L'intégration d'exportation de fichiers DATEV (Dépenses) vous permet d'exporter les dépenses approuvées depuis Factorial dans un format compatible avec DATEV. Vous pouvez ensuite télécharger les fichiers exportés sur DATEV Unternehmen Online (DUO) via Belegtransfer, afin que votre conseiller fiscal puisse examiner et comptabiliser les dépenses sans avoir à les saisir manuellement.

Vue d'ensemble

L'intégration d'exportation de fichiers DATEV (Dépenses) est conçue pour les entités légales allemandes.

Elle exporte les dépenses approuvées de Factorial, y compris les dépenses régulières, les frais de kilométrage et les indemnités journalières, dans un fichier pouvant être importé dans DATEV. Les données exportées peuvent inclure :

• Date et montant de la dépense
• Taux de TVA
• Compte G/L (Sachkonto)
• Compte créditeur (Personenkonto)
• Devise et taux de change, le cas échéant
• Numéro de facture ou de document
• Texte de comptabilisation
• Nom du fournisseur
• Centre de coûts (KOST1)
• Fichiers de reçus associés à la dépense

L'intégration fonctionne dans un sens : Factorial → DATEV. Elle ne lit pas les informations de DATEV.

Avant de commencer

Avant de configurer l'intégration, assurez-vous que :

• Vous utilisez l'intégration pour une entité légale allemande
• Votre configuration comptable de Factorial est configurée
• Votre plan comptable et la cartographie des livres sont disponibles afin que les dépenses puissent être attribuées aux bons comptes G/L
• Vous avez votre numéro de consultant DATEV (Beraternummer) et votre numéro de client (Mandantennummer) disponibles

Comment utiliser

Configurer l'intégration

1. Allez sur le Factorial Factorial
2. Installez DATEV File Export (Dépenses)
3. Ouvrez les paramètres d'intégration
4. Entrez votre numéro de consultant (Beraternummer)
5. Entrez le numéro de client (Mandantennummer) pour chaque entité légale
6. Sélectionnez votre plan comptable :
   • SKR03
   • SKR04
7. Définissez la longueur de compte entre 4 et 8 chiffres
8. Entrez votre compte collectif de fournisseur
9. Entrez votre compte bancaire de carte
10. Assurez-vous que votre configuration comptable de Factorial attribue correctement les dépenses aux comptes G/L

Exporter les dépenses de Factorial

1. Dans votre barre latérale, allez sur Dépenses
2. Filtrez la liste pour afficher les dépenses approuvées que vous souhaitez exporter
3. Sélectionnez DATEV File Export (Dépenses)
4. Attendez que l'exportation soit terminée
5. Téléchargez le fichier ZIP généré depuis le dossier Dépenses Documents. Un lien vers le fichier est également fourni dans la notification de fin d'exportation.

Télécharger les fichiers sur DATEV

Factorial génère un fichier ZIP, mais DATEV Belegtransfer nécessite les fichiers individuels plutôt que l'archive ZIP.

1. Extrayez le fichier ZIP téléchargé depuis Factorial
2. Si vous avez plusieurs entités légales, vous trouverez une archive pour chaque Mandant (numéro de client) à l'intérieur du ZIP
3. Extrayez chaque archive Mandant séparément
4. Ajoutez les fichiers extraits à DATEV Belegtransfer pour le Mandant correspondant
5. Démarrez le transfert
6. Belegtransfer envoie les fichiers à DATEV Unternehmen Online, où votre conseiller fiscal peut les examiner et les comptabiliser

FAQ

1. Quelles entités légales peuvent utiliser l'exportation de fichiers DATEV (Dépenses) ?
   L'intégration est conçue pour les entités légales allemandes.
    
2. Quels types de dépenses sont exportées ?
   L'intégration exporte les dépenses régulières, les frais de kilométrage et les indemnités journalières, à condition qu'elles respectent les exigences d'exportation.
    
3. Les dépenses non approuvées sont-elles exportées ?
   Non. Seules les dépenses approuvées sont exportées.
    
4. L'intégration envoie-t-elle automatiquement des données à DATEV ?
   Non. Factorial génère le fichier d'exportation, et vous téléchargez manuellement les fichiers extraits sur DATEV via Belegtransfer.
    
5. DATEV renvoie-t-il des informations à Factorial ?
   Non. Le flux de données est unidirectionnel : Factorial → DATEV.
    
6. Quel plan comptable puis-je utiliser ?
   Vous pouvez configurer l'intégration pour utiliser SKR03 ou SKR04.
    
7. Comment les comptes G/L sont-ils attribués ?
   Les comptes G/L sont pris de votre configuration comptable de Factorial et cartographiés par entité légale.
    
8. Que se passe-t-il si une dépense a plusieurs taux de TVA ?
   La dépense est exportée comme une comptabilisation dans le livre des comptes fournisseurs pour chaque taux de TVA inclus dans la répartition de la TVA de la dépense.
    
9. Puis-je exporter une dépense plus d'une fois ?
   Une dépense déjà exportée n'est pas exportée à nouveau, sauf si elle change.
    
10. Puis-je télécharger le ZIP directement sur Belegtransfer ?
    Non. Extrayez d'abord le ZIP et téléchargez les fichiers individuels sur Belegtransfer.
     
11. Que se passe-t-il si un reçu est plus grand que 20 Mo ?
    Le reçu est omis de l'exportation et signalé comme exclu. Les autres dépenses du lot peuvent toujours être exportées.
     
12. Qui dois-je contacter si j'ai besoin d'aide ?
    • Pour obtenir de l'aide concernant l'exportation de fichiers DATEV dans Factorial, contactez Factorial Support via l'aide intégrée à l'application.
    • Pour des questions sur l'importation, l'examen ou la comptabilisation des fichiers dans DATEV Unternehmen Online, contactez votre conseiller fiscal.