Comprender la terminología utilizada en los módulos de Gastos y Tarjetas de Factorial hará que tu experiencia sea más rápida y fácil, especialmente al configurar o buscar ayuda. Este glosario define los conceptos, roles y procesos principales para que sepas siempre de qué estamos hablando.

Ya sea un/a colaborador/a enviando gastos, un/a mánager aprobándolos o una persona del equipo financiero configurando presupuestos y reglas, esta es su guía de referencia.

Glossario de términos clave en los módulos de Gastos y Tarjetas

A

• Alerta: Una notificación que se activa cuando un gasto o transacción viola una regla o límite predefinido, como una política de gastos o el envío de un recibo duplicado. Las alertas ayudan a las personas aprobadoras y a los equipos financieros a detectar gastos de riesgo en tiempo real.
• Aprobación automática: Una regla inteligente que aprueba automáticamente los gastos que cumplen con condiciones específicas (por ejemplo, si son inferiores a una cantidad determinada o provienen de un equipo concreto), sin necesidad de una revisión manual.
• Asistente: Una persona que envía gastos en nombre de otra.

C

• Centro de Costo: Una etiqueta interna utilizada para agrupar y hacer seguimiento de los gastos por departamento, proyecto o unidad de negocio.
• Conflicto de Categoría: Un problema que ocurre cuando un gasto de comidas o bebidas se envía para las mismas fechas que un gasto de dieta, que en teoría ya debería cubrir esos costes.

D

• Dieta: Una asignación diaria fija para los/as colaboradores/as en viajes de negocios, basada en reglas predefinidas en la política de gastos.
• Documento: Un comprobante de pago (por ejemplo, una foto de un tique o una factura) que debe adjuntarse para validar la mayoría de los gastos.
• Duplicado: Un gasto que parece haber sido enviado más de una vez. Factorial usa IA para detectar y señalar posibles duplicados basándose en la información presente en el documento adjunto.

F

• Flujo de Aprobación: Un conjunto de reglas que define quién debe aprobar un gasto y en qué orden. Se pueden configurar flujos de aprobación de uno o varios niveles, con uno o más personas aprobadoras en cada nivel.
• Función Financiera: Una función en Factorial con permisos para ver todos los gastos, configurar reglas y presupuestos, y exportar datos para informes o nóminas.

G

• Gasto: Un coste incurrido por una persona en nombre de la empresa, normalmente enviado para su aprobación y reembolso (por ejemplo, comidas, transporte, software).
• Gasto con Tarjeta: Un gasto que se genera automáticamente a partir de una transacción realizada con una tarjeta corporativa de Factorial. Estos gastos solo necesitan un documento adjunto para poder ser enviados.
• Gasto Manual: Un gasto enviado manualmente por una persona (no vinculado a una tarjeta) que requiere que esta introduzca el importe, seleccione una categoría y suba un recibo.

P

• Política: Un conjunto de reglas que define qué tipo de gastos están permitidos, los límites por categoría y quién puede enviarlos o aprobarlos. Las políticas pueden variar según el equipo, la ubicación o la antigüedad.
• Presupuesto: Un límite de gasto asignado a un equipo, departamento, proyecto o persona. Los presupuestos ayudan a controlar y monitorizar los gastos de la empresa y a hacer un seguimiento en tiempo real.

R

• Regla Inteligente: Una regla automatizada usada para activar acciones específicas, como la aprobación automática o notificaciones, basándose en condiciones como el importe, el equipo o la categoría.

S

• Solicitante: Cualquier usuario que crea y envía un gasto. Normalmente, es un/a colaborador/a, pero también puede ser una persona asistente que lo envía en nombre de otra persona.

T

• Tarjeta: Una tarjeta corporativa física o virtual emitida a través de Factorial que los/as colaboradores/as pueden usar para los gastos de la empresa. Todas las transacciones con tarjeta se registran automáticamente y se pueden convertir en gastos, lo que agiliza el envío, la aprobación y la conciliación.