Gagnez du temps et gardez votre processus de signature de documents cohérent avec des configurations de signature réutilisables. Les administrateurs peuvent définir les signataires, l'ordre de signature et les positions de tampon de signature optionnelles une fois, afin que les expéditeurs puissent réutiliser la même configuration chaque fois qu'ils envoient un document privé d'Employé ou de Société pour signature.
Vue d'ensemble
Les configurations de signature réutilisables permettent aux administrateurs de créer des configurations de signature standard dans les paramètres des Documents. Une configuration peut inclure :
- Les personnes qui doivent signer
- Si les signatures sont collectées séquentiellement ou en parallèle
- La page, la position et la taille de chaque tampon de signature, si nécessaire
Lors de l'envoi d'un document, l'expéditeur peut sélectionner une configuration existante, examiner les signataires et le placement des signatures, et envoyer le document sans configurer le flux de signature depuis le début.
Cette fonctionnalité est disponible pour les documents d'Employé et les documents privés de Société. Elle n'est pas disponible pour les documents publics.
Comment utiliser
Créer une configuration de signature réutilisable
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Accédez à la section Documents
- Ouvrez l'onglet Modèles de signature
- Cliquez sur +Nouveau modèle
- Remplissez les détails et ajoutez les signataires requis
- Choisissez si les signataires doivent signer séquentiellement ou en parallèle
- Définissez le placement du tampon de signature en utilisant un document exemple, y compris la page, la position et la taille
- Enregistrez la configuration
Utiliser un modèle de signature lors de l'envoi d'un document
- Commencez à envoyer un document d'Employé ou un document privé de Société pour signature
- Dans les paramètres du document, activez le commutateur pour Demander une E-signature
- Sélectionnez Utiliser un modèle
- Examinez les signataires prédéfinis et l'ordre de signature
- Prévisualisez les positions des tampons de signature, si elles ont été définies dans la configuration
- Apportez les ajustements nécessaires ou choisissez de configurer le flux de signature manuellement
- Envoyez le document
Si une configuration de signature réutilisable n'est pas disponible lors de l'envoi d'un document, vérifiez que vous envoyez un document d'Employé ou un document privé de Société. Les configurations de signature réutilisables ne sont pas disponibles pour les documents publics.
Si la signature apparaît au mauvais endroit, examinez le placement du tampon de signature enregistré dans la configuration. La position, la page et la taille sont définies lors de la création de la configuration.
Si vous avez besoin d'un flux de signature différent pour un document, vous pouvez configurer le flux de signature manuellement au lieu d'utiliser une configuration de signature réutilisable.
Conseils et meilleures pratiques
- Créez des configurations pour les documents que vous envoyez régulièrement, tels que des contrats, des accords et des politiques
- Utilisez des noms clairs pour les configurations afin que les expéditeurs puissent rapidement identifier la bonne configuration
- Définissez les positions des signatures lorsque les documents suivent un format cohérent
- Examinez la liste des signataires et l'ordre de signature avant d'enregistrer une configuration pour éviter d'envoyer des documents incorrectement
- La configuration manuelle est toujours disponible lorsqu'un document ne correspond pas à une configuration existante
FAQ
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Qui peut créer des configurations de signature réutilisables ?
Les administrateurs peuvent créer des configurations de signature réutilisables à partir des paramètres des Documents.
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Que peut inclure une configuration de signature ?
Une configuration peut inclure les signataires, l'ordre de signature et, en option, la page, la position et la taille de chaque tampon de signature.
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Les signataires peuvent-ils signer en même temps ?
Oui. Vous pouvez configurer une configuration pour que les signatures soient collectées en parallèle ou séquentiellement.
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Puis-je utiliser une configuration de signature pour des documents publics ?
Non. Les configurations de signature réutilisables sont actuellement disponibles uniquement pour les documents d'Employé et les documents privés de Société.
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Puis-je configurer un document manuellement à la place ?
Oui. Vous pouvez toujours construire le flux de signature manuellement lorsque vous avez besoin d'une configuration différente.