Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores y aprobadores.
Sabe a dónde va el dinero de tu empresa sin montar una hoja de cálculo. La pestaña Informe te da los totales por estado, categoría, empleado, equipo y centro de coste, la lista de gastos te da los gastos que hay detrás, y One, nuestro asistente de IA, responde cualquier otra cosa.
Lo que necesitas: permiso para ver gastos. Ves los gastos que cubre ese permiso (tu equipo, una entidad legal o toda la empresa).
La página de Informe
Cómo usarlo
- Ve a Gastos > Gastos de empleados y abre la pestaña Informe.
- Elige el periodo con el selector de fechas de la parte superior derecha.
- Comprueba primero el filtro de Moneda: el informe muestra una moneda cada vez, y puede que no empiece en la tuya. Si algunos gastos están en otra moneda, un aviso te dice que se han filtrado: cambia el filtro de Moneda para verlos.
- Afina con los demás filtros: Entidad legal, Tipo de gasto, Empleado y Proyecto.
- Para ver los gastos que hay detrás de un widget, haz clic en su título. Se abre la lista de gastos con los mismos filtros.
Los widgets muestran los totales pendientes y aprobados, el embudo de estados, el gasto por categoría, empleado, equipo y centro de coste, y la tendencia mensual (consulta la pregunta frecuente 9).
La lista de gastos
Cómo usarlo
- Ve a Gastos > Gastos de empleados > Gastos.
- Filtra por fecha (Fecha del documento, Fecha de creación, Fecha del informe, Fecha de aprobación), estado, categoría, propietario y más.
- Muestra u oculta columnas y exporta el resultado. Consulta ¿Cómo exporto los gastos?.
Pregunta a One
Cómo usarlo
- Abre One desde cualquier parte de Factorial.
- Haz tu pregunta con palabras sencillas, por ejemplo "Muestra la tendencia de gasto de los últimos 6 meses por centro de coste." One responde con una tabla o un gráfico.
- Afina con una pregunta de seguimiento, como "solo la entidad legal de Madrid".
Consejos y buenas prácticas
- Revisa el embudo cada semana. El dinero atascado en Aprobado está esperando a reembolsarse.
- Usa la tendencia antes de las reuniones de presupuesto. Elige al menos un trimestre para que el gráfico tenga suficientes meses.
- Pregunta a One las dudas puntuales, y deja la página de Informe para la rutina semanal.
Artículos relacionados: ¿Cómo exporto los gastos? · ¿Cómo cierro el mes en Gastos? Lista de comprobación para finanzas · Gastos en otra moneda
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
"La tendencia requiere un periodo más largo".
Elige un periodo de al menos un trimestre, o haz clic en Ver este trimestre.
La página de Informe muestra 0.00, o los totales parecen más bajos de lo esperado.
- Algunos gastos están en otra moneda: la página de Informe muestra una moneda cada vez, así que cambia el filtro de Moneda.
- Solo ves los gastos que cubre tu permiso.
One dice que no encontró gastos.
One solo lee los gastos que puedes ver. Revisa el periodo y los filtros de tu pregunta, o consulta a un administrador sobre tu acceso.
Preguntas frecuentes
1. ¿Se pueden filtrar los gastos por la fecha en que se pagaron?
No en la lista ni en la página de Informe. Pregunta a One, por ejemplo "¿qué gastos se pagaron en octubre?", o añade la columna Fecha de pago a una exportación avanzada y filtra en tu hoja de cálculo.
2. ¿Puedo exportar la página de Informe?
No. Exporta la lista de gastos en su lugar, o pide a One la tabla que necesitas.
3. ¿Los informes se actualizan en tiempo real?
La página de Informe lee tus gastos cada vez que la abres o cambias un filtro. Recárgala para ver las últimas cifras.
4. ¿Por qué el mismo gasto se cuenta en dos equipos?
Para personas en más de un equipo, sus gastos cuentan en el total de cada equipo. Los centros de coste son distintos: ahí el gasto se reparte según el porcentaje de la persona en cada centro de coste.
5. ¿"Informe de gastos" es lo mismo que la página de Informe?
No. Un grupo de gastos (a veces llamado informe) es un conjunto de gastos que un empleado presenta juntos, por ejemplo un viaje. La página de Informe muestra totales de todos los gastos.
6. ¿Qué preguntas responde la página de Informe?
Cuánto está esperando aprobación, cuánto se ha aprobado y falta por reembolsar, y a dónde va el dinero. Cada total se compara con el periodo anterior.
7. ¿Cuándo uso la lista de gastos y qué filtros tiene?
Usa la lista cuando necesites los gastos en sí, no totales: cada gasto con su estado, importe, categoría y alertas. Filtros: Fecha del documento, Fecha de creación, Fecha del informe, Fecha de aprobación, estado, categoría, subcategoría, moneda, propietario, entidad legal, proyecto, alertas y más. Puedes filtrar, mostrar u ocultar columnas y exportar el resultado.
8. ¿Qué puedo preguntar a One sobre gastos?
One lee los gastos que tienes permitido ver y responde en segundos con una tabla o un gráfico. Es la forma más rápida de responder lo que la página de Informe no cubre, como una comparación, un ranking o un periodo a tu elección. Por ejemplo: "Muestra la tendencia de gasto de los últimos 6 meses por centro de coste.", "¿Qué 10 empleados han gastado más en viajes este año?", "¿Cuánto gastamos en comidas en el T3, por equipo?", "¿Qué gastos se pagaron entre el 1 y el 15 de octubre?", "¿Cuántos gastos están pendientes de mi aprobación?"
9. ¿Qué muestra cada widget de la página de Informe?
| Widget | Qué te dice |
|---|---|
| Gastos pendientes | Cuánto está esperando aprobación, reembolsable y no, frente al periodo anterior |
| Gastos aprobados | Cuánto está aprobado, reembolsable y no, frente al periodo anterior |
| Embudo de estados de gastos | Cuántos gastos y cuánto dinero están Pendientes, Aprobados, En nómina, Enviados a pago y Pagados |
| Gastos por categoría | A dónde va el dinero: viajes, comidas, hoteles… |
| Gastos por empleado | Quién gasta más |
| Gastos por equipo | Gasto por equipo |
| Gastos por centro de coste | Gasto por centro de coste. Para personas en varios centros de coste, se reparte según su porcentaje en cada uno |
| Tendencia de gastos totales | Gasto mes a mes (elige al menos un trimestre) |
10. ¿Cómo veo los totales por empleado, categoría o centro de coste?
En la pestaña Informe, abre Gastos por empleado, Gastos por categoría o Gastos por centro de coste. Cada uno muestra el total del periodo y los filtros que elegiste. Haz clic en el título de un widget para ver los gastos que hay detrás, o pregunta a One, por ejemplo "Gasto total por empleado este trimestre."
11. ¿Puedo recibir un informe de gasto automáticamente cada semana o mes?
No. Los informes y exportaciones se hacen a mano. Abre la pestaña Informe, o pregunta a One, cuando necesites las últimas cifras.