L'importateur d'employés vous permet d'ajouter des informations sur les employés à Factorial en masse au lieu de créer chaque profil manuellement. Avant de commencer l'importation, préparez vos entités juridiques, groupes d'employés, lieux de travail, équipes et catalogue de postes afin de pouvoir inclure autant d'informations que possible dans le premier import.
Vue d'ensemble
L'importateur d'employés est une feuille de calcul qui vous permet de télécharger des informations sur les employés et les contrats à Factorial en masse.
L'importateur comprend des colonnes obligatoires, qui contiennent les informations minimales requises pour créer un profil d'employé, et des colonnes optionnelles, qui vous permettent d'ajouter des informations personnelles, organisationnelles et contractuelles supplémentaires.
Avant d'utiliser l'importateur, assurez-vous d'avoir préparé ce qui suit :
- Entités juridiques et groupes d'employés : Créez toutes les entités juridiques et groupes d'employés dont vous avez besoin. Vous devez remplir un importateur séparé pour chaque entité juridique.
- Champs de contrat : Examinez les champs de contrat disponibles dans votre entité juridique et ajoutez ou modifiez des champs si nécessaire.
- Lieux de travail : Créez les lieux de travail et, le cas échéant, leurs zones de travail.
- Équipes : Créez les équipes auxquelles les employés appartiendront.
- Catalogue de postes : Créez et cartographiez les postes, rôles et niveaux pertinents dans la section Rôles.
Nous vous recommandons de compléter autant d'informations que possible lors du premier import. Cela réduit le besoin de mettre à jour manuellement les profils des employés ou d'utiliser des éditeurs en masse par la suite.
Important : One import doit être effectué par entité juridique.
Préparez votre catalogue de postes
Le Catalogue de Postes est l'endroit central pour visualiser, organiser et gérer l'architecture des postes de votre organisation.
Les emplois sont organisés en une hiérarchie claire de :
- Familles
- Fonctions
- Rôles
La vue en arbre vous aide à comprendre comment les postes sont liés et à identifier les lacunes dans votre structure de postes.
Sélectionnez une Famille, Fonction ou Rôle pour ouvrir son aperçu. De là, ouvrez Détails pour examiner et configurer les conditions associées au poste. Vous pouvez gérer des informations telles que :
- Niveaux
- Conditions de travail
- Compétences et aptitudes
- Horaires de travail et politiques de localisation
- Dispositifs assignés
Le Catalogue de Postes agit comme une source unique de vérité pour la structure des postes de votre organisation. Une fois configuré, il peut réduire le travail manuel dans d'autres processus :
- Recrutement : Les postes peuvent être automatiquement complétés dans les offres d'emploi.
- Onboarding : Les contrats et dispositifs informatiques peuvent être assignés automatiquement.
- Développement : Les parcours de carrière et les structures salariales peuvent rester cohérents dans toute l'organisation.
Comment utiliser
1. Préparez les informations dans Factorial
Avant de télécharger l'importateur, créez et configurez les entités juridiques, groupes d'employés, informations sur les lieux de travail, équipes et catalogue de postes que vous souhaitez utiliser.
L'importateur utilise ces informations existantes pour peupler les menus déroulants. Par exemple, les colonnes Lieu de travail, Équipe, Groupe d'employés et Poste utilisent des informations qui existent déjà dans Factorial.
2. Accédez à l'importateur
- Dans votre barre latérale, allez à Organisation
- Dans Personnes, cliquez sur la flèche à côté de +Ajouter une personne et sélectionnez Importer des personnes
- Sélectionnez une entité juridique
- Téléchargez la feuille de calcul ou téléchargez la vôtre
- Les colonnes disponibles dans la feuille de calcul dépendent des informations et de la configuration disponibles dans votre compte Factorial.
3. Complétez les colonnes obligatoires
Les colonnes A–E contiennent les informations minimales requises pour créer un profil d'employé.
| Colonne | Champ | Qu'est-ce que c'est ? | Format | Considérations |
|---|---|---|---|---|
| A | Prénom | Le prénom légal de l'employé. | Texte | Utilisez le nom légal de l'employé. |
| B | Nom de famille | Le nom de famille légal de l'employé. | Texte | Utilisez le nom de famille légal de l'employé. |
| C | Adresse e-mail | L'adresse e-mail associée à l'employé. | Texte | Assurez-vous que l'e-mail ne contient pas de lettres majuscules. Il peut s'agir d'une adresse e-mail personnelle ou professionnelle. |
| D | Date de début de contrat | La date à laquelle la relation d'emploi commence. |
jj/mm/aaaa* |
Cette date dépend du format de date configuré dans vos préférences. |
| E | Date d'effet du contrat | La date à partir de laquelle les conditions du contrat s'appliquent. |
jj/mm/aaaa* |
Elle peut être la même que la date de début du contrat, mais ne peut pas être antérieure. Elle est également utilisée pour calculer le prorata des absences. |
Le format de date peut varier en fonction de vos préférences dans Factorial.
Important : L'importateur inclut uniquement le contrat actuel de l'employé. Les contrats historiques doivent être ajoutés séparément.
4. Complétez les informations optionnelles sur l'employé
Les colonnes suivantes vous permettent d'ajouter des informations organisationnelles et sur l'employé supplémentaires.
| Colonne | Champ | Qu'est-ce que c'est ? | Format | Considérations |
|---|---|---|---|---|
| F | Date de fin de contrat | La date à laquelle le contrat se termine. |
jj/mm/aaaa* |
Si complété, l'employé est automatiquement désactivé dans Factorial à cette date. |
| G | Lieu de travail par défaut | Le lieu de travail où l'employé effectue la plupart de ses activités. | Liste déroulante | Sélection unique. |
| H | Zone de travail par défaut | Une subdivision au sein d'un lieu de travail. | Liste déroulante | Optionnel. Cela peut être particulièrement utile pour le module de Shifts. La liste déroulante de la zone de travail n'est pas liée au lieu de travail dans la colonne G, vous pouvez donc sélectionner une zone de travail de n'importe quel lieu de travail. |
| I | Lieux de travail | D'autres lieux de travail où l'employé effectue également des activités. | Liste déroulante | Des sélections multiples peuvent être utilisées dans Google Sheets. |
| J | Équipes | Les équipes utilisées pour structurer et classer les employés. | Liste déroulante |
Un employé peut appartenir à plusieurs équipes et avoir différents rôles au sein de celles-ci. Visible uniquement lorsque les équipes sont créées. |
| K | Poste dans le Catalogue de Postes | Le rôle et le niveau que l'employé occupe dans l'organisation. | Liste déroulante | Cette colonne n'apparaît que lorsque des rôles ont été créés dans le Catalogue de Postes. |
| L | Titre de poste préféré | Le nom informel utilisé en interne pour désigner le poste de l'employé. | Texte | Si laissé vide, Factorial utilise le rôle et le niveau du Catalogue de Postes. Ce titre peut être affiché dans Organisation > Personnes > Titre de poste. |
| M | Description du poste | Une brève description du rôle de l'employé. | Texte | Si un poste du Catalogue de Postes est sélectionné dans la colonne K, sa description configurée est automatiquement utilisée. |
| N | Adresse e-mail du manager | Identifie le manager de l'employé dans l'organigramme. | Texte | Assurez-vous que l'e-mail ne contient pas de lettres majuscules. Pour le premier import, nous recommandons de laisser ce champ vide et d'assigner les managers plus tard en masse. |
| O | Adresse e-mail du superviseur d'absence | Identifie une autre personne responsable des approbations liées à l'absence de l'employé. | Texte | Peut être utilisé pour créer des flux de travail d'approbation plus flexibles. |
Le format de date peut varier en fonction de vos préférences dans Factorial.
5. Complétez les informations personnelles et contractuelles
Les colonnes P–BE contiennent des informations supplémentaires sur l'employé, le contrat, le temps de travail et des informations personnelles.
| Colonne | Champ | Qu'est-ce que c'est ? | Format | Considérations |
|---|---|---|---|---|
| P | Date d'ancienneté | La date utilisée pour calculer l'ancienneté de l'employé. |
jj/mm/aaaa* |
Apparaît dans le profil de l'employé. |
| Q | Identifiant de l'entreprise | Un code alphanumérique personnalisable qui peut être utilisé comme identifiant de l'employé, y compris pour les pointages si applicable. | Alphanumérique | Le format peut être personnalisé. |
| R | Numéro de téléphone | Le numéro de téléphone de l'employé. | Format international | Commencez par l'indicatif du pays, par exemple, +34. |
| S | Date de naissance | La date de naissance de l'employé. |
jj/mm/aaaa* |
— |
| T | Genre | Le genre de l'employé. | Liste déroulante | Les options sont peuplées depuis Factorial. |
| U | Nationalité | La nationalité de l'employé. | Liste déroulante | — |
| V | Type d'identification | Le type de document d'identification (DNI, NIE, etc.) | Liste déroulante | — |
| W | Numéro d'identification | Le numéro associé au document d'identification. | Alphanumérique | Ne pas inclure d'espaces ou de barres obliques. |
| X | Date d'expiration de l'identification | La date d'expiration du document d'identification. | jj/mm/aaaa |
— |
| Y | Numéro de sécurité sociale | Le numéro d'identification de la sécurité sociale de l'employé. | Alphanumérique | Ne pas inclure d'espaces ou de barres obliques. |
| Z | Niveau d'éducation | Le niveau d'éducation de l'employé. | Liste déroulante | Les options disponibles peuvent être modifiées dans Paramètres > Entités juridiques > Contrats. |
| AA | Adresse - Ville | La ville de résidence de l'employé. | Texte | — |
| AB | Adresse - Code postal | Le code postal de l'employé. | Texte | — |
| AC | Adresse - Province | La province ou région de l'employé. | Texte | — |
| AD | Adresse - Pays | Le pays de résidence de l'employé. | Liste déroulante | — |
| AE | Nom du contact d'urgence | Le nom du contact d'urgence de l'employé. | Prénom et nom de famille | — |
| AF | Téléphone du contact d'urgence | Le numéro de téléphone du contact d'urgence. | Format international | Commencez par l'indicatif du pays, par exemple, +34. |
| AG | Numéro de compte | Le numéro de compte bancaire de l'employé. | Alphanumérique | Ne pas inclure d'espaces. Utilisez des lettres majuscules lorsque cela est applicable. |
| AH | Format de compte bancaire | Le format du compte bancaire de l'employé. | Liste déroulante | Obligatoire si un compte bancaire est fourni. |
| AI | Code bancaire supplémentaire | Un code bancaire supplémentaire, tel qu'un BIC. | Alphanumérique | Ne pas inclure d'espaces. Utilisez des lettres majuscules lorsque cela est applicable. |
| AJ | Groupe d'employés | Le groupe d'employés assigné à l'employé. | Liste déroulante | Les options sont peuplées depuis Factorial. Elles peuvent ensuite être modifiées dans Paramètres > Entités juridiques > Voir l'entité juridique > Groupes d'employés. |
| AK | Montant du salaire | Le salaire brut de l'employé. | Nombre | — |
| AL | Période de montant du salaire | La période associée au montant du salaire. | Liste déroulante | Obligatoire si le montant du salaire est spécifié |
| AM | Type de contrat | Le type de contrat de l'employé. | Liste déroulante | Les options peuvent être modifiées dans Paramètres > Entités juridiques > Contrats. |
| AN | Type d'heures de travail | Le type d'arrangement des heures de travail de l'employé. | Liste déroulante | Les options peuvent être modifiées dans Paramètres > Entités juridiques > Contrats. |
| AO | A un période d'essai | Indique si l'employé a une période d'essai. | Oui/Non | — |
| AP | Date de fin de période d'essai | La date à laquelle la période d'essai se termine. | jj/mm/aaaa |
— |
| AQ | A un accord de télétravail | Indique si l'employé a un accord de télétravail. | Oui/Non | — |
| AR | Catégorie professionnelle | La catégorie professionnelle de l'employé. | Liste déroulante | Les options peuvent être modifiées dans Paramètres > Entités juridiques > Contrats. |
| AS | Groupe de cotisation | Le groupe de cotisation de l'employé. | Liste déroulante | — |
| AT | Notes de contrat | Notes privées liées à un contrat spécifique. | Texte | — |
| AU | Heures de contrat | Le nombre d'heures contractées. | Nombre |
Nous recommandons d'entrer des heures hebdomadaires. Il est obligatoire de spécifier si c'est quotidien, hebdomadaire ou mensuel. |
| AV | Période des heures de contrat | La période associée aux heures contractées. | Liste déroulante |
Nous recommandons de sélectionner une période hebdomadaire. Obligatoire si le montant d'heures est spécifié. |
| AW | Jours de travail de la semaine | Les jours où l'employé travaille normalement. | Liste déroulante | Des sélections multiples peuvent être utilisées dans Google Sheets. |
| AX | Heures annuelles maximales | Le nombre maximum d'heures de travail autorisées par an. | Nombre | — |
| AY | Heures hebdomadaires maximales | Le nombre maximum d'heures de travail autorisées par semaine. | Nombre | Recommandé pour la planification automatique |
| AZ | Politique de travail pendant les jours fériés | La politique qui s'applique au travail effectué pendant les jours fériés. | Liste déroulante | — |
| BA | Heures de repos minimales entre les jours de travail | La période de repos minimale requise entre les jours de travail. | Nombre | Recommandé pour la planification automatique |
| BB | Heures maximales par jour | Le nombre maximum d'heures de travail autorisées par jour. | Nombre | Recommandé pour la planification automatique |
| BC | Contrat intermittent indéfini | Indique si l'employé a un contrat intermittent indéfini. | Oui/Non | — |
| BD | Adresse - Rue et numéro | L'adresse de rue et le numéro de l'employé. | Texte | — |
| BE | Adresse - Informations supplémentaires | Informations supplémentaires sur l'adresse. | Texte | — |
Le format de date peut varier en fonction de vos préférences dans Factorial.
6. Utilisez des sélections multiples lorsque nécessaire
Factorial peut interpréter des sélections multiples dans une seule colonne. Cela est utile pour des champs tels que Équipes, Lieux de travail et Jours de travail de la semaine.
Excel ne permet pas de sélectionner plusieurs options à partir de listes déroulantes standard. Si vous utilisez Google Sheets, vous pouvez activer des sélections multiples :
- Sélectionnez la colonne où vous souhaitez autoriser les sélections multiples.
- Ouvrez le menu déroulant
- Sélectionnez l'option Modifier, représentée par l'icône de crayon
- Cochez la case pour Autoriser les sélections multiples
- Ouvrez Options avancées
- Changez le style d'affichage en Chip
- Activez Autoriser les sélections multiples
- Sélectionnez Terminé
- Sélectionnez les options requises pour chaque employé
- Par exemple, un employé peut appartenir à la fois à l'équipe Finance et à l'équipe Comptes à Payer et avoir un rôle différent dans chacune
7. Complétez soigneusement les informations du manager
Le champ d'adresse e-mail du manager nécessite que les utilisateurs référencés comme managers soient déjà disponibles dans le processus d'importation. Pour cette raison, nous recommandons de laisser la colonne N vide lors du premier import et d'assigner les managers par la suite en utilisant les options d'édition en masse de Factorial.
8. Vérifiez la feuille de calcul avant d'importer
Avant de télécharger le fichier, vérifiez que :
- Toutes les colonnes obligatoires sont complètes
- Les adresses e-mail ne contiennent pas de lettres majuscules
- Les dates utilisent le format correct
- Les dates d'effet des contrats ne sont pas antérieures aux dates de début de contrat
- Les valeurs des listes déroulantes correspondent aux options disponibles dans Factorial
- Les employés sont assignés à la bonne entité juridique
- Les postes du Catalogue de Postes, les équipes, les lieux de travail et les groupes d'employés ont déjà été créés
- Les sélections multiples utilisent le format correct si vous utilisez Google Sheets
- Les adresses e-mail des managers et superviseurs correspondent aux bons utilisateurs de Factorial
9. Importez les employés
Téléchargez l'importateur complété sur Factorial et suivez les instructions affichées à l'écran.
Conseils et meilleures pratiques
- Préparez d'abord votre configuration Factorial. Créez des entités juridiques, des groupes d'employés, des lieux de travail, des équipes et des postes dans le Catalogue de Postes avant de télécharger l'importateur afin que les listes déroulantes correspondantes soient peuplées.
- Complétez autant d'informations que possible. Ajouter plus d'informations lors de l'importation initiale peut réduire considérablement le travail manuel par la suite.
- Commencez par les informations obligatoires. Si vous n'avez pas toutes les informations optionnelles disponibles, vous pouvez d'abord importer les employés et compléter les informations supplémentaires plus tard.
- Utilisez le Catalogue de Postes chaque fois que possible. L'attribution d'un rôle et d'un niveau dans la colonne K peut automatiquement fournir des informations liées au poste, telles que la description du poste.
- Faites attention aux adresses e-mail. Utilisez des adresses e-mail en minuscules dans les champs d'e-mail et de manager.
- Envisagez d'assigner les managers plus tard. Cela peut simplifier le premier import, surtout lors de l'importation d'employés à différents niveaux de l'organigramme.
- Utilisez Google Sheets pour les sélections multiples. Cela est particulièrement utile lorsque les employés appartiennent à plusieurs équipes ou lieux de travail.
- Vérifiez vos préférences de date. Le format de date attendu peut dépendre des paramètres configurés dans votre compte Factorial.
FAQ
-
Dois-je remplir chaque colonne ?
Non. Seules les colonnes A–E sont requises pour créer le profil de l'employé. Les colonnes restantes sont optionnelles, bien qu'il soit recommandé de compléter autant d'informations que possible.
-
Puis-je importer des employés sans attribuer de poste dans le Catalogue de Postes ?
Oui. Cependant, si vous avez déjà créé votre Catalogue de Postes, l'attribution du poste pertinent lors de l'importation peut réduire le travail manuel par la suite.
-
Un employé peut-il appartenir à plus d'une équipe ?
Oui. Un employé peut appartenir à plusieurs équipes et peut avoir différents rôles au sein de ces équipes.
-
Puis-je attribuer plus d'un lieu de travail à un employé ?
Oui. Vous pouvez attribuer un lieu de travail par défaut et d'autres lieux de travail. Des sélections multiples peuvent être effectuées lors de l'utilisation de Google Sheets.
-
Puis-je importer des contrats historiques ?
Non. L'importateur d'employés inclut le contrat actuel de l'employé. Les contrats historiques doivent être ajoutés séparément.
-
Que se passe-t-il si j'entre une date de fin de contrat ?
L'employé est automatiquement désactivé dans Factorial à la date saisie.
-
La date d'effet du contrat peut-elle être antérieure à la date de début du contrat ?
Non. La date d'effet du contrat peut être la même que la date de début, mais elle ne peut pas être antérieure.
-
Puis-je changer les options de liste déroulante du contrat ?
Oui. Certains champs de contrat peuvent être modifiés dans Paramètres > Entités juridiques > Contrats.
-
Que se passe-t-il si je laisse le titre de poste préféré vide ?
Factorial utilise le rôle et le niveau configurés dans le Catalogue de Postes comme titre de poste de l'employé.
-
Puis-je importer plusieurs jours de travail pour un employé ?
Oui. Si vous utilisez Google Sheets, vous pouvez activer des sélections multiples dans le menu déroulant pour la colonne des jours de travail.
-
Dois-je attribuer des managers lors du premier import ?
Nous recommandons de laisser les champs des managers vides lors du premier import et d'assigner les managers par la suite en masse. Cela peut simplifier l'importation, surtout lorsque les employés sont importés à travers différents niveaux de la structure organisationnelle.