Gérer des documents et assurer la conformité peut prendre du temps. Avec ONE, vous pouvez désormais poser des questions directement sur vos documents, dossiers et modèles—économisant du temps et améliorant la visibilité au sein de votre organisation.
Aperçu
Cette fonctionnalité vous permet d'interagir avec votre base de données de documents en utilisant un langage naturel. Au lieu de rechercher manuellement dans des dossiers ou de suivre des onglets, vous pouvez simplement poser des questions à ONE et recevoir des réponses instantanées.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez cette fonctionnalité lorsque :
- Vous devez vérifier rapidement la conformité des documents (par exemple, signatures ou fichiers manquants)
- Vous souhaitez vérifier le statut d'un document ou d'un employé spécifique
- Vous préparez des audits et devez identifier des lacunes
- Vous avez besoin d'aide pour comprendre ou utiliser des modèles de documents
Comment utiliser
- Ouvrez ONE
- Démarrez une conversation : Tapez votre question en utilisant un langage naturel (comme vous le feriez avec un collègue)
- Examinez la réponse fournie par ONE
- Affinez votre question si nécessaire pour obtenir des résultats plus spécifiques
- Suivi de conformité : "Montrez-moi une liste de tous les employés avec une signature 'En attente' pour la Nouvelle Politique de Sécurité."
- Statut individuel : "Eduardo Oliveira a-t-il déjà signé son dernier contrat ? Si oui, quand ?"
- Audit et lacunes : "Recoupez les recrutements de 2025 et listez toute personne manquant un fichier dans son dossier 'Documents d'identité'."
- Validation : "Confirmez la date de téléchargement du contrat de promotion de Maria Lopez et vérifiez si elle a reçu le nouveau fichier."
- Aide aux modèles : "Quelles variables liées aux contrats puis-je utiliser dans mes modèles ?"
Si vous n'obtenez pas les résultats attendus, essayez de reformuler votre question avec des détails plus spécifiques (par exemple, nom de l'employé, type de document ou date).
Si ONE ne peut pas trouver l'information que vous demandez, assurez-vous que le document existe sur la plateforme et est correctement catégorisé et vérifiez que vous avez la permission d'accéder aux données demandées.
Si la réponse semble incomplète, posez une question de suivi ou fournissez plus de contexte pour affiner les résultats.
Demandez à ONE d'agir sur vos documents
En plus de répondre aux questions, ONE peut effectuer des travaux documentaires quotidiens pour vous. Les administrateurs RH, les managers et les employés peuvent demander à ONE, dans leurs propres mots, d'effectuer toute action qu'ils feraient manuellement dans Documents :
- Stocker un fichier : un fichier que vous téléchargez, ou un que ONE a créé, va dans un dossier que ONE suggère. Vous pouvez le confirmer ou choisir un autre dossier, y compris dans les documents d'un autre employé.
- Envoyer pour signature : ONE demande les signatures, et chaque signataire reçoit un email.
- Vérifier qui n'a pas signé : ONE liste les signataires en attente et peut leur envoyer un rappel.
- Déplacer des documents : vers le dossier que vous nommez.
- Trouver et ouvrir : ONE répond avec un lien vers le document, ou liste les options lorsque plusieurs documents correspondent.
- Supprimer et restaurer : le document va à la corbeille et peut être restauré. ONE vous avertit avant d'annuler une signature en cours.
- Gérer les dossiers : créer ou renommer des dossiers et sous-dossiers.
- Ouvrez ONE
- Décrivez l'action que vous souhaitez, ou joignez le fichier que vous souhaitez stocker
- Examinez le résumé. Avant tout changement, ONE affiche chaque document avec son lien, son espace et son dossier
- Confirmez l'action. Rien ne change tant que vous n'avez pas confirmé
ONE fonctionne dans les limites des permissions de chaque personne dans Factorial, donc vous ne pouvez agir que sur les documents et dossiers que vous pouvez déjà gérer manuellement.
Les rappels de signature sont les mêmes emails que les signataires ont reçus la première fois. Chaque document en attente envoie un email séparé, donc un employé avec plusieurs documents en attente reçoit un email par document.
Envoyer des documents à plusieurs employés en même temps n'est pas encore disponible via ONE. ONE peut envoyer un ou plusieurs documents à un employé à la fois. Pour envoyer des documents à de nombreux employés, utilisez Envoyer en masse dans Documents.
Demandez à ONE de créer et d'envoyer des modèles de documents
ONE peut également créer des modèles de documents (DOCX et PDF) et les envoyer à un employé pour vous. Cela est disponible pour les utilisateurs qui peuvent gérer des modèles de documents.
Pour créer un modèle :
- Ouvrez ONE sur Accueil
- Glissez un fichier dans le chat de ONE et demandez à ONE d'en faire un modèle, ou décrivez le document dont vous avez besoin
- Confirmez. ONE le transforme en modèle
Pour envoyer un modèle à un employé :
- Ouvrez ONE
- Demandez à ONE d'envoyer le modèle à l'employé. Par exemple : "Envoyez la lettre de promotion à Alda, nouveau titre Analyste Senior"
- ONE remplit le modèle avec les données de l'employé et vous demande toute valeur que Factorial n'a pas (par exemple, un nouveau titre de poste ou la date de début du prochain contrat)
- Vérifiez l'aperçu. ONE vous montre le document final avant qu'il ne soit envoyé
- Choisissez le dossier de destination et confirmez
- Demandez des signatures si nécessaire. Vous pouvez dire à ONE qui doit signer en premier
PDF remplissables : lorsque vous demandez à ONE d'envoyer un PDF remplissable, vous choisissez de le remplir vous-même ou de l'envoyer à l'employé pour qu'il le remplisse. Si vous le remplissez, l'employé reçoit la version finale, sans formulaire à remplir.
Conseils et meilleures pratiques
- Soyez aussi spécifique que possible lors de la pose de questions (par exemple, incluez des noms, des types de documents ou des délais)
- Utilisez des mots-clés clairs tels que “signé,” “en attente,” “téléchargé,” ou “manquant”
- Décomposez les requêtes complexes en questions plus petites pour des réponses plus précises
- Vérifiez les informations critiques de conformité avant d'agir
FAQ
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Est-ce que ONE peut vérifier si un document a été signé ?
Oui, ONE peut confirmer si un document a été signé et, si disponible, fournir la date de signature.
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Puis-je utiliser ONE pour identifier des documents manquants ?
Oui, vous pouvez demander à ONE de recouper des employés ou des périodes de temps et de mettre en évidence des fichiers manquants ou des dossiers incomplets.
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Puis-je poser des questions sur des employés spécifiques ?
Oui, vous pouvez poser des questions sur des employés individuels et leur statut de document (par exemple, contrats signés, fichiers téléchargés).
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Est-ce que ONE peut m'aider avec des modèles de documents ?
Oui. Vous pouvez demander des variables disponibles et comment les utiliser dans vos modèles. ONE peut également transformer un fichier ou une description en modèle, et envoyer un modèle à un employé rempli avec ses données.
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Est-ce que ONE peut apporter des modifications à mes documents ?
Oui. ONE peut stocker, envoyer pour signature, envoyer des rappels de signature, déplacer, supprimer et restaurer des documents, et créer ou renommer des dossiers. Avant tout changement, ONE vous montre ce qu'il va faire et attend votre confirmation.
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Pourquoi ONE ne peut-il pas accéder à certains documents ?
L'accès dépend de vos permissions. Si vous n'avez pas accès à un document, ONE ne pourra pas récupérer d'informations à son sujet.
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L'information fournie par ONE est-elle toujours à jour ?
ONE reflète les données actuelles disponibles sur la plateforme. Assurez-vous que les documents sont correctement téléchargés et mis à jour pour des résultats précis.