¿Qué es Sage 200?
Sage 200 es un software ERP enfocado en la gestión financiera, contable, de nómina y de recursos humanos para empresas de tamaño medio. Permite la gestión de contratos, cálculos de nómina, contribuciones a la seguridad social, compensaciones, impuestos y documentación de empleados, asegurando un alto nivel de control y cumplimiento legal.
Beneficios clave de la integración
- Eliminación de la entrada de datos duplicados entre Recursos Humanos y Nómina
- Sincronización bidireccional de empleados y contratos
- Reducción de errores manuales en contrataciones, cambios y despidos
- Centralización de documentos legales (nóminas, Modelo 145, certificados)
- Gestión de incidentes de nómina desde Factorial a Sage
- Variables de nómina
Funcionalidades principales
- Creación de empleados desde Factorial → Sage
- Creación de empleados desde Sage → Factorial
- Sincronización de datos personales y contractuales
- Gestión de despidos de empleados y finalización de contratos
- Envío automático de documentos de nómina desde Sage a Factorial
- Sincronización de compensaciones (Factorial → Sage solo)
- Sincronización de ausencias (Factorial → Sage solo)
- Sincronización de Variables de Nómina (Factorial → Sage solo)
Campos sincronizados
Nuevas inscripciones de empleados
Datos personales
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Nombre completo | ✅ | ✅ |
| Tipo y número de documento | ✅ | ✅ |
| Número de Seguridad Social | ✅ | ✅ |
| Número de teléfono | ✅ | ✅ |
| Correo electrónico | ✅ | ✅ |
| Fecha de nacimiento | ✅ | ✅ |
| Género | ✅ | ✅ |
| Nacionalidad | ✅ | ✅ |
| IBAN | ✅ | ✅ |
| Dirección | ✅ | ✅ |
| Ciudad | ✅ | ✅ |
| Provincia/Estado | ✅ | ✅ |
| Código postal | ✅ | ✅ |
| País | ✅ | ✅ |
| Código de empleado | ❌ | ✅ |
Datos contractuales
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Fecha de inicio/finalización del contrato | ✅ | ✅ |
| Fecha de inicio de empleo | ✅ | ✅ |
| Puesto de trabajo | ✅ | ✅ |
| Horas contratadas | ✅ | ✅ |
| Horas anuales/semanales máximas (Convenio colectivo) | ✅ | ✅ |
| Equivalente a tiempo completo (FTE) % | ✅ | ✅ |
| Días laborables | ✅ | ✅ |
| Grupo de cotización | ✅ | ✅ |
| Categoría profesional | ✅ | ✅ |
| Tipo de contrato | ✅ | ✅ |
| Sueldo base | ✅ | ✅ |
Modificaciones de empleados
Datos personales
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Nombre completo | ❌ | ✅ |
| Tipo y número de documento | ❌ | ✅ |
| Número de Seguridad Social | ❌ | ✅ |
| Número de teléfono | ✅ | ❌ |
| Correo electrónico | ❌ | ❌ |
| Fecha de nacimiento | ❌ | ❌ |
| Género | ✅ | ❌ |
| Nacionalidad | ❌ | ❌ |
| IBAN | ❌ | ❌ |
| Dirección | ✅ | ❌ |
| Ciudad | ❌ | ❌ |
| Provincia/Estado | ❌ | ❌ |
| Código postal | ✅ | ❌ |
| País | ✅ | ❌ |
| Código de empleado | ❌ | ✅ |
Datos contractuales
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Fecha de inicio/finalización del contrato | ❌ | ✅ |
| Fecha de inicio de empleo | ✅ | ✅ |
| Puesto de trabajo | ✅ | ✅ |
| Horas contratadas | ✅ | ✅ |
| Horas anuales/semanales máximas (Convenio colectivo) | ✅ | ✅ |
| Equivalente a tiempo completo (FTE) % | ✅ | ✅ |
| Días laborables | ❌ | ❌ |
| Grupo de cotización | ✅ | ✅ |
| Categoría profesional | ✅ | ✅ |
| Tipo de contrato | ✅ | ✅ |
| Sueldo base | ✅ | ✅ |
Terminaciones
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Fecha de terminación | ✅ | ✅ |
Ausencias (Factorial → Sage solo)
| Campo | Sincronizado |
|---|---|
| Fecha de inicio | ✅ |
| Fecha de finalización | ✅ |
| Tipo de ausencia | ✅ |
Documentos (Sage → Factorial solo)
| Documento | Sincronizado |
|---|---|
| PDF de nómina | ✅ |
| Certificado de retenciones | ✅ |
| Modelo 145 | ✅ |
Compensación (Factorial → Sage solo)
| Documento | Sincronizado |
| Variables | ✅ |
Gastos (Factorial → Sage solo)
| Campo de gasto (sync_payload) | Descripción | Requerido | Uso / destino en Sage 200 |
| IDENTIFICACIÓN | |||
| id | Identificador de gasto en Factorial | Sí | Referencia de gasto en la pantalla de Sage |
| syncable_sync_run_id | Identificador de línea de ejecución de sincronización | Sí | Devolución de estado |
| EMPLEADO Y EMPRESA | |||
| employee_id | Empleado | Sí | Localiza al empleado por ID/NIE y NAF |
| legal_entity_id | Empresa de gasto | Recomendado | Rastreo |
| employee_company_identifier | Identificador interno de empleado | Recomendado | Código de empleado en Sage |
| DATOS FINANCIEROS | |||
| reimbursable_amount | Monto a reembolsar (en céntimos) | Sí | Monto del incidente de nómina |
| currency | Moneda | No | Almacenado como referencia |
| total_amount | Monto total del gasto | No | - |
| CLASIFICACIÓN | |||
| category_name | Categoría de gasto | Sí | Determina el concepto de nómina |
| category_id | Identificador de categoría | No | Alternativa si no se recibe el nombre |
| status | Estado del gasto | Sí | Filtro de entrada |
| payment | Método de pago | No | Almacenado como referencia |
| reimbursement_method | Método de reembolso | No | Almacenado como referencia |
| FECHA Y DESCRIPCIÓN | |||
| effective_on | Fecha del gasto | Sí | Año, mes y día del incidente |
| description | Descripción del gasto | No | Notas del incidente |
| merchant_name | Comerciante | No | Columna propia en los gastos s_ |
¿Cuál es el flujo esperado?
- Nuevo empleado
- Terminación
- Modificaciones
- Variables de compensación
- Gastos
¿Qué hace esta integración?
Cuando un empleado registra un gasto en Factorial (un viaje, un subsidio de comida, kilometraje, suministros de oficina...) y su gerente lo aprueba, ese gasto se envía automáticamente a Sage 200 para que pueda ser incluido en la nómina del empleado, sin que nadie tenga que ingresarlo manualmente.
Menos trabajo manual, menos errores, y los gastos llegan más rápido a la nómina.
¿Cómo funciona? (en 5 pasos)
- El cliente aprueba el gasto en Factorial. Solo se envían los gastos que ya están aprobados (o en estado "en nómina").
- Factorial notifica a la integración que hay nuevos gastos listos para ser enviados.
- La integración revisa cada gasto: verifica que el empleado, la empresa, el monto y la categoría sean correctos.
- La integración identifica en Sage a qué empleado y qué concepto de nómina corresponde cada gasto (por ejemplo, "Taxis" se traduce automáticamente al concepto de nómina "Viajes nacionales").
- El gasto aparece en Sage 200, listo para que el gerente de nómina lo revise e incluya en el cálculo de nómina del mes.
Si algo no puede ser procesado (por ejemplo, no se encuentra un empleado o un monto está vacío), la integración muestra un mensaje claro para que se pueda corregir a tiempo, en lugar de perder el gasto silenciosamente.
¿Qué información se envía?
Para cada gasto, se envían los datos necesarios para que Sage 200 pueda identificarlo y procesarlo correctamente:
| Bloque Qué incluye Para qué se utiliza | ||
|---|---|---|
| Identificación | Número de gasto en Factorial | Sirve como referencia en Sage para trazabilidad |
| Empleado y empresa | Empleado, empresa, código de empleado | Localiza al empleado correcto en Sage (por ID/NIE) |
| Datos financieros | Monto a reembolsar, moneda | Este es el monto incorporado a la nómina |
| Clasificación | Categoría de gasto (por ejemplo, "Subsidio de comida", "Taxis") | Determina qué concepto de nómina se utiliza en Sage |
| Fecha y descripción | Fecha del gasto, descripción, comerciante | Localiza el gasto en el mes correcto y añade contexto |
¿Cómo se traducen las categorías de gastos en conceptos de nómina?
Cada categoría de gasto en Factorial tiene un concepto de nómina asignado en Sage 200. Esta es la tabla que utiliza la integración para saber "dónde va cada gasto":
| Categoría en Factorial Concepto de nómina en Sage 200 | |
|---|---|
| Kilometraje | Kilometraje exento |
| Subsidio de comida / Alojamiento / Lavandería | Subsidios de comida exentos |
| Comidas / Refrigerios | Subsidio de comida |
| Aerolíneas, coches de alquiler, estacionamiento, combustible, peajes, taxis, transporte (público, privado o en tren) | Viajes nacionales |
| Tarifas de pasaporte/visa | Viajes internacionales |
| Internet, teléfono, suministros de oficina, suscripciones, formación, "Otros" | Gastos de trabajo remoto |
Esta tabla de mapeo se puede personalizar según las necesidades de cada cliente.
¿Qué pasa si algo sale mal?
La integración no deja errores "en el aire": siempre proporciona un mensaje específico sobre lo que ocurrió, para que se pueda resolver rápidamente.
| Situación Qué significa Qué hay que hacer | ||
|---|---|---|
| Gasto aceptado | Todo es correcto | Nada, continúa su proceso en Sage |
| Empleado no encontrado | Falta ID/NIE o el empleado no existe | Revisar los detalles del empleado |
| Empresa no configurada | Esa empresa no está vinculada a Sage | Completar la configuración con GM Integra |
| Gasto no aprobado | El gasto aún no está en el estado correcto | Aprobar el gasto en Factorial |
| Monto vacío |
Campos que no se sincronizan
- Cambios de IBAN de Factorial a Sage (requieren un incidente de nómina aprobado)
- Cambios de DNI / NIE después de la creación del empleado
- Cambios de correo electrónico de Factorial a Sage
- Cambios de contrato realizados en Factorial (Sage es el sistema maestro)
- Ausencias de Sage a Factorial
Consideraciones importantes
- Las nuevas contrataciones y cambios críticos generan incidentes de nómina en Factorial que deben ser validados.
- Sage → Factorial la sincronización se ejecuta cada 24 horas.
- Factorial → Sage la sincronización es inmediata a través del conector IRIS.
- Los documentos se transfieren solo si están almacenados en la Gestión de Documentos de Sage.
- La fecha de terminación efectiva determina cuándo el empleado se vuelve inactivo en Factorial.
- La información de dirección puede no transferirse exactamente.
- Desde Factorial → Sage, la dirección se sincroniza en el campo Dirección. Luego debe dividirse manualmente en tipo de calle, nombre de calle y número, ya que son tres campos separados en Sage.
- Desde Factorial → Sage, ambos apellidos se sincronizan en Apellido 1 en Sage. Pueden separarse manualmente después si es necesario.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
-
¿Quién es GM Integra?
GM Integra es nuestro socio oficial de Sage y el desarrollador del conector entre Factorial y Sage.
-
¿La integración tiene un costo?
Sí, lo tiene. Por favor, contacta a tu Gerente de Cuenta para evaluar una propuesta.
-
¿Es la integración bidireccional?
Sí, pero con diferentes reglas del sistema maestro dependiendo del tipo de dato.
-
¿La sincronización de datos es inmediata?
Para Factorial → Sage, sí. De lo contrario, la sincronización de datos se ejecuta una vez al día, durante la noche.
-
¿Se sincronizan las ausencias en ambas direcciones?
No. Las ausencias solo se envían de Factorial a Sage.
-
¿Qué pasa si falta un campo requerido?
La sincronización falla y el error se registra en irisconecta.com.
-
¿Cuándo se envían las nóminas a Factorial?
Cuando se generan en Sage y se guardan en la Gestión de Documentos utilizando la impresora PDF de Sage.
-
Si tengo un problema, ¿dónde puedo reportar errores?
Todos los problemas deben ser reportados a través del portal de tickets de GM Integra, IRIS. Recibirás acceso una vez que la integración esté instalada.