Créez des processus d'intégration personnalisés et cohérents pour les nouvelles recrues avec des politiques d'intégration. Utilisez des conditions pour adapter les tâches en fonction du catalogue de postes, du lieu de travail ou de l'entité juridique, et suivez leur progression depuis un tableau Kanban unique.
Présentation
La section Onboarding dans les paramètres permet aux administrateurs de créer et de gérer des politiques d'intégration pour les nouveaux employés.
Une politique définit les étapes, les tâches et les responsables que chaque nouvelle recrue doit suivre pendant l'intégration. Vous pouvez utiliser des conditions pour faire en sorte que la même politique s'adapte à différents rôles du catalogue de postes, lieux de travail ou entités juridiques.
Les statuts des tâches reflètent également si l'action requise a réellement été complétée dans Factorial. Cela offre aux administrateurs une vue plus fiable de la progression de l'intégration de chaque personne.
Quand et pourquoi cela doit être utilisé
Utilisez les politiques d'intégration lorsque vous souhaitez :
- Standardiser l'expérience d'intégration dans votre organisation
- Personnaliser l'intégration en fonction du catalogue de postes, du lieu de travail ou de l'entité juridique d'une nouvelle recrue
- Éviter de créer et de maintenir plusieurs versions du même processus d'intégration
- Vous assurer que les tâches ne sont considérées comme complètes que lorsque l'action requise a eu lieu
- Utiliser des variables dans les tâches pour personnaliser le contenu d'intégration pour chaque nouvelle recrue
- Identifier rapidement les nouvelles recrues qui sont sur la bonne voie ou qui nécessitent une attention particulière
Comment utiliser
Créer une politique d'intégration
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Ouvrez la section Intégration des employés
- Créez une nouvelle politique
- Ajoutez les étapes et les tâches que les nouvelles recrues doivent compléter
- Attribuez un responsable à chaque tâche, le cas échéant
- Utilisez des variables dans les tâches lorsque vous avez besoin que le contenu s'adapte à la nouvelle recrue
- Enregistrez la politique
- Attribuez la politique aux nouveaux employés concernés
Vous pouvez également créer une politique à l'aide d'un modèle ou en générer une de manière conversationnelle avec ONE.
Le modèle est la manière recommandée de commencer. Si votre entreprise n'a pas encore de politique d'intégration publiée, une bannière sur la page Personnes invite les administrateurs à en configurer une.
Ajouter des conditions à une tâche
Les conditions permettent à une politique d'intégration de s'adapter à différents profils d'employés.
Les conditions peuvent être basées sur :
- Catalogue de postes
- Lieu de travail
- Entité juridique
- Équipe
- Type de contrat
- Pourcentage de handicap
Par exemple, vous pouvez créer une tâche Télécharger le permis de conduire qui n'apparaît que pour les conducteurs. Vous pouvez demander à ONE de la créer juste pour les conducteurs, et elle ne s'appliquera qu'aux nouvelles recrues dont le rôle est Conducteur. Tous les autres la sautent automatiquement.
Comment ajouter une condition
- Ouvrez la politique d'intégration.
- Demandez à ONE de créer la tâche que vous souhaitez.
- Dites à ONE pour qui est la tâche et spécifiez la condition, par exemple, "juste pour les conducteurs".
- Vérifiez la tâche que ONE a créée.
- Enregistrez la politique.
Les étapes n'utilisent pas de conditions. Elles utilisent des déclencheurs basés sur le temps, comme lorsque l'employé entre dans le flux, le premier jour, ou lorsque les tâches obligatoires de la phase précédente sont complétées.
Formations et enquêtes d'engagement
- Formations : attribuez des formations dans le cadre de l'intégration. Cela fonctionne avec les formations ayant l'inscription automatique activée.
- Enquêtes d'engagement : incluez des enquêtes d'engagement dans l'intégration.
Modifier une politique d'intégration
Vous pouvez apporter des modifications rapides aux tâches directement dans l'éditeur de politique, sans passer par ONE. ONE reste disponible pour des changements plus importants.
Modifier les tâches dans le panneau des tâches
- Ouvrez la politique d'intégration.
- Sélectionnez la tâche que vous souhaitez modifier.
- Dans le panneau des tâches, modifiez les champs disponibles.
Selon la tâche, vous pouvez :
- Renommer la tâche
- La passer de requise à optionnelle
- Définir sa date d'échéance comme un nombre de jours avant ou après la date de début, l'attribution, le début du flux, la fin de la période d'essai ou la fin du contrat
- Changer ses responsables
- Pour les tâches Informations sur l'employé et Informations sur le contrat, choisir quels champs la nouvelle recrue doit remplir
Vous pouvez également dupliquer ou supprimer une tâche depuis le menu d'actions de la tâche.
Les champs que vous pouvez modifier directement dépendent du type de tâche, et des champs modifiables supplémentaires sont ajoutés progressivement. Par exemple, pour les tâches par e-mail, vous ne pouvez actuellement changer que le destinataire de l'e-mail. Pour changer d'autres détails, utilisez ONE.
Ajouter des fichiers aux tâches
Les tâches acceptent des vidéos, des tableurs, des présentations, des fichiers audio et d'autres fichiers, jusqu'à 20 Mo par fichier.
Construire la politique avec ONE
- ONE ouvre la politique dans un canevas à côté du chat, depuis n'importe quelle page.
- Lorsque vous sélectionnez Ajouter une tâche, ONE commence par demander ce que la tâche doit faire.
- Si une tâche nécessite quelque chose qui n'existe pas encore, comme une formation, une enquête ou un champ personnalisé, ONE propose de le créer dans la même conversation, afin que vous n'ayez pas à quitter la politique. Selon votre compte, ONE peut également créer des lieux de travail et des équipes.
- ONE vous rappelle que seuls les responsables d'une tâche peuvent la compléter.
Enregistrer le statut et l'historique des versions
Le header de l'éditeur indique si vos modifications sont enregistrées, vous savez donc toujours l'état de votre politique.
Si vous publiez une modification par erreur, vous pouvez revenir à une version précédente :
- Ouvrez la politique d'intégration.
- Allez dans Historique.
- Sélectionnez Restaurer la version sur la version à laquelle vous souhaitez revenir.
- Examinez le brouillon qui est créé, puis publiez-le.
Restaurer une version crée un brouillon. Rien n'est mis en ligne pour les nouvelles recrues tant que vous ne l'avez pas publié.
Données que vous pouvez demander
Vous pouvez maintenant demander des données supplémentaires aux nouvelles recrues via des tâches d'entrée de données :
- Pourcentage de handicap : demandez aux nouvelles recrues de déclarer si elles ont un handicap. Vous pouvez ensuite utiliser la réponse comme condition pour afficher ou sauter des tâches spécifiques.
- Champs DATEV : demandez des champs de paie DATEV dans les tâches d'entrée de données.
- Numéro de sécurité sociale : demandez le numéro de sécurité sociale dans les tâches d'entrée de données.
Suivre la progression de l'intégration
Vous pouvez suivre la progression de l'intégration depuis la politique d'intégration ou depuis Organisation > Activité.
Depuis la politique d'intégration
- Ouvrez la politique d'intégration.
- Sélectionnez Voir les intégrés.
- Vérifiez le parcours d'intégration personnalisé de l'employé dans le Kanban.
Si une tâche ne peut pas être exécutée, par exemple parce que le responsable assigné n'existe plus, la tâche est signalée en rouge sur la chronologie de la nouvelle recrue au lieu d'être créée normalement.
Ouvrez la fiche de la nouvelle recrue pour voir ce qui a mal tourné et comment le corriger, comme réaffecter la tâche à un responsable actuel.
Avec le nouveau flux d'intégration, une tâche n'est marquée comme complétée que lorsque l'action sous-jacente a réellement eu lieu dans Factorial. Par exemple, une tâche liée à un document est considérée comme complétée lorsque le document requis a été signé, plutôt que simplement lorsque quelqu'un coche une case.
Si une nouvelle recrue ne reçoit pas la tâche attendue, vérifiez que :
- La bonne politique d'intégration est assignée à la personne.
- Les conditions de la tâche correspondent au catalogue de postes, au lieu de travail ou à l'entité juridique de la personne.
- La tâche n'est pas exclue par une autre condition.
Vous pouvez également vérifier l'activité d'intégration depuis Organisation > Activité.
Conseils et meilleures pratiques
- Utilisez des conditions au lieu de dupliquer des politiques. Si la plupart des étapes d'intégration sont les mêmes, conservez-les dans une seule politique et utilisez des conditions pour les différences.
- Attribuez des responsables de tâches clairs. Cela facilite la compréhension de qui est responsable de chaque action.
- Utilisez des variables dans les tâches. Les variables peuvent personnaliser les tâches pour chaque nouvelle recrue et réduire le travail manuel répétitif.
- Gardez les politiques alignées avec vos processus réels. Révisez-les régulièrement pour que les nouvelles recrues reçoivent toujours les bonnes étapes d'intégration.
- Utilisez le tableau Kanban de manière proactive. Vérifiez-le régulièrement pour identifier les processus d'intégration qui nécessitent une attention avant qu'ils ne deviennent des obstacles.
- Apportez de petits changements dans l'éditeur. Renommez des tâches, changez les dates d'échéance ou les responsables directement dans le panneau des tâches, et gardez ONE pour des changements plus importants.
FAQ
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Puis-je créer une politique d'intégration différente pour chaque équipe ?
Oui, mais ce n'est pas nécessaire lorsque la plupart du processus d'intégration est le même. Utilisez plutôt des conditions pour adapter une seule politique en fonction du catalogue de postes, du lieu de travail ou de l'entité juridique.
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Cocher une tâche la marque-t-elle comme complétée ?
Non. Une tâche est considérée comme complétée lorsque l'action sous-jacente a réellement eu lieu dans Factorial. Par exemple, une tâche documentaire est complétée lorsque le document a été signé.
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Les tâches peuvent-elles utiliser des variables ?
Oui. Les variables peuvent être utilisées dans les tâches pour personnaliser le contenu d'intégration pour chaque nouvelle recrue.
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Puis-je créer une politique d'intégration sans partir de zéro ?
Oui. Les politiques peuvent être créées à partir de modèles ou générées de manière conversationnelle avec ONE.
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Comment puis-je voir qui nécessite une attention particulière pendant l'intégration ?
Utilisez Voir les intégrés depuis la politique d'intégration ou allez dans Organisation > Activité pour examiner l'activité d'intégration.
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Ai-je besoin de ONE pour apporter de petits changements à une tâche ?
Non. Vous pouvez renommer une tâche, la rendre requise ou optionnelle, changer sa date d'échéance ou ses responsables, et choisir des champs pour les tâches d'information directement dans le panneau des tâches. Les champs modifiables dépendent du type de tâche.
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Puis-je annuler un changement publié ?
Oui. Utilisez Restaurer la version dans Historique. Cela crée un brouillon, et rien n'est mis en ligne tant que vous ne l'avez pas publié.
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Y a-t-il une limite de taille pour les fichiers ajoutés aux tâches ?
Oui. Chaque fichier peut faire jusqu'à 20 Mo.