Questo articolo è per: team finanziari e amministratori.
Factorial crea una spesa per ogni pagamento accettato con una carta Factorial, e aspetta che il titolare della carta aggiunga la ricevuta. Ecco come trovare le spese della carta ancora mancanti di qualcosa e completarle prima della fine del mese. Un pagamento è pronto per la tua contabilità una volta che ha la sua ricevuta, categoria, progetto, centro di costo e IVA; One, il nostro assistente AI, compila la maggior parte di queste informazioni quando il titolare della carta invia la ricevuta.
Trova le spese della carta ancora mancanti della loro ricevuta o dettagli
Panoramica
Una spesa della carta rimane in Bozza fino a quando il titolare della carta non aggiunge la ricevuta e la invia, o One la invia per loro. Quindi, le spese della carta ancora in Bozza stanno aspettando una ricevuta o un campo obbligatorio. Non c'è un filtro "ricevuta mancante": utilizza i filtri della carta e dello stato qui sotto. Hai bisogno di autorizzazione per visualizzare le spese delle persone che stai controllando.
Come utilizzare
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti.
- Filtra Tipo di spesa per Factorial Card e Stato per Bozza.
- Opzionalmente, filtra Data documento per mese, o Proprietario per persona.
- Apri una spesa per vedere cosa manca. Se un campo obbligatorio è vuoto, mostra Controlla i dettagli della tua spesa con Campo obbligatorio mancante e i nomi dei campi.
- Chiedi al titolare della carta di completarla con un commento sulla spesa. Vedi Come posso lasciare un commento su una spesa?.
Fai completare le spese ai titolari della carta da soli
Panoramica
Factorial già ti aiuta:
- Ad ogni pagamento: il titolare della carta riceve una notifica Nuovo pagamento con carta che chiede la ricevuta. Con One, si apre Aggiungi la tua ricevuta e One completa la spesa.
- Ogni settimana: il promemoria Spese in bozza viene inviato via email e notifica ogni lunedì alle 08:00 nel fuso orario di ciascun dipendente, per le bozze datate dal primo giorno del mese precedente, carta e manuale.
- Campi obbligatori: rendi campi come progetto o centro di costo obbligatori nel modulo di spesa. One li richiede quando corrisponde a una ricevuta, e la spesa li contrassegna fino a quando non sono compilati. Vedi Come posso scegliere cosa richiede il modulo di spesa?.
- Revisione: le spese della carta seguono il tuo flusso di approvazione e controlli delle spese come qualsiasi altra spesa. Vedi Come posso controllare le spese rispetto alla mia politica di spesa?.
Consigli e Migliori Pratiche
- Esegui il filtro Factorial Card + Bozza settimanalmente, non solo alla fine del mese.
- Chiedi ai titolari della carta di aggiungere la ricevuta dalla notifica di pagamento: ci vogliono secondi, e One si occupa della corrispondenza.
- Articoli correlati: riconciliazione della carta: cosa significa e come funziona · Come vengono abbinati i pagamenti con carta a spese e ricevute? · Come chiudo il mese nelle spese? Una lista di controllo per la finanza · Come posso impostare notifiche e avvisi per le spese?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- Un titolare della carta ha inviato la ricevuta, ma la spesa della carta è ancora in Bozza. One non ha corrisposto la ricevuta, quindi ha creato una spesa manuale separata. Chiedi al titolare della carta di eliminare la spesa manuale e aggiungere la ricevuta alla spesa della carta. Vedi Come vengono abbinati i pagamenti con carta a spese e ricevute?.
- Non vedo le bozze di un dipendente nella lista. Le bozze create dalle persone rimangono private fino a quando non vengono inviate. Le bozze delle carte vengono mostrate perché Factorial le ha create.
FAQ
1. Esiste un filtro per le spese senza ricevuta?
No. Le spese della carta in Bozza sono quelle che stanno ancora aspettando la loro ricevuta. Per una spesa già inviata, aprila per controllare la sua ricevuta.
2. Posso cambiare il giorno o l'orario del promemoria Spese in bozza?
No. Il promemoria Spese in bozza viene inviato ogni lunedì alle 08:00 nel fuso orario di ciascun dipendente e non può essere configurato. Ogni persona può scegliere email o notifica per esso nelle proprie impostazioni di notifica.
3. Il promemoria Spese in bozza va ai manager o alla finanza?
No. Va a ciascuna persona riguardo alle proprie bozze. Factorial non invia ai manager o alla finanza un riepilogo delle bozze di altre persone.
4. La notifica di Nuovo pagamento con carta si ripete se la ricevuta è ancora mancante?
No. La notifica Nuovo pagamento con carta viene inviata una sola volta per pagamento, al telefono del titolare della carta, mai via email. Il promemoria settimanale Spese in bozza copre ciò che è ancora in sospeso.
5. Quali bozze include il promemoria Spese in bozza?
Bozze datate dal primo giorno del mese precedente fino ad oggi, eccetto le spese in un gruppo di spesa.
6. Come posso inseguire le ricevute mancanti ogni mese?
Settimanale o alla fine del mese, filtra Tipo di spesa per Factorial Card e Stato per Bozza (passaggi sopra), apri ogni spesa e chiedi al titolare della carta la ricevuta con un commento. Factorial invia anche ai titolari della carta una notifica Nuovo pagamento con carta ad ogni pagamento e il promemoria settimanale Spese in bozza.
7. Dove vedo i pagamenti con carta che non hanno creato una spesa?
Rimborsi, pagamenti rifiutati e carte emesse per Software, Approvvigionamento o Benefici non creano spese. Vai su Tesoreria > Carte, apri la carta e controlla Pagamenti con carta.
8. Come posso trovare una registrazione che un pagamento con carta è stato effettuato, o scaricare i movimenti?
Ogni pagamento è nella scheda Pagamenti con carta della carta con il suo commerciante, importo, data e stato. Per scaricare i movimenti del conto delle carte, aprilo in Tesoreria > Conti e clicca su Esporta transazioni.