Cet article s'adresse aux : équipes finance, admins et approbateurs.
Besoin de vos dépenses en dehors de Factorial, pour les comptabiliser, rapprocher le mois ou répondre à un auditeur ? Exportez la liste que vous voyez en CSV, créez un export avancé avec les colonnes qu'attend votre logiciel de comptabilité, ou téléchargez un PDF avec les justificatifs. Pour la clôture du mois et la comptabilité, utilisez l'export avancé.
Ce dont vous avez besoin : la permission Peut voir et télécharger les dépenses. Vous n'exportez que les dépenses que cette permission vous permet de voir (les vôtres, celles de votre équipe, d'une entité juridique ou de toute l'entreprise).
Export rapide de la liste que vous voyez
Comment l'utiliser
- Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs > Dépenses.
- Utilisez les filtres, la recherche et les colonnes pour afficher exactement les dépenses souhaitées.
- Cliquez sur le bouton ⋯ en haut à droite de la liste et choisissez Exporter en CSV.
Export avancé pour la comptabilité
Comment l'utiliser
- Dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs > Dépenses, cliquez sur Export avancé. Le panneau Exporter les données de Dépenses s'ouvre.
- Sous Choisir le format d'export, sélectionnez XLSX (Excel) ou CSV. Cochez Inclure les documents pour obtenir aussi les justificatifs.
- Sous Définir les filtres, choisissez les dépenses à inclure. Type de dépense, Statut, Date du document et Propriétaire sont là par défaut ; cliquez sur Ajouter un filtre pour en ajouter d'autres.
- Sous Personnaliser les colonnes d'export, les colonnes habituelles sont déjà présentes, dont le compte comptable, le taux de change, la date d'approbation et les alertes. Cliquez sur Ajouter une colonne pour en ajouter d'autres.
- Facultatif : modifiez le Libellé d'export d'une colonne pour qu'il corresponde à votre logiciel de comptabilité, ou faites glisser les colonnes pour les réordonner.
- Cliquez sur Exporter. Vous verrez "Export des données en cours. Nous vous préviendrons par e-mail dès qu'il sera prêt." Lorsqu'il est prêt, une notification indique "Votre export de dépenses est prêt". Vous recevez le fichier par e-mail, ou depuis Exports récents en haut du même panneau.
Télécharger les dépenses et les justificatifs en PDF
Comment l'utiliser
- Dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs > Dépenses, sélectionnez les dépenses souhaitées.
- Cliquez sur Exporter en PDF dans la barre en bas. Vous verrez "Téléchargement demandé avec succès. Vous recevrez un e-mail avec le PDF exporté."
Conseils et bonnes pratiques
- Alignez le fichier sur le format d'import de votre logiciel de comptabilité. Renommez et ordonnez les colonnes comme votre logiciel l'attend, pour que le fichier s'importe sans retouche.
- Exportez par Date du document pour votre comptabilité. C'est la date figurant sur le justificatif. Utilisez Date d'approbation si vous ne comptabilisez les dépenses approuvées que le mois de leur approbation.
- Associez d'abord vos catégories à des comptes comptables. Chaque dépense porte alors automatiquement son Numéro de compte comptable. Voir Comment associer automatiquement les catégories de dépenses aux comptes comptables ?.
- Vous voulez les chiffres sans fichier ? Demandez à One, par exemple "total des dépenses approuvées par centre de coût le trimestre dernier". Voir Comment voir ce que dépense mon entreprise ?.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
L'e-mail d'export n'est jamais arrivé.
Rouvrez Export avancé et consultez Exports récents. Chaque export affiche son Statut (En cours, Prêt ou Échec). S'il est Prêt, cliquez sur Télécharger. S'il est en Échec, essayez une période plus courte ou décochez Inclure les documents, puis exportez à nouveau. Vérifiez aussi votre dossier de courriers indésirables.
Il manque des dépenses dans le fichier.
- Vous n'exportez que ce que votre permission vous permet de voir. Demandez à un admin si vous avez besoin d'un périmètre plus large.
- Vérifiez les filtres : un filtre qui ne s'applique pas à un type de dépense exclut ces dépenses (par exemple, un champ propre aux frais kilométriques).
- Vérifiez le filtre de date : Date du document, Date de création et Date d'approbation sont des dates différentes.
"Numéro de compte comptable" est vide pour certaines dépenses.
Leur catégorie n'avait pas de compte comptable lors de la création ou de la dernière modification de la dépense. Modifier le compte comptable d'une catégorie ne s'applique qu'aux dépenses nouvelles ou modifiées, pas aux anciennes.
Mon entreprise n'utilise plus Dépenses et j'ai besoin des données.
Contactez notre équipe support. Indiquez-lui la période dont vous avez besoin.
FAQ
1. Puis-je télécharger plus de 12 mois de dépenses ?
Oui. L'export avancé n'a pas de limite de 12 mois : réglez le filtre Date du document sur toute la période dont vous avez besoin. Pour de très longues périodes avec justificatifs, exportez une année à la fois pour que chaque fichier reste gérable.
2. Puis-je filtrer les dépenses par date de paiement ?
Pas comme filtre. Ajoutez la colonne Date de paiement à votre export avancé (avec le filtre Statut réglé sur Payée) et filtrez dessus dans votre tableur. Date de débit carte est une autre date : c'est celle à laquelle la banque a réglé un paiement par carte.
3. Puis-je programmer un export automatique ?
Non, les exports se lancent manuellement. Pour envoyer les dépenses à votre logiciel de comptabilité sans exporter, voir Quelles connexions ERP et comptabilité Factorial propose-t-il ?.
4. Quels formats puis-je utiliser ?
CSV et Excel (XLSX) pour les listes, et PDF pour les dépenses avec leurs justificatifs.
5. Pourquoi l'export affiche-t-il deux entités juridiques ?
Entité juridique de la dépense est l'entité où la dépense est comptabilisée. Entité juridique du propriétaire est celle à laquelle appartient le collaborateur. Elles sont généralement identiques, mais pas toujours.
6. Puis-je voir les montants dans une seule devise ?
Le fichier affiche chaque dépense dans sa propre devise (Montant du document) et dans la devise de remboursement (Montant remboursable), avec le Taux de change. Voir Dépenses dans une autre devise.
7. Quelles dates et quels filtres puis-je utiliser dans l'export avancé ?
Dates : Date du document (la date du justificatif), Date de création, Date du rapport (envoyé pour approbation), Date d'approbation et Date de débit carte (quand la banque a réglé un paiement par carte). Vous pouvez aussi filtrer par statut, type, devise, propriétaire, paiement, approbations en attente, catégorie, entité juridique, équipe, projet et budget.
8. Quelles colonnes sont les plus utilisées pour la comptabilité ?
- Comptabilité : Numéro de compte comptable et Nom du compte comptable (le compte comptable de la catégorie, pas un compte bancaire), Catégorie, Sous-catégorie, Centres de coût, Entité juridique de la dépense, Cycle de paie.
- Montants : Montant du document et Devise du document (comme sur le justificatif), Montant remboursable et Devise de remboursement (ce qui est remboursé), Taux de change.
- Taxes : jusqu'à cinq lignes de taxe, chacune avec Montant de base (n), Taux de taxe (n) et Montant de la taxe (n).
- Fournisseur : Nom du fournisseur, N° d'identification fiscale du fournisseur.
- Dates : Date du document, Date d'approbation, Date de paiement (quand la dépense est passée à Payée), Date de débit carte.
- Approbation : Date du niveau d'approbation (1–5) et Approbateur du niveau d'approbation (1–5), Motif du refus.
- Dépense : Identifiant de la dépense, Numéro du document, Référence interne, Lien vers Factorial, Alertes.
9. Comment trouver une colonne dans l'export avancé ?
Cliquez sur Ajouter une colonne. Les colonnes sont regroupées en sections, chacune avec une courte description, et vous pouvez les rechercher. L'export avancé inclut les lignes de taxe, les comptes comptables, les centres de coût, les dates d'approbation et, avec Inclure les documents, les justificatifs.
10. Comment exporter un groupe de dépenses entier dans un seul PDF ?
Ouvrez le groupe et cliquez sur Exporter en PDF.
11. Quand utiliser l'export CSV rapide et quand l'export avancé ?
Utilisez Exporter en CSV quand vous avez simplement besoin des dépenses affichées à l'écran dans un tableur, par exemple "toutes les dépenses de déplacement en attente de mon équipe" : le fichier reprend les colonnes et les filtres définis dans la liste. Utilisez Export avancé pour la comptabilité et la clôture du mois : vous choisissez le format, la période, les dépenses à inclure et les colonnes à sortir, avec vos propres noms de colonnes pour que le fichier corresponde au modèle d'import de votre logiciel de comptabilité.
12. Les collaborateurs peuvent-ils exporter leurs propres dépenses ?
Oui. Les collaborateurs exportent leurs propres dépenses de la même façon depuis Mes dépenses, avec Exporter mes dépenses.
13. Quand utiliser l'export PDF ?
Quand vous avez besoin de chaque dépense avec son justificatif, par exemple pour un audit ou pour l'envoyer à quelqu'un qui n'utilise pas Factorial. Le PDF arrive par e-mail.
14. Comment exporter les dépenses avec leurs justificatifs ?
Il y a deux façons. Dans Export avancé, cochez Inclure les documents pour obtenir les justificatifs avec votre fichier CSV ou Excel. Ou sélectionnez les dépenses dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs > Dépenses et cliquez sur Exporter en PDF pour obtenir chaque dépense avec son justificatif dans un PDF. Utilisez la première pour votre comptabilité, la seconde pour un audit ou pour partager.
15. Puis-je envoyer les dépenses à mon logiciel de comptabilité au lieu d'exporter un fichier ?
Oui, si votre logiciel fait partie des connexions proposées par Factorial. Voir Quelles connexions ERP et comptabilité Factorial propose-t-il ? et Comment envoyer les dépenses à mon logiciel de comptabilité ?