Veuillez noter que si vous rejetez la demande, vous devrez fournir la raison du refus.
Approuver ou rejeter une demande depuis l'accueil :
- Dans votre barre latérale, accédez à Accueil
- Allez sur le module Tâches
- Cliquez sur la demande
- Examinez les détails de la demande
- Cliquez sur la flèche dans la section carte
- Approuvez ou rejetez la demande
Avis d'approbation
La personne ayant créé la demande recevra des notifications et des mails l'informant des actions à réaliser et de l'état.
💡 Les utilisateurs et utilisatrices peuvent également vérifier l'état de la demande dans la section Logiciel en ouvrant le logiciel concerné.
