Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores.
Reembolsa a muchos empleados a la vez con un único archivo bancario: Factorial prepara un archivo de transferencias SEPA con todos los gastos aprobados que selecciones, y lo subes a tu banco. Sin teclear IBAN e importes a mano, y los empleados pueden seguir cada gasto desde Aprobado hasta Enviado a pago y Pagado.
Envía los gastos aprobados a pago
Resumen
Úsalo para reembolsar gastos de su bolsillo en euros, fuera de la nómina.
Antes de empezar
- Tu plan incluye el reembolso de gastos con SEPA y tienes permiso para reembolsar gastos.
- Los gastos están Aprobados, los pagó el empleado (de su bolsillo) y se reembolsan en euros (EUR).
- Cada empleado tiene un IBAN en su perfil, en Información bancaria.
- Tu empresa tiene una cuenta bancaria añadida en Tesorería, desde la que pagar.
Cómo usarlo
- Ve a Gastos > Gastos de empleados y haz clic en la pestaña Aprobados.
- Selecciona los gastos que quieres reembolsar.
- Haz clic en Reembolsar > Reembolsar por SEPA.
- En Reembolso por SEPA, comprueba el número de gastos y el total, y indica la Fecha prevista de reembolso (hoy por defecto): la fecha en la que esperas que se pague a los empleados.
- Haz clic en Enviar. Los gastos pasan a Enviado a pago (en la pestaña Pagados), y se crea una solicitud de pago para cada uno en Tesorería.
Crea el archivo SEPA y págalo
Cómo usarlo
- Ve a Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago.
- Selecciona las solicitudes de pago de los gastos y haz clic en Enviar a pago.
- En Enviar solicitudes de pago a pago, elige Crear nuevo pago masivo (o Añadir a un pago masivo existente) y haz clic en Continuar.
- Revisa el Nombre, elige Archivo SEPA en Método de pago y la Cuenta desde la que pagar, y haz clic en Continuar. Si tu empresa tiene una cuenta bancaria de Factorial, puedes elegir Pagar con Factorial en su lugar.
- Se abre el pago masivo, con el IBAN y el importe de cada empleado. Haz clic en Descargar archivo SEPA y súbelo a tu banca online.
- Cuando tu banco haya hecho las transferencias, abre el pago masivo en Factorial y haz clic en Marcar como pagado. Los gastos pasan a Pagado (con Pagar con Factorial, cuando se completa el pago).
Consejos y buenas prácticas
- Corrige los IBAN que faltan antes de fin de mes. Pide a los empleados que añadan su IBAN en su perfil, en Información bancaria, para que nadie se quede fuera.
- Varios gastos con el mismo IBAN se combinan en una sola transferencia en el archivo, así que el empleado recibe un pago, no diez.
- ¿Gastos en otra moneda? Reembólsalos por nómina si la moneda coincide con la del salario del empleado, o págalos fuera de Factorial y márcalos como pagados (consulta ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago? y Gastos en otra moneda).
Artículos relacionados: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo marco un gasto como pagado o lo deshago?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
"Falta el IBAN": no puedo enviar los gastos a pago.
"No puedes procesar reembolsos sin el IBAN del empleado." Algunos empleados no tienen IBAN en su perfil. Puedes:
- añadir el IBAN que falta en el perfil del empleado (Información bancaria > IBAN) y volver a intentarlo, o
- hacer clic en Omitir y continuar para pagar a todos los demás ahora, y pagar a los otros más tarde.
"No se pudo generar el archivo SEPA. El IBAN de [nombre] no es válido."
Corrige el IBAN de ese empleado en su perfil y vuelve a generar el archivo.
No veo "Reembolsar por SEPA".
Comprueba que los gastos estén Aprobados, sean de su bolsillo y estén en euros, y que tengas permiso para reembolsar gastos.
"Ninguno de los gastos seleccionados se puede reembolsar por SEPA."
Cada gasto debe estar aprobado y en euros, y su empleado necesita una cuenta bancaria válida y una entidad legal.
"La entidad legal [nombre] no tiene NIF. Añádelo antes de generar el archivo SEPA."
En empresas de España o Portugal, los bancos necesitan el NIF de la entidad legal en el archivo. Pide a tu administrador que lo añada a la entidad legal y vuelve a generar el archivo.
Envié un gasto a pago por error.
Elimina su solicitud de pago en Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago, antes de que se haga el pago. El gasto vuelve a Aprobado.
Preguntas frecuentes
1. ¿El archivo SEPA sigue la norma ISO 20022?
Sí. Es un archivo XML en el formato de transferencia de crédito SEPA ISO 20022 (pain.001.001.03), un formato estándar que usan los bancos del área SEPA. Comprueba con tu banco que lo acepta.
2. ¿Puedo reembolsar gastos en otras monedas con SEPA?
No. Los pagos SEPA son solo en euros. Usa la nómina, o págalos de otra forma y márcalos como pagados.
3. ¿De dónde sale la cuenta bancaria del empleado?
De su perfil de empleado, en Información bancaria.
4. ¿Necesito conectar mi banco a Factorial?
No. Descargas el archivo y lo subes tú mismo a tu banco. Si tienes una cuenta bancaria de Factorial, también puedes elegir Pagar con Factorial.
5. ¿Cuándo ve el empleado el gasto como pagado?
Cuando el pago masivo se marca como pagado en Factorial, o cuando se completa la transferencia si pagaste con Factorial. Hasta entonces ve Enviado a pago. Cuando está Pagado, el empleado ve Pagado en su gasto, con la fecha en que se marcó como pagado.
6. Veo "Reembolsar por SEPA". ¿Significa que funcionará?
La opción se ofrece para gastos aprobados, de su bolsillo y en euros, si tu plan y tus permisos lo permiten. Al hacer clic, Factorial comprueba a cada empleado: sin IBAN en su perfil ves Falta el IBAN, y un gasto que no se puede pagar así se deja fuera ("Ninguno de los gastos seleccionados se puede reembolsar por SEPA.").
7. ¿Dónde aparecen en Tesorería los gastos que envié a pago?
En Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago, una solicitud por cada gasto. Selecciónalas y haz clic en Enviar a pago para ponerlas en un pago masivo. En Gastos, aparecen como Enviado a pago hasta que el pago se marca como pagado.