Définissez un nombre maximum de participants pour chaque groupe de formation et voyez sa capacité d'un coup d'œil. Cela vous aide à gérer les places disponibles, éviter les sur-attributions et ajuster les limites de groupe directement pendant le flux d'attribution des participants.
Aperçu
Les groupes de formation peuvent avoir une limite maximale de participants, ou être explicitement définis comme Sans limite.
La capacité est affichée de manière cohérente tout au long de l'expérience de formation, vous permettant de voir combien de places sont disponibles avant d'attribuer des participants. Lorsqu'un groupe atteint sa limite, l'attribution de participants supplémentaires est bloquée jusqu'à ce que suffisamment de places soient disponibles ou que la limite soit augmentée.
Cette fonctionnalité est disponible pour les entreprises ayant Training Core.
Comment utiliser
Définir une limite de participants
- Dans votre barre latérale, allez à Formation
- Sélectionnez un groupe de formation ou créez-en un nouveau
- Entrez le nombre maximum de participants autorisés pour le groupe.
- Laissez le champ vide si le groupe doit avoir Sans limite.
- Enregistrez le groupe
Vérifier la capacité du groupe
Vous pouvez voir la capacité d'un groupe à plusieurs endroits :
- Table des groupes : Voir le nombre de participants attribués par rapport à la limite, comme 4/10
- Détails du groupe : Vérifiez la capacité dans l'en-tête du groupe
- Sélecteur de groupe : Voir la capacité comme une étiquette lors de la sélection d'un groupe
Les indicateurs de capacité utilisent le même code couleur tout au long de l'expérience :
- Neutre : Le groupe a des places disponibles
- Ambre : Le groupe est sur sa dernière place disponible ou est au moins à 90 % plein
- Rouge : Le groupe est plein ou dépasse sa limite
- Sans limite : Le groupe est explicitement marqué Sans limite
Attribuer des participants
- Ouvrez l'option pour ajouter des participants à un groupe de formation
- Sélectionnez les participants que vous souhaitez attribuer
- Vérifiez le compteur de capacité pour voir comment votre sélection s'inscrit dans les places disponibles
- Si la sélection dépasse la limite, le compteur devient rouge et indique combien de participants doivent être retirés, par exemple : 3 au-dessus de la limite, retirez 3 pour s'adapter
- Retirez des participants de votre sélection jusqu'à ce qu'elle s'inscrive dans la capacité disponible
- Attribuez les participants
L'action Attribuer reste désactivée tant que la sélection dépasse la limite du groupe.
Augmenter la capacité lors de l'attribution des participants
Si vous avez la permission de modifier la formation, vous pouvez augmenter la limite du groupe sans quitter le flux d'attribution.
- Sélectionnez les participants que vous souhaitez attribuer
- Si votre sélection dépasse la limite actuelle, utilisez l'option pour augmenter la capacité
- La nouvelle limite suggérée correspond à votre sélection actuelle
- Confirmez le changement
- Attribuez les participants
Le changement de capacité est confirmé à la fois dans le flux de groupe et par une notification. Les deux confirmations incluent une option Annuler.
Pour annuler le changement :
- Sélectionnez Annuler après avoir augmenté la limite
- Le groupe revient à sa capacité précédente
Si des places supplémentaires ont été prises depuis l'augmentation de la limite, le changement ne peut pas être annulé. Un message explique pourquoi.
Si le bouton Attribuer est désactivé, vérifiez si le nombre de participants sélectionnés dépasse la capacité du groupe. Retirez des participants jusqu'à ce que la sélection s'inscrive dans les places disponibles, ou augmentez la limite du groupe si vous avez la permission de modifier la formation.
Si le groupe apparaît comme dépassant la limite, le groupe peut avoir atteint ou dépassé sa capacité car des participants ont déjà été attribués. Consultez la liste actuelle des participants et augmentez la limite si nécessaire.
Annuler n'est pas disponible si des participants supplémentaires ont pris les places depuis l'augmentation de la limite. Cela empêche le groupe de se retrouver en dessous de son nombre actuel de participants.
Si vous ne voyez pas de limite de capacité, le groupe peut être configuré comme Sans limite. Les groupes sans maximum affichent explicitement Sans limite plutôt que de laisser la capacité vide.
Conseils et meilleures pratiques
- Définissez la capacité lors de la création d'un groupe afin que les places disponibles soient claires dès le départ.
- Utilisez Sans limite lorsqu'il n'y a réellement pas de nombre maximum de participants plutôt que de laisser la capacité ambiguë.
- Vérifiez l'indicateur de capacité avant d'attribuer des participants, en particulier pour les groupes avec un espace physique ou des licences limités.
- Si un groupe atteint régulièrement sa limite, envisagez de revoir la capacité du groupe avant de créer une autre attribution.
FAQ
-
Un groupe de formation peut-il ne pas avoir de limite de capacité ?
Laissez le champ maximum de participants vide lors de la création ou de la modification du groupe. Le groupe sera marqué Sans limite.
-
Puis-je attribuer plus de participants que le groupe ne le permet ?
Non. Si les participants sélectionnés dépassent la limite du groupe, l'attribution est bloquée jusqu'à ce que la sélection s'inscrive ou que la capacité soit augmentée.
-
Puis-je augmenter la capacité lors de l'attribution des participants ?
Oui, si vous avez la permission de modifier la formation. Vous pouvez augmenter la limite directement depuis le flux d'attribution pour s'adapter à votre sélection actuelle.
-
Que se passe-t-il lorsqu'un groupe atteint sa limite ?
Le groupe est affiché en rouge comme plein, et vous ne pouvez pas attribuer de participants supplémentaires à moins que la capacité ne soit augmentée.
-
Que se passe-t-il si des participants sont déjà au-dessus de la limite ?
Le groupe continue d'afficher son nombre réel de participants et est marqué comme en surcharge. Vous pouvez revoir ou ajuster la limite si nécessaire.