Con el permiso "Utilizar plantillas de documentos", en la sección "Documentos", un colaborador/a puede añadir, eliminar, previsualizar y enviar plantillas de documentos en masa.
Cuando este permiso está habilitado, el colaborador/a encontrará una nueva sección en "(Tu empresa) Documentos".
Variables de plantillas de documentos y permisos relacionados
Para que un colaborador/a pueda utilizar en una plantilla aquellas variables cuya información también depende de un permiso específico, debe tener al menos el permiso "Ver" para esa variable para los colaboradores/as a los que va a enviar la plantilla.
💡 Ejemplo:
Para usar la variable "Importe del sueldo" {{salary_amount}}, el colaborador/a debe tener habilitado al menos el permiso "Ver sueldo" para aquellos colaboradores/as a los que enviará una plantilla.
Entendiendo los permisos de variables de plantillas de documentos
Para representar los permisos que tengo como colaborador/a hemos desarrollado Niveles de Acceso. Se trata de una forma simplificada de representar a qué información tengo acceso en relación con el organigrama de la empresa.
- Acceso público: Puedo acceder a la información de toda la empresa porque es pública para todos (nombre, apellidos...)
- Acceso total: Puedo acceder a esta información de toda la empresa porque tengo permiso.
- Acceso parcial: Puedo acceder a la información de los miembros de mi equipo.
- Sin acceso: No puedo acceder a esta información del resto de colaboradores/as.
💡 Los niveles de acceso estarán disponibles en la sección Variables disponibles:
- En la barra lateral, ve a Documentos
- Haz clic en Plantillas de documento
- Desplácese hacia Variables disponibles
Prevención de errores de permisos en el envio de plantillas
Si un colaborador/a con permiso para usar plantillas de documentos envía una plantilla que incluye una variable para cuyo campo no tiene el permiso "Ver", el sistema le mostrará distintos mensajes de advertencia según el caso.
- Plantilla que incluye al menos una variable con acceso parcial: en este caso, el sistema advierte de tu estado de acceso parcial para algunas variables de la plantilla.
- Plantilla con al menos una variable sin acceso: en este caso, el sistema no permite enviar esa plantilla porque el documento contendría un espacio en blanco en lugar de la información de la variable sin acceso.
Plantillas y permisos de carpeta de colaborador/a
Un colaborador/a con permiso "Usar plantillas de documentos" podrá enviar plantillas de forma masiva sólo a aquellas carpetas de colaborador/a que tenga permiso para gestionar.
💡Ejemplo:
Si un colaborador/a tiene permiso para gestionar sólo las carpetas de colaborador/a Nóminas y Documentos de identidad, éstas serán las únicas carpetas disponibles a la hora de enviar plantillas de documentos de forma masiva.