Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Factorial crea un gasto por cada pago aceptado con una tarjeta Factorial, y espera hasta que el titular de la tarjeta añada el recibo. Aquí te mostramos cómo encontrar los gastos de la tarjeta que aún les falta algo y terminarlos antes de fin de mes. Un pago está listo para tus libros una vez que tiene su recibo, categoría, proyecto, centro de costos y IVA; One, nuestro asistente de IA, completa la mayoría de eso cuando el titular de la tarjeta envía el recibo.
Encontrar gastos de tarjeta que aún les falta su recibo o detalles
Resumen
Un gasto de tarjeta permanece en Borrador hasta que el titular de la tarjeta añade el recibo y lo envía, o One lo envía por ellos. Así que los gastos de tarjeta que aún están en Borrador están esperando un recibo o un campo requerido. No hay un filtro de "recibo faltante": usa los filtros de tarjeta y estado a continuación. Necesitas permiso para ver los gastos de las personas que estás revisando.
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as.
- Filtra Tipo de gasto por Factorial Card y Estado por Borrador.
- Opcionalmente, filtra Fecha del documento por mes, o Propietario/a por persona.
- Abre un gasto para ver qué falta. Si un campo requerido está vacío, muestra Revisa los detalles de tu gasto con Campo requerido faltante y los nombres de los campos.
- Pide al titular de la tarjeta que lo complete con un comentario sobre el gasto. Consulta ¿Cómo dejo un comentario en un gasto?.
Haz que los titulares de la tarjeta los terminen por su cuenta
Resumen
Factorial ya te persigue:
- En cada pago: el titular de la tarjeta recibe un aviso de Nuevo pago con tarjeta pidiendo el recibo. Con One, se abre Añade tu recibo y One completa el gasto.
- Cada semana: el recordatorio de Gastos en borrador se envía por correo electrónico y notificación cada lunes a las 08:00 en la zona horaria de cada empleado/a, para borradores fechados desde el primer día del mes anterior, tarjeta y manual.
- Campos requeridos: haz que campos como proyecto o centro de costos sean obligatorios en el formulario de gasto. One los solicita cuando coincide con un recibo, y el gasto los marca hasta que se completen. Consulta ¿Cómo elijo qué solicita el formulario de gasto?.
- Revisión: los gastos de tarjeta siguen tu flujo de aprobación y verificaciones de gastos como cualquier otro gasto. Consulta ¿Cómo reviso los gastos según mi política de gastos?.
Consejos y Mejores Prácticas
- Ejecuta el filtro de Factorial Card + Borrador semanalmente, no solo a fin de mes.
- Pide a los titulares de la tarjeta que añadan el recibo desde la notificación de pago: toma segundos, y One hace la coincidencia.
- Artículos relacionados: Reconciliación de tarjetas: qué significa y cómo funciona · ¿Cómo se emparejan los pagos con tarjeta a gastos y recibos? · ¿Cómo cierro el mes en Gastos? Una lista de verificación para finanzas · ¿Cómo configuro notificaciones y alertas de gastos?
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
- Un titular de tarjeta envió el recibo, pero el gasto de tarjeta sigue en Borrador. One no coincidió con el recibo, por lo que creó un gasto manual separado. Pide al titular de la tarjeta que elimine el gasto manual y añada el recibo al gasto de la tarjeta. Consulta ¿Cómo se emparejan los pagos con tarjeta a gastos y recibos?.
- No veo los borradores propios de un empleado/a en la lista. Los borradores que las personas crean por sí mismas permanecen privados hasta que los envían. Los borradores de tarjeta se muestran porque Factorial los creó.
FAQ
1. ¿Hay un filtro para gastos sin recibo?
No. Los gastos de tarjeta en Borrador son los que aún están esperando su recibo. Para un gasto que ya fue enviado, ábrelo para verificar su recibo.
2. ¿Puedo cambiar el día o la hora del recordatorio de Gastos en borrador?
No. El recordatorio de Gastos en borrador se envía cada lunes a las 08:00 en la zona horaria de cada empleado/a y no se puede configurar. Cada persona puede elegir correo electrónico o notificación para ello en sus configuraciones de notificación.
3. ¿El recordatorio de Gastos en borrador va a gerentes/as o finanzas?
No. Va a cada persona sobre sus propios borradores. Factorial no envía a gerentes/as o finanzas un resumen de los borradores de otras personas.
4. ¿Se repite la notificación de Nuevo pago con tarjeta si el recibo sigue faltando?
No. La notificación de Nuevo pago con tarjeta se envía una vez por pago, al teléfono del titular de la tarjeta, nunca por correo electrónico. El recordatorio semanal de Gastos en borrador cubre lo que aún está pendiente.
5. ¿Qué borradores incluye el recordatorio de Gastos en borrador?
Borradores fechados desde el primer día del mes anterior hasta hoy, excepto gastos en un grupo de gastos.
6. ¿Cómo persigo recibos faltantes cada mes?
Semanalmente o a fin de mes, filtra Tipo de gasto por Factorial Card y Estado por Borrador (los pasos anteriores), abre cada gasto y pide al titular de la tarjeta el recibo con un comentario. Factorial también envía a los titulares de la tarjeta una notificación de Nuevo pago con tarjeta en cada pago y el recordatorio semanal de Gastos en borrador.
7. ¿Dónde veo los pagos con tarjeta que no crearon un gasto?
Reembolsos, pagos rechazados y tarjetas emitidas para Software, Compras o Beneficios no crean gastos. Ve a Tesorería > Tarjetas, abre la tarjeta y verifica Pagos con tarjeta.
8. ¿Cómo encuentro un registro de que se realizó un pago con tarjeta, o descargo los movimientos?
Cada pago está en la pestaña Pagos con tarjeta de la tarjeta con su comerciante, monto, fecha y estado. Para descargar los movimientos de la cuenta de las tarjetas, ábrela en Tesorería > Cuentas y haz clic en Exportar transacciones.