Was ist Sage 200?
Sage 200 ist eine ERP-Software, die sich auf Finanz-, Buchhaltungs-, Lohn- und HR-Management für mittelständische Unternehmen konzentriert. Sie ermöglicht die Verwaltung von Verträgen, Lohnberechnungen, Sozialversicherungsbeiträgen, Vergütungen, Steuern und Mitarbeiterdokumentationen und gewährleistet ein hohes Maß an Kontrolle und rechtlicher Konformität.
Wesentliche Vorteile der Integration
- Eliminierung der doppelten Dateneingabe zwischen HR und Lohnabrechnung
- Bidirektionale Synchronisation von Mitarbeitenden und Verträgen
- Reduzierung manueller Fehler bei Einstellungen, Änderungen und Kündigungen
- Zentralisierung von rechtlichen Dokumenten (Lohnabrechnungen, Modell 145, Zertifikate)
- Management von Lohnvorfällen von Factorial zu Sage
- Lohnvariablen
Hauptfunktionen
- Mitarbeitenden-Erstellung von Factorial → Sage
- Mitarbeitenden-Erstellung von Sage → Factorial
- Synchronisation von persönlichen und vertraglichen Daten
- Management von Mitarbeitendenkündigungen und Vertragsbeendigungen
- Automatische Versendung von Lohnabrechnungsdokumenten von Sage zu Factorial
- Synchronisation von Vergütungen (Factorial → Sage nur)
- Synchronisation von Abwesenheiten (Factorial → Sage nur)
- Synchronisation von Lohnvariablen (Factorial → Sage nur)
Synchronisierte Felder
Neue Mitarbeitendenregistrierungen
Persönliche Daten
| Feld | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | ✅ | ✅ |
| Dokumenttyp und -nummer | ✅ | ✅ |
| Sozialversicherungsnummer | ✅ | ✅ |
| Telefonnummer | ✅ | ✅ |
| ✅ | ✅ | |
| Geburtsdatum | ✅ | ✅ |
| Geschlecht | ✅ | ✅ |
| Nationalität | ✅ | ✅ |
| IBAN | ✅ | ✅ |
| Adresse | ✅ | ✅ |
| Stadt | ✅ | ✅ |
| Provinz/Bundesland | ✅ | ✅ |
| Postleitzahl | ✅ | ✅ |
| Land | ✅ | ✅ |
| Mitarbeitenden-Code | ❌ | ✅ |
Vertragliche Daten
| Feld | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Vertragsbeginn/-ende | ✅ | ✅ |
| Beschäftigungsbeginn | ✅ | ✅ |
| Stellenbezeichnung | ✅ | ✅ |
| Vertraglich vereinbarte Stunden | ✅ | ✅ |
| Maximale jährliche/wöchentliche Stunden (Tarifvertrag) | ✅ | ✅ |
| Vollzeitäquivalent (FTE) % | ✅ | ✅ |
| Arbeitstage | ✅ | ✅ |
| Beitragsgruppe | ✅ | ✅ |
| Berufskategorie | ✅ | ✅ |
| Vertragsart | ✅ | ✅ |
| Grundgehalt | ✅ | ✅ |
Mitarbeitendenänderungen
Persönliche Daten
| Feld | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | ❌ | ✅ |
| Dokumenttyp und -nummer | ❌ | ✅ |
| Sozialversicherungsnummer | ❌ | ✅ |
| Telefonnummer | ✅ | ❌ |
| ❌ | ❌ | |
| Geburtsdatum | ❌ | ❌ |
| Geschlecht | ✅ | ❌ |
| Nationalität | ❌ | ❌ |
| IBAN | ❌ | ❌ |
| Adresse | ✅ | ❌ |
| Stadt | ❌ | ❌ |
| Provinz/Bundesland | ❌ | ❌ |
| Postleitzahl | ✅ | ❌ |
| Land | ✅ | ❌ |
| Mitarbeitenden-Code | ❌ | ✅ |
Vertragliche Daten
| Feld | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Vertragsbeginn/-ende | ❌ | ✅ |
| Beschäftigungsbeginn | ✅ | ✅ |
| Stellenbezeichnung | ✅ | ✅ |
| Vertraglich vereinbarte Stunden | ✅ | ✅ |
| Maximale jährliche/wöchentliche Stunden (Tarifvertrag) | ✅ | ✅ |
| Vollzeitäquivalent (FTE) % | ✅ | ✅ |
| Arbeitstage | ❌ | ❌ |
| Beitragsgruppe | ✅ | ✅ |
| Berufskategorie | ✅ | ✅ |
| Vertragsart | ✅ | ✅ |
| Grundgehalt | ✅ | ✅ |
Kündigungen
| Feld | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Kündigungsdatum | ✅ | ✅ |
Abwesenheiten (Factorial → Sage nur)
| Feld | Synchronisiert |
|---|---|
| Startdatum | ✅ |
| Enddatum | ✅ |
| Abwesenheitstyp | ✅ |
Dokumente (Sage → Factorial nur)
| Dokument | Synchronisiert |
|---|---|
| Lohnabrechnung PDF | ✅ |
| Einbehaltungszertifikat | ✅ |
| Modell 145 | ✅ |
Vergütung (Factorial → Sage nur)
| Dokument | Synchronisiert |
| Variablen | ✅ |
Ausgaben (Factorial → Sage nur)
| Ausgabenfeld (sync_payload) | Beschreibung | Erforderlich | Verwendung / Ziel in Sage 200 |
| IDENTIFIKATION | |||
| id | Ausgabenidentifikator in Factorial | Ja | Ausgabenreferenz auf dem Sage-Bildschirm |
| syncable_sync_run_id | Sync-Laufzeilenidentifikator | Ja | Statusrückgabe |
| MITARBEITENDE UND UNTERNEHMEN | |||
| employee_id | Mitarbeitende | Ja | Findet den Mitarbeitenden anhand von ID/NIE und NAF |
| legal_entity_id | Ausgabenunternehmen | Empfohlen | Rückverfolgbarkeit |
| employee_company_identifier | Interner Mitarbeitendenidentifikator | Empfohlen | Mitarbeitenden-Code in Sage |
| FINANZDATEN | |||
| reimbursable_amount | Betrag, der erstattet werden soll (in Cent) | Ja | Betrag des Lohnvorfalls |
| currency | Währung | Nein | Als Referenz gespeichert |
| total_amount | Gesamtbetrag der Ausgaben | Nein | - |
| KATEGORISIERUNG | |||
| category_name | Ausgabenkategorie | Ja | Bestimmt das Lohnkonzept |
| category_id | Kategorieidentifikator | Nein | Alternative, falls der Name nicht empfangen wird |
| status | Status der Ausgaben | Ja | Eingabefilter |
| payment | Zahlungsmethode | Nein | Als Referenz gespeichert |
| reimbursement_method | Erstattungsmethode | Nein | Als Referenz gespeichert |
| DATUM UND BESCHREIBUNG | |||
| effective_on | Ausgabedatum | Ja | Jahr, Monat und Tag des Vorfalls |
| description | Ausgabenbeschreibung | Nein | Notizen zum Vorfall |
| merchant_name | Händler | Nein | Eigene Spalte für die Ausgaben |
Was ist der erwartete Ablauf?
- Neue Mitarbeitende
- Kündigung
- Änderungen
- Vergütungsvariablen
- Ausgaben
Was macht diese Integration?
Wenn ein Mitarbeitender eine Ausgabe in Factorial (eine Reise, eine Verpflegungspauschale, Kilometer, Büromaterial...) erfasst und sein*e Vorgesetzte*r diese genehmigt, wird diese Ausgabe automatisch an Sage 200 gesendet, damit sie in die Lohnabrechnung des Mitarbeitenden aufgenommen werden kann, ohne dass jemand sie manuell eingeben muss.
Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, und Ausgaben erreichen die Lohnabrechnung schneller.
Wie funktioniert es? (in 5 Schritten)
- Der Kunde genehmigt die Ausgabe in Factorial. Nur Ausgaben, die bereits genehmigt wurden (oder sich im Status "in Lohnabrechnung" befinden), werden gesendet.
- Factorial benachrichtigt die Integration, dass neue Ausgaben bereit sind, gesendet zu werden.
- Die Integration überprüft jede Ausgabe: Sie prüft, ob der Mitarbeitende, das Unternehmen, der Betrag und die Kategorie korrekt sind.
- Die Integration identifiziert in Sage, welchem Mitarbeitenden und welchem Lohnkonzept jede Ausgabe entspricht (zum Beispiel wird "Taxis" automatisch in das Lohnkonzept "Nationale Reisen" übersetzt).
- Die Ausgabe erscheint in Sage 200, bereit für den Lohnabrechnungsmanager, um sie zu überprüfen und in die Lohnabrechnung des Monats einzubeziehen.
Wenn etwas nicht verarbeitet werden kann (zum Beispiel, wenn ein Mitarbeitender nicht gefunden werden kann oder ein Betrag leer ist), zeigt die Integration eine klare Nachricht an, damit es rechtzeitig korrigiert werden kann, anstatt die Ausgabe stillschweigend zu verlieren.
Welche Informationen werden gesendet?
Für jede Ausgabe werden die notwendigen Daten gesendet, damit Sage 200 sie korrekt identifizieren und verarbeiten kann:
| Block Was es beinhaltet Wofür es verwendet wird | ||
|---|---|---|
| Identifikation | Ausgabennummer in Factorial | Serviert als Referenz in Sage für die Rückverfolgbarkeit |
| Mitarbeitende und Unternehmen | Mitarbeitende, Unternehmen, Mitarbeitenden-Code | Findet den richtigen Mitarbeitenden in Sage (nach ID/NIE) |
| Finanzdaten | Betrag, der erstattet werden soll, Währung | Dies ist der Betrag, der in die Lohnabrechnung aufgenommen wird |
| Kategorisierung | Ausgabenkategorie (z.B. "Verpflegungspauschale", "Taxis") | Bestimmt, welches Lohnkonzept in Sage verwendet wird |
| Datum und Beschreibung | Ausgabedatum, Beschreibung, Händler | Findet die Ausgabe im richtigen Monat und fügt Kontext hinzu |
Wie werden Ausgabenkategorien in Lohnkonzepte übersetzt?
Jede Ausgabenkategorie in Factorial hat ein Lohnkonzept, das ihr in Sage 200 zugeordnet ist. Dies ist die Tabelle, die die Integration verwendet, um zu wissen, "wo jede Ausgabe hingeht":
| Kategorie in Factorial Lohnkonzept in Sage 200 | |
|---|---|
| Kilometer | Befreite Kilometer |
| Verpflegungspauschale / Unterkunft / Wäsche | Befreite Verpflegungspauschalen |
| Speisen / Erfrischungen | Verpflegungspauschale |
| Fluggesellschaften, Mietwagen, Parkplätze, Kraftstoff, Mautgebühren, Taxis, Transport (öffentlich, privat oder mit dem Zug) | Nationale Reisen |
| Pass-/Visagebühren | Internationale Reisen |
| Internet, Telefon, Büromaterial, Abonnements, Schulungen, "Sonstige" | Ausgaben für Fernarbeit |
Diese Zuordnungstabelle kann an die Bedürfnisse jedes Kunden angepasst werden.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Die Integration lässt Fehler nicht "in der Luft hängen": Sie liefert immer eine spezifische Nachricht darüber, was passiert ist, sodass es schnell gelöst werden kann.
| Situation Was es bedeutet Was zu tun ist | ||
|---|---|---|
| Ausgabe akzeptiert | Alles ist korrekt | Nichts, der Prozess in Sage wird fortgesetzt |
| Mitarbeitende nicht gefunden | ID/NIE fehlt oder der Mitarbeitende existiert nicht | Überprüfen Sie die Details des Mitarbeitenden |
| Unternehmen nicht konfiguriert | Dieses Unternehmen ist nicht mit Sage verknüpft | Vervollständigen Sie die Konfiguration mit GM Integra |
| Ausgabe nicht genehmigt | Die Ausgabe hat noch nicht den richtigen Status | Genehmigen Sie die Ausgabe in Factorial |
| Leerer Betrag |
Felder, die nicht synchronisiert werden
- IBAN-Änderungen von Factorial zu Sage (benötigen einen genehmigten Lohnvorfall)
- DNI / NIE-Änderungen nach der Erstellung des Mitarbeitenden
- E-Mail-Änderungen von Factorial zu Sage
- Änderungen von Verträgen, die in Factorial vorgenommen wurden (Sage ist das Master-System)
- Abwesenheiten von Sage zu Factorial
Wichtige Überlegungen
- Neue Einstellungen und kritische Änderungen erzeugen Lohnvorfälle in Factorial, die validiert werden müssen.
- Sage → Factorial Synchronisation erfolgt alle 24 Stunden.
- Factorial → Sage Synchronisation ist sofort über den IRIS-Connector.
- Dokumente werden nur übertragen, wenn sie in Sage’s Dokumentenmanagement gespeichert sind.
- Das effektive Kündigungsdatum bestimmt, wann der Mitarbeitende in Factorial inaktiv wird.
- Adressinformationen können möglicherweise nicht genau übertragen werden.
- Von Factorial → Sage wird die Adresse in das Adresse-Feld synchronisiert. Sie muss dann manuell in Straßentyp, Straßenname und Nummer aufgeteilt werden, da dies drei separate Felder in Sage sind.
- Von Factorial → Sage werden beide Nachnamen in Nachname 1 in Sage synchronisiert. Sie können bei Bedarf manuell getrennt werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
-
Wer ist GM Integra?
GM Integra ist unser offizieller Sage-Partner und der Entwickler des Connectors zwischen Factorial und Sage.
-
Hat die Integration Kosten?
Ja, das tut sie. Bitte kontaktieren Sie Ihren Account Manager, um einen Vorschlag zu bewerten.
-
Ist die Integration bidirektional?
Ja, aber mit unterschiedlichen Regeln für das Master-System, abhängig vom Datentyp.
-
Ist die Datensynchronisation sofort?
Für Factorial → Sage, ja. Andernfalls erfolgt die Datensynchronisation einmal täglich, über Nacht.
-
Werden Abwesenheiten in beide Richtungen synchronisiert?
Nein. Abwesenheiten werden nur von Factorial zu Sage gesendet.
-
Was passiert, wenn ein erforderliches Feld fehlt?
Die Synchronisation schlägt fehl, und der Fehler wird in irisconecta.com protokolliert.
-
Wann werden Lohnabrechnungen an Factorial gesendet?
Wenn sie in Sage generiert und im Dokumentenmanagement mit Sage’s PDF-Drucker gespeichert werden.
-
Wenn ich ein Problem habe, wo kann ich Fehler melden?
Alle Probleme müssen über das Ticketportal von GM Integra gemeldet werden, IRIS. Sie erhalten Zugang, sobald die Integration installiert ist.