Los administradores crean una tarjeta virtual, física o de un solo uso (una tarjeta de gastos de la empresa) para cualquier empleado, y los empleados pueden solicitar una tarjeta de un solo uso para una compra puntual. Nadie adelanta dinero.

Primero la empresa necesita una cuenta de tarjetas: abrirla y fondearla es un artículo aparte (consulta Relacionados).

Crear una tarjeta de Gastos para un empleado (administradores)

Descripción general

Necesitas Puede gestionar tarjetas y una cuenta de tarjetas para la entidad legal que paga. El empleado debe ser usuario de Gastos (alguien que puede crear gastos) con un correo electrónico en su perfil.

Cómo se usa

1. Ve a Gastos > Gastos de empleados y haz clic en Nueva tarjeta.
2. Elige Tarjeta de un solo uso, Tarjeta virtual o Tarjeta física.
3. En Empleado, elige al titular de la tarjeta.
4. En Entidad legal, elige de quién es la cuenta de tarjetas que paga (por defecto, la del empleado).
5. En su primera tarjeta de esa cuenta, llena la Información del titular, incluido un Celular para los códigos de seguridad.
6. Para una tarjeta física, llena la Información de envío: envíala al Titular o a la Empresa.
7. En Configuración de la tarjeta, agrega un Alias de la tarjeta. Para una tarjeta de un solo uso, define también el Presupuesto.
8. Haz clic en Crear tarjeta.

Las tarjetas virtuales y de un solo uso funcionan de inmediato. Una tarjeta física llega por correo y el titular la activa.

Solicitar una tarjeta de Gastos de un solo uso (empleados)

Descripción general

¿Necesitas pagar un curso o un boleto? Solicita una tarjeta por el importe exacto. Una vez aprobada, pagas con ella y el gasto se crea por ti. Necesitas Puede solicitar tarjetas (activado para la mayoría de los empleados) y una cuenta de tarjetas de la empresa.

Cómo se usa

1. Ve a Mis gastos > Mis tarjetas y haz clic en Solicitar.
2. En tu primera tarjeta, llena tu Información del titular.
3. Escribe el Presupuesto (impuestos incluidos), un Alias de la tarjeta y el Motivo de la solicitud.
4. Haz clic en Solicitar.

Aprobar o rechazar una solicitud de tarjeta (administradores)

Descripción general

Todas las personas con Puede gestionar tarjetas pueden aprobar o rechazar una solicitud.

Cómo se usa

1. Ve a Tesorería > Tarjetas. Las solicitudes tienen el estado Solicitada.
2. En el menú de acciones, elige Aprobar o Rechazar (Ver detalles muestra el motivo).
3. Para aprobar, confirma la Entidad legal a cargo y haz clic en Sí, aprobar. Se avisa al titular y la tarjeta ya no se puede editar.
4. Para rechazar, agrega un comentario para el empleado y haz clic en Sí, rechazar.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

• Tengo el permiso pero no puedo crear una tarjeta. Comprueba en este orden: tienes Puede gestionar tarjetas (un grupo con muchos permisos puede no incluirlo); el empleado es usuario de Gastos con un correo electrónico en su perfil; la entidad legal tiene una cuenta de tarjetas; y tu plan incluye ese tipo de tarjeta.
• No puedo abrir la página Nueva tarjeta. Es para personas con Puede gestionar tarjetas. Los empleados solicitan una tarjeta desde Mis gastos > Mis tarjetas.
• Un tipo de tarjeta me pide actualizar el plan, o el botón Solicitar aparece en gris. Los tipos de tarjeta que se pueden crear o solicitar dependen de tu plan. Tu Account Manager puede confirmarlo.
• "Este empleado no puede crear gastos, lo cual es un requisito para obtener una tarjeta de gastos." Las tarjetas son solo para usuarios de Gastos. Primero agrega al empleado a Gastos: consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?.
• No se puede crear una tarjeta para un empleado sin correo electrónico. Agrega el correo en su perfil e inténtalo de nuevo.
• "Aún no hay cuenta de tarjetas" junto a una entidad legal. Esa entidad legal no tiene una cuenta de tarjetas. Haz clic en Crear cuenta en el mensaje que aparece o elige otra entidad legal.
• "El nombre completo debe tener como máximo 24 caracteres." El nombre y el apellido juntos pueden tener como máximo 24 caracteres en la tarjeta.
• "Se requiere un número de celular." El Celular debe ser un número de celular.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo crear una tarjeta en la cuenta de tarjetas de otra entidad legal?

Sí. Elige esa entidad legal en Entidad legal al crear la tarjeta, o en Entidad legal a cargo al aprobar una solicitud.

2. ¿Puedo dar una tarjeta de Factorial existente a otra persona?

No. Una tarjeta pertenece a una sola persona. Cancélala y emite una nueva para el nuevo titular.

3. ¿Puedo emitir muchas tarjetas a la vez?

Sí, con One: comparte la lista de personas (o un archivo) y One prepara las tarjetas para que las confirmes. Las tarjetas físicas son la excepción.

4. ¿Pueden los empleados solicitar una tarjeta física o virtual?

En la app, los empleados solicitan tarjetas de un solo uso desde Mis gastos > Mis tarjetas. Con One, también pueden pedir una tarjeta virtual, que va a los mismos aprobadores. Las tarjetas físicas las crean los administradores. Consulta ¿Quién puede gestionar y solicitar tarjetas de Factorial?.

5. ¿Quién aprueba una solicitud de tarjeta, el responsable?

Todas las personas con Puede gestionar tarjetas reciben aviso y pueden decidir. El responsable del empleado no interviene y solo puede aprobar con ese permiso.

6. ¿Qué pasa con una tarjeta de un solo uso después de usarla?

Se cierra tras su primer pago, así que no hay nada que cancelar. Solicita una nueva para la siguiente compra. Si un pago no se completó, comprueba el estado de la tarjeta antes de intentarlo de nuevo.

7. ¿Qué pasa con las tarjetas de una persona cuando se va?

Cuando deja la empresa o deja de ser usuario de Gastos, sus tarjetas de Gastos activas se desactivan, no se cancelan. Alguien con Puede gestionar tarjetas puede cancelarlas.

8. ¿Cómo creo una tarjeta virtual para un empleado?

Ve a Gastos > Gastos de empleados, haz clic en Nueva tarjeta, elige Tarjeta virtual, selecciona el Empleado y la Entidad legal, agrega un Alias de la tarjeta y haz clic en Crear tarjeta. Funciona de inmediato.

9. ¿Cómo solicito una tarjeta física para un empleado?

Las tarjetas físicas las crean los administradores, no se solicitan: Gastos > Gastos de empleados > Nueva tarjeta > Tarjeta física, y después llena la Información de envío. Los empleados no pueden solicitar una tarjeta física por sí mismos.