Che cos'è Sage 200?
Sage 200 è un software ERP focalizzato sulla gestione finanziaria, contabile, buste paga e HR per aziende di medie dimensioni. Permette la gestione di contratti, calcoli delle buste paga, contributi previdenziali, compensi, tasse e documentazione dei dipendenti, garantendo un alto livello di controllo e conformità legale.
Benefici chiave dell'integrazione
- Eliminazione dell'inserimento duplicato dei dati tra HR e Buste Paga
- Sincronizzazione bidirezionale di dipendenti e contratti
- Riduzione degli errori manuali in assunzioni, cambiamenti e cessazioni
- Centralizzazione dei documenti legali (buste paga, Modello 145, certificati)
- Gestione degli incidenti di busta paga da Factorial a Sage
- Variabili di busta paga
Funzionalità principali
- Creazione di dipendenti da Factorial → Sage
- Creazione di dipendenti da Sage → Factorial
- Sincronizzazione dei dati personali e contrattuali
- Gestione delle cessazioni e delle scadenze contrattuali dei dipendenti
- Invio automatico dei documenti di busta paga da Sage a Factorial
- Sincronizzazione dei compensi (Factorial → Sage solo)
- Sincronizzazione delle assenze (Factorial → Sage solo)
- Sincronizzazione delle variabili di busta paga (Factorial → Sage solo)
Campi sincronizzati
Nuove registrazioni di dipendenti
Dati personali
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Nome completo | ✅ | ✅ |
| Tipo e numero di documento | ✅ | ✅ |
| Numero di previdenza sociale | ✅ | ✅ |
| Numero di telefono | ✅ | ✅ |
| ✅ | ✅ | |
| Data di nascita | ✅ | ✅ |
| Genere | ✅ | ✅ |
| Nazionalità | ✅ | ✅ |
| IBAN | ✅ | ✅ |
| Indirizzo | ✅ | ✅ |
| Città | ✅ | ✅ |
| Provincia/Stato | ✅ | ✅ |
| Codice postale | ✅ | ✅ |
| Paese | ✅ | ✅ |
| Codice dipendente | ❌ | ✅ |
Dati contrattuali
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Data di inizio/fine contratto | ✅ | ✅ |
| Data di inizio impiego | ✅ | ✅ |
| Qualifica professionale | ✅ | ✅ |
| Ore contrattuali | ✅ | ✅ |
| Ore annuali/settimali massime (Contratto collettivo) | ✅ | ✅ |
| Percentuale di equivalente a tempo pieno (FTE) | ✅ | ✅ |
| Giorni lavorativi | ✅ | ✅ |
| Gruppo di contribuzione | ✅ | ✅ |
| Categoria professionale | ✅ | ✅ |
| Tipo di contratto | ✅ | ✅ |
| Stipendio base | ✅ | ✅ |
Modifiche ai dipendenti
Dati personali
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Nome completo | ❌ | ✅ |
| Tipo e numero di documento | ❌ | ✅ |
| Numero di previdenza sociale | ❌ | ✅ |
| Numero di telefono | ✅ | ❌ |
| ❌ | ❌ | |
| Data di nascita | ❌ | ❌ |
| Genere | ✅ | ❌ |
| Nazionalità | ❌ | ❌ |
| IBAN | ❌ | ❌ |
| Indirizzo | ✅ | ❌ |
| Città | ❌ | ❌ |
| Provincia/Stato | ❌ | ❌ |
| Codice postale | ✅ | ❌ |
| Paese | ✅ | ❌ |
| Codice dipendente | ❌ | ✅ |
Dati contrattuali
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Data di inizio/fine contratto | ❌ | ✅ |
| Data di inizio impiego | ✅ | ✅ |
| Qualifica professionale | ✅ | ✅ |
| Ore contrattuali | ✅ | ✅ |
| Ore annuali/settimali massime (Contratto collettivo) | ✅ | ✅ |
| Percentuale di equivalente a tempo pieno (FTE) | ✅ | ✅ |
| Giorni lavorativi | ❌ | ❌ |
| Gruppo di contribuzione | ✅ | ✅ |
| Categoria professionale | ✅ | ✅ |
| Tipo di contratto | ✅ | ✅ |
| Stipendio base | ✅ | ✅ |
Cessazioni
| Campo | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Data di cessazione | ✅ | ✅ |
Assenze (Factorial → Sage solo)
| Campo | Sincronizzato |
|---|---|
| Data di inizio | ✅ |
| Data di fine | ✅ |
| Tipo di assenza | ✅ |
Documenti (Sage → Factorial solo)
| Documento | Sincronizzato |
|---|---|
| PDF busta paga | ✅ |
| Certificato di ritenuta | ✅ |
| Modello 145 | ✅ |
Compensazione (Factorial → Sage solo)
| Documento | Sincronizzato |
| Variabili | ✅ |
Spese (Factorial → Sage solo)
| Campo spesa (sync_payload) | Descrizione | Richiesto | Utilizzo / destinazione in Sage 200 |
| IDENTIFICAZIONE | |||
| id | Identificatore della spesa in Factorial | Sì | Riferimento della spesa nella schermata di Sage |
| syncable_sync_run_id | Identificatore della riga di sincronizzazione | Sì | Restituzione dello stato |
| DIPENDENTE E AZIENDA | |||
| employee_id | Dipendente | Sì | Localizza il dipendente per ID/NIE e NAF |
| legal_entity_id | Azienda della spesa | Consigliato | Tracciabilità |
| employee_company_identifier | Identificatore interno del dipendente | Consigliato | Codice dipendente in Sage |
| DATI FINANZIARI | |||
| reimbursable_amount | Importo da rimborsare (in centesimi) | Sì | Importo dell'incidente di busta paga |
| currency | Valuta | No | Memorizzato come riferimento |
| total_amount | Importo totale della spesa | No | - |
| CLASSIFICAZIONE | |||
| category_name | Categoria della spesa | Sì | Determina il concetto di busta paga |
| category_id | Identificatore della categoria | No | Alternativa se il nome non è ricevuto |
| status | Stato della spesa | Sì | Filtro di input |
| payment | Metodo di pagamento | No | Memorizzato come riferimento |
| reimbursement_method | Metodo di rimborso | No | Memorizzato come riferimento |
| DATA E DESCRIZIONE | |||
| effective_on | Data della spesa | Sì | Anno, mese e giorno dell'incidente |
| description | Descrizione della spesa | No | Note sull'incidente |
| merchant_name | Commerciante | No | Colonna propria sulle spese s_ |
Qual è il flusso atteso?
- Nuovo dipendente
- Cessazione
- Modifiche
- Variabili di compensazione
- Spese
Che cosa fa questa integrazione?
Quando un dipendente registra una spesa in Factorial (un viaggio, un'indennità per pasti, chilometraggio, forniture per ufficio...) e il suo manager la approva, quella spesa viene inviata automaticamente a Sage 200 affinché possa essere inclusa nella busta paga del dipendente, senza che nessuno debba inserirla manualmente.
Meno lavoro manuale, meno errori e le spese raggiungono la busta paga più velocemente.
Come funziona? (in 5 passaggi)
- Il cliente approva la spesa in Factorial. Solo le spese già approvate (o in stato "in busta paga") vengono inviate.
- Factorial notifica l'integrazione che ci sono nuove spese pronte per essere inviate.
- L'integrazione esamina ogni spesa: verifica che il dipendente, l'azienda, l'importo e la categoria siano corretti.
- L'integrazione identifica in Sage a quale dipendente e a quale concetto di busta paga corrisponde ciascuna spesa (ad esempio, "Taxi" viene automaticamente tradotto nel concetto di busta paga "Viaggio nazionale").
- La spesa appare in Sage 200, pronta per essere esaminata dal manager delle buste paga e inclusa nel calcolo della busta paga del mese.
Se qualcosa non può essere elaborato (ad esempio, se un dipendente non può essere trovato o un importo è vuoto), l'integrazione visualizza un messaggio chiaro affinché possa essere corretto in tempo, invece di perdere silenziosamente la spesa.
Quali informazioni vengono inviate?
Per ogni spesa, vengono inviati i dati necessari affinché Sage 200 possa identificarla e elaborarla correttamente:
| Blocco Cosa include A cosa serve | ||
|---|---|---|
| Identificazione | Numero di spesa in Factorial | Serve come riferimento in Sage per la tracciabilità |
| Dipendente e azienda | Dipendente, azienda, codice dipendente | Localizza il dipendente corretto in Sage (per ID/NIE) |
| Dati finanziari | Importo da rimborsare, valuta | Questo è l'importo incorporato nella busta paga |
| Classificazione | Categoria della spesa (ad es. "Indennità per pasti", "Taxi") | Determina quale concetto di busta paga viene utilizzato in Sage |
| Data e descrizione | Data della spesa, descrizione, commerciante | Localizza la spesa nel mese corretto e aggiunge contesto |
Come vengono tradotte le categorie di spesa nei concetti di busta paga?
Ogni categoria di spesa in Factorial ha un concetto di busta paga assegnato in Sage 200. Questa è la tabella che l'integrazione utilizza per sapere "dove va ciascuna spesa":
| Categoria in Factorial Concetto di busta paga in Sage 200 | |
|---|---|
| Kilometraggio | Kilometraggio esente |
| Indennità per pasti / Alloggio / Lavanderia | Indennità per pasti esenti |
| Pasti / Rinfreschi | Indennità per pasti |
| Aerei, auto a noleggio, parcheggio, carburante, pedaggi, taxi, trasporto (pubblico, privato o ferroviario) | Viaggio nazionale |
| Spese per passaporto/visto | Viaggio internazionale |
| Internet, telefono, forniture per ufficio, abbonamenti, formazione, "Altro" | Spese per lavoro remoto |
Questa tabella di mapping può essere personalizzata in base alle esigenze di ciascun cliente.
Cosa succede se qualcosa va storto?
L'integrazione non lascia errori "in sospeso": fornisce sempre un messaggio specifico su cosa è successo, in modo che possa essere risolto rapidamente.
| Situazione Cosa significa Cosa deve essere fatto | ||
|---|---|---|
| Spesa accettata | Tutto è corretto | Niente, continua il suo processo in Sage |
| Dipendente non trovato | È mancante ID/NIE o il dipendente non esiste | Controllare i dettagli del dipendente |
| Azienda non configurata | Quell'azienda non è collegata a Sage | Completare la configurazione con GM Integra |
| Spesa non approvata | La spesa non è ancora nello stato corretto | Approva la spesa in Factorial |
| Importo vuoto |
Campi che non sono sincronizzati
- Cambiamenti di IBAN da Factorial a Sage (richiedono un incidente di busta paga approvato)
- Cambiamenti di DNI / NIE dopo la creazione del dipendente
- Cambiamenti di email da Factorial a Sage
- Cambiamenti di contratto effettuati in Factorial (Sage è il sistema principale)
- Assenze da Sage a Factorial
Considerazioni importanti
- Nuove assunzioni e cambiamenti critici generano incidenti di busta paga in Factorial che devono essere convalidati.
- Sage → Factorial la sincronizzazione avviene ogni 24 ore.
- Factorial → Sage la sincronizzazione è immediata tramite il connettore IRIS.
- I documenti vengono trasferiti solo se sono memorizzati nella Gestione Documenti di Sage.
- La data di cessazione effettiva determina quando il dipendente diventa inattivo in Factorial.
- Le informazioni sull'indirizzo potrebbero non essere trasferite esattamente.
- Da Factorial → Sage, l'indirizzo viene sincronizzato nel campo Indirizzo. Deve quindi essere separato manualmente in tipo di strada, nome della strada e numero, poiché questi sono tre campi separati in Sage.
- Da Factorial → Sage, entrambi i cognomi vengono sincronizzati nel campo Cognome 1 in Sage. Possono essere separati manualmente in seguito se necessario.
Domande Frequenti (FAQ)
-
Chi è GM Integra?
GM Integra è il nostro partner ufficiale Sage e lo sviluppatore del connettore tra Factorial e Sage.
-
L'integrazione ha un costo?
Sì, lo ha. Si prega di contattare il proprio Account Manager per valutare una proposta.
-
L'integrazione è bidirezionale?
Sì, ma con regole diverse del sistema principale a seconda del tipo di dati.
-
La sincronizzazione dei dati è immediata?
Per Factorial → Sage, sì. Altrimenti, la sincronizzazione dei dati avviene una volta al giorno, durante la notte.
-
Le assenze sono sincronizzate in entrambe le direzioni?
No. Le assenze vengono inviate solo da Factorial a Sage.
-
Cosa succede se manca un campo richiesto?
La sincronizzazione fallisce e l'errore viene registrato in irisconecta.com.
-
Quando vengono inviate le buste paga a Factorial?
Quando vengono generate in Sage e salvate nella Gestione Documenti utilizzando la stampante PDF di Sage.
-
Se ho un problema, dove posso segnalare errori?
Tutti i problemi devono essere segnalati tramite il portale ticketing di GM Integra, IRIS. Riceverai accesso una volta che l'integrazione è installata.