Aperçu

L'intégration connecte Factorial à deux services de données DATEV. Pour chaque entité légale, vous choisissez quel service de données elle utilise : soit l'un, soit les deux.

Pour les deux services de données :

• Programmes de paie DATEV pris en charge : DATEV LODAS et DATEV Lohn und Gehalt
• Flux de données : en lecture seule, de DATEV à Factorial.
• Autorisation par entité légale : chaque entité légale est autorisée au sein de DATEV. Factorial ne lit que les données pour les clients et les services de données que vous avez autorisés.

Service de données d'évaluation des salaires DATEV

Factorial récupère les bulletins de salaire directement depuis DATEV une fois qu'un cycle de paie est fermé. Les bulletins de salaire se retrouvent dans la distribution en masse de Factorial. Là, vous pouvez vérifier comment les bulletins de salaire ont été associés et les rendre disponibles à vos employés. Vous n'avez plus besoin de télécharger, renommer ou transférer des fichiers par e-mail. Chaque bulletin de salaire est associé à un employé par prénom, nom de famille et ID légal. Personne ne voit les bulletins de salaire tant que vous n'avez pas vérifié l'association et les avez rendus disponibles.

Données récupérées

• Bulletins de salaire (Brutto/Netto-Abrechnung, type de document DATEV LOBN) pour chaque employé

Service de données des résultats de salaires DATEV

Factorial importe les résultats de paie d'un mois depuis DATEV dans l'exécution de paie de ce mois dans Factorial. Vous n'avez pas à saisir les chiffres manuellement ou à importer des fichiers.

Données récupérées (par employé et mois comptable)

• Types de salaire brut, avec numéro de type de salaire, nom et montant
• Ajouts et déductions nets, avec numéro, nom et montant
• Rémunération nette

Factorial mappe les types de salaire DATEV avec les concepts de paie de Factorial en utilisant le mappage des types de salaire de DATEV LAUDS.

Prérequis pour utiliser les services de données DATEV chez DATEV eG

Des informations générales sur les services de données DATEV sont disponibles auprès de DATEV eG ici :

• Service de données d'évaluation des salaires DATEV (Shop)
• Service de données des résultats de salaires DATEV (Shop)

Des informations sur la commande et la configuration auprès de DATEV eG sont disponibles sous Configurer les services de données DATEV et dans les documents d'aide www.datev.de/hilfe/1007329 (pour les cabinets de conseil fiscal) et www.datev.de/hilfe/1022677 (pour les entreprises). Pour chaque service de données :

En plus des cabinets de conseil fiscal, le partenaire DATEV Onboarding aide également à configurer les services de données DATEV pour les entreprises dans le secteur des clients liés aux membres qui travaillent de manière autonome avec un programme de comptabilité DATEV.

Des rendez-vous et des informations supplémentaires sont disponibles sur go.datev.de/partner-onboarding-info. DATEV propose de l'aide pour enregistrer les services de données sur www.datev.de/partner-onboarding.

En résumé, votre conseiller fiscal fait cela dans DATEV :

1. Commander et activer le service de données d'évaluation des salaires DATEV et/ou le service de données des résultats de salaires DATEV pour chaque client (Mandant) que vous souhaitez connecter à Factorial.
2. S'assurer que le client est configuré pour l'échange de données via le centre de données DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Donner à la personne qui va connecter vos entités légales depuis le compte Factorial de votre entreprise un DATEV SmartLogin avec accès à ce client.

Prérequis dans Factorial

• Le service d'échange de données de salaire DATEV (LAUDS) est installé et connecté. L'intégration prend ces informations de DATEV LAUDS : votre numéro de consultant (Beraternummer), à quel numéro de client (Mandantennummer) appartient chaque entité légale. Le service de données des résultats de salaires DATEV prend également le mappage des types de salaire déjà configuré lors des paramètres de DATEV LAUDS.
• L'entité légale est en Allemagne. Seules les entités légales allemandes peuvent être connectées.
• Vous êtes un admin dans Factorial, donc vous pouvez installer et configurer des intégrations.
• Pour le service de données des résultats de salaires DATEV uniquement : un cycle de paie régulier doit exister dans Factorial pour le mois pour lequel vous souhaitez importer des données.

Ce qu'il faut examiner avec votre conseiller fiscal

Pour les deux services de données :

• Client par entité légale : quel numéro de client DATEV appartient à quelle entité légale dans Factorial.
• Clôture du mois comptable : lorsque le mois est clôturé dans DATEV. Les données ne seront accessibles qu'après cela.

Également pour le service de données des résultats de salaires DATEV :

• Types de salaire : quels types de salaire DATEV sont utilisés, et quel concept de paie Factorial correspond à chacun. Ces mappages sont définis lors de la configuration de DATEV LAUDS.
• Ajouts et déductions nets : assurez-vous de mapper également les types de salaire nets dans DATEV LAUDS. L'importation des résultats de paie en a besoin.
• Numéros de personnel : Factorial associe les résultats de paie par numéro de personnel DATEV. Les numéros de personnel dans Factorial doivent correspondre à ceux de DATEV. Ils sont synchronisés via DATEV LAUDS.

Accès pour votre conseiller fiscal

Pour connecter une entité légale, une personne a besoin de deux choses : un SmartLogin DATEV qui est autorisé pour le client de cette entité légale dans DATEV, et des droits d'administrateur pour les intégrations dans Factorial. Cela est souvent la personne qui s'occupe de la paie de votre entreprise. Si personne dans votre entreprise n'a un SmartLogin approprié, votre conseiller fiscal peut se connecter pour vous :

1. Invitez votre conseiller fiscal à Factorial en tant qu'utilisateur externe et donnez-lui des droits d'administrateur pour les intégrations.
2. Il se connecte à Factorial, ouvre les Paramètres de l'intégration et connecte l'entité légale avec son propre SmartLogin DATEV (voir Configuration dans Factorial).

Dans Factorial, la connexion appartient à votre entreprise :

• Factorial affiche le nom de la personne qui a effectué la connexion, à titre de référence uniquement.
• Dans DATEV, l'accès reste lié au SmartLogin de cette personne.
• Si l'accès au client est perdu, ou si le consentement est retiré dans DATEV, la connexion cesse de fonctionner et doit être rétablie.

Configuration dans Factorial

1. Installer l'intégration
   Ouvrez le Factorial Marketplace, trouvez l'intégration DATEV et cliquez sur Installer pour l'entreprise.
   Un message confirme l'installation et vous indique de connecter chaque entité légale allemande dans les Paramètres de l'intégration.
   Fermez-le avec Compris pour vous assurer que tout est prêt à démarrer.
    
2. Ouvrir les Paramètres
   Dans les Paramètres de l'intégration, Connexions DATEV liste toutes vos entités légales allemandes au format “Nom de l'entité légale (ID client DATEV)”, par exemple “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Chaque entrée indique si l'entité est connectée, pour quels services de données, par qui, quand, et quand la connexion expire.
    
3. Choisissez une entité légale et cliquez sur Connecter
    
4. Choisissez les services de données
   Cochez ce que cette entité légale doit utiliser : Service d'évaluation des salaires, Service des résultats de salaires ou les deux.
   Factorial demande à DATEV exactement les services de données que vous cochez ici.
    
5. Connectez-vous à DATEV
   Cliquez sur Connecter. Une fenêtre DATEV s'ouvre.
   Connectez-vous avec votre SmartLogin DATEV et scannez le code QR avec l'application SmartLogin DATEV.
   Une fois que DATEV confirme, vous revenez à la liste et l'entité légale s'affiche comme connectée.
    
6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque entité légale supplémentaire

Importation des bulletins de salaire (service de données d'évaluation des salaires DATEV)

Une fois que votre conseiller fiscal a clôturé le mois comptable dans DATEV :

1. Dans Factorial, ouvrez Documents et commencez une distribution en masse de fichiers.
2. Dans l'étape de téléchargement, cliquez sur Importer depuis DATEV.
3. Choisissez le mois comptable. Par défaut, le mois précédent est sélectionné.
4. Factorial récupère les bulletins de salaire de ce mois pour chaque entité légale connectée au service de données d'évaluation des salaires DATEV et les combine en un seul PDF.
5. Dans l'assistant de distribution, Factorial divise le document par page et associe chaque page à une personne par son prénom, nom de famille et numéro de sécurité sociale. Vérifiez que l'association est correcte, puis rendez les bulletins de salaire disponibles.

Si certains bulletins de salaire ne sont pas encore disponibles dans DATEV pour une entité légale, ou si DATEV refuse l'accès, Factorial importe tout de même les bulletins de salaire pour les entités disponibles. Vous êtes informé des entités manquantes et des raisons.

Importation des résultats de paie (service de données des résultats de salaires DATEV)

Une fois que votre conseiller fiscal a clôturé le mois comptable dans DATEV :

1. Dans Factorial, ouvrez le cycle pour le mois que vous souhaitez importer sous Compensations.
2. Ouvrez le menu à trois points (⋮) en haut à droite, cliquez sur Importer les résultats de paie. Dans l'étape de téléchargement, cliquez sur Importer depuis DATEV.
3. Un formulaire de vérification apparaîtra. Cliquez simplement sur le bouton Démarrer l'importation. Seules les entités légales connectées au service de données des résultats de salaires DATEV sont proposées. Le mois comptable provient de l'exécution de la paie.

Avant l'importation, Factorial vérifie que tout est prêt :

• Un cycle de paie régulier existe pour le mois.
• Le mappage des types de salaire peut être lu.
• Les employés de l'entité légale ont des numéros de personnel DATEV.
• DATEV a des résultats de paie pour ce mois.

Si un contrôle échoue, vous voyez immédiatement la raison et rien n'est importé. Sinon, une dernière fenêtre de formulaire apparaîtra montrant des commentaires sur le processus : combien d'employés seront impliqués, si certains d'entre eux manquent dans le processus, si une entité légale a été trouvée comme non connectée…

L'importation s'exécute en arrière-plan et vous pouvez fermer la fenêtre. Lorsqu'elle se termine, Factorial enverra une notification interne avec des informations sur l'importation.

Gestion des connexions

• Modifier les services de données d'une entité légale : Dans Paramètres, choisissez l'entité légale, cochez les services de données que vous souhaitez et cliquez sur Reconnecter. Vous vous reconnectez à DATEV.
• Renouveler une connexion expirée ou révoquée : Une connexion expire deux ans après la connexion à DATEV. Paramètres affiche la date sous Expire le. Si une entité légale affiche Expiré — besoin de reconnecter ou Besoin de reconnecter — DATEV a révoqué la connexion, choisissez-la dans Paramètres et reconnectez-vous à DATEV. D'ici là, les importations ignorent cette entité.
• Déconnecter des entités légales spécifiques : Lors de la désinstallation de l'intégration, choisissez Déconnecter des entités légales spécifiques, cochez celles que vous souhaitez et terminez par Confirmer. L'intégration reste installée.
• Désinstaller l'intégration : Lors de la désinstallation, choisissez Désinstaller. Chaque entité légale est déconnectée de DATEV et les propres enregistrements de l'intégration, tels que ses connexions, sont supprimés.

Portée et limitations

Pour les deux services de données :

• Uniquement des entités légales allemandes.
• Sur demande uniquement. Factorial récupère des données uniquement lorsque vous démarrez l'importation, pas selon un calendrier.
• Limite de demande DATEV : DATEV limite le nombre de demandes par heure. Si la limite est atteinte, vous êtes informé du moment où vous pouvez réessayer.
• Les données maîtresses proviennent de DATEV LAUDS. Modifiez le numéro de consultant, les numéros de client, les numéros de personnel et le mappage des types de salaire dans DATEV LAUDS.

Service de données d'évaluation des salaires DATEV :

• Mois comptables : vous pouvez récupérer n'importe quel mois de janvier de l'année précédente jusqu'au dernier mois clôturé.
• Documents toujours pour l'ensemble de l'entreprise. DATEV retourne les bulletins de salaire de tous les employés de toutes les entités légales de l'entreprise. Vous ne pouvez pas récupérer les bulletins de salaire d'un seul employé particulier.

Service de données des résultats de salaires DATEV :

• Importations dans un cycle de paie existant. Factorial ne crée pas le cycle de paie. Il doit déjà exister pour le mois.
• Uniquement des données pour les employés avec un numéro de personnel DATEV. Tout employé sans numéro de personnel DATEV, ou sans résultats dans DATEV pour le mois, est ignoré.
• Types de salaire sans mappage dans DATEV LAUDS ne peuvent pas être importés.

Dépannage

Pour les deux services de données

Service de données d'évaluation des salaires DATEV

Service de données des résultats de salaires DATEV