Admins erstellen eine virtuelle, physische oder Einmalkarte (eine Firmen-Ausgabenkarte) für jede mitarbeitende Person, und Mitarbeitende können eine Einmalkarte für einen einmaligen Einkauf beantragen. Niemand streckt Geld vor.

Das Unternehmen braucht zuerst ein Kartenkonto: Eröffnung und Aufladung sind in einem eigenen Artikel beschrieben (siehe Siehe auch).

Eine Ausgabenkarte für eine mitarbeitende Person erstellen (Admins)

Überblick

Sie brauchen Kann Karten verwalten und ein Kartenkonto für die zahlende juristische Einheit. Die mitarbeitende Person muss Nutzende von Ausgaben sein (jemand, der Ausgaben erstellen kann) und eine E-Mail-Adresse in ihrem Profil haben.

So gehen Sie vor

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und klicken Sie auf Neue Karte.
2. Wählen Sie Einmalkarte, Virtuelle Karte oder Physische Karte.
3. Wählen Sie unter Mitarbeitende Person die karteninhabende Person.
4. Wählen Sie unter Juristische Einheit, wessen Kartenkonto zahlt (standardmäßig das der mitarbeitenden Person).
5. Füllen Sie bei der ersten Karte auf diesem Konto die Angaben zur karteninhabenden Person aus, einschließlich eines Mobiltelefons für Sicherheitscodes.
6. Füllen Sie bei einer physischen Karte die Versandinformationen aus: Senden Sie sie an die Karteninhabende Person oder das Unternehmen.
7. Fügen Sie unter Karteneinstellungen einen Kartenalias hinzu. Legen Sie bei einer Einmalkarte außerdem das Budget fest.
8. Klicken Sie auf Karte erstellen.

Virtuelle Karten und Einmalkarten funktionieren sofort. Eine physische Karte kommt per Post und die karteninhabende Person aktiviert sie.

Eine Ausgaben-Einmalkarte beantragen (Mitarbeitende)

Überblick

Sie müssen einen Kurs oder ein Ticket bezahlen? Beantragen Sie eine Karte für den genauen Betrag. Nach der Genehmigung zahlen Sie damit, und die Ausgabe wird für Sie erstellt. Sie brauchen Kann Karten beantragen (für die meisten Mitarbeitenden aktiviert) und ein Kartenkonto des Unternehmens.

So gehen Sie vor

1. Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Karten und klicken Sie auf Beantragen.
2. Füllen Sie bei Ihrer ersten Karte Ihre Angaben zur karteninhabenden Person aus.
3. Geben Sie das Budget (inklusive Steuern), einen Kartenalias und den Anfragegrund ein.
4. Klicken Sie auf Beantragen.

Eine Kartenanfrage genehmigen oder ablehnen (Admins)

Überblick

Alle mit Kann Karten verwalten können eine Anfrage genehmigen oder ablehnen.

So gehen Sie vor

1. Gehen Sie zu Treasury > Karten. Anfragen haben den Status Angefragt.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Genehmigen oder Ablehnen (Details ansehen zeigt den Grund).
3. Zum Genehmigen bestätigen Sie die Zu belastende juristische Einheit und klicken auf Ja, genehmigen. Die karteninhabende Person wird benachrichtigt und die Karte kann danach nicht mehr bearbeitet werden.
4. Zum Ablehnen fügen Sie einen Kommentar für die mitarbeitende Person hinzu und klicken auf Ja, ablehnen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Ich habe die Berechtigung, kann aber keine Karte erstellen. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Sie haben Kann Karten verwalten (eine Gruppe mit vielen Berechtigungen enthält sie womöglich trotzdem nicht); die mitarbeitende Person ist Nutzende von Ausgaben mit E-Mail-Adresse im Profil; die juristische Einheit hat ein Kartenkonto; und Ihr Tarif enthält diesen Kartentyp.
• Ich kann die Seite Neue Karte nicht öffnen. Sie ist für Personen mit Kann Karten verwalten. Mitarbeitende beantragen eine Karte unter Meine Ausgaben > Meine Karten.
• Ein Kartentyp fordert mich zum Upgrade auf, oder die Schaltfläche Beantragen ist ausgegraut. Welche Kartentypen erstellt oder beantragt werden können, hängt von Ihrem Tarif ab. Ihr Account Manager kann das bestätigen.
• „Diese mitarbeitende Person kann keine Ausgaben erstellen, was Voraussetzung für eine Ausgabenkarte ist.“ Karten sind nur für Nutzende von Ausgaben. Fügen Sie die mitarbeitende Person zuerst zu Ausgaben hinzu: siehe Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?.
• Für eine mitarbeitende Person ohne E-Mail-Adresse kann keine Karte erstellt werden. Fügen Sie die E-Mail-Adresse in ihrem Profil hinzu und versuchen Sie es erneut.
• „Noch kein Kartenkonto“ neben einer juristischen Einheit. Diese juristische Einheit hat kein Kartenkonto. Klicken Sie in der angezeigten Meldung auf Konto erstellen oder wählen Sie eine andere juristische Einheit.
• „Der vollständige Name darf höchstens 24 Zeichen lang sein.“ Vor- und Nachname zusammen dürfen auf der Karte höchstens 24 Zeichen haben.
• „Eine Mobilfunknummer ist erforderlich.“ Das Mobiltelefon muss eine Mobilfunknummer sein.

FAQ

1. Kann ich eine Karte auf dem Kartenkonto einer anderen juristischen Einheit erstellen?

Ja. Wählen Sie diese juristische Einheit beim Erstellen der Karte unter Juristische Einheit oder beim Genehmigen einer Anfrage unter Zu belastende juristische Einheit.

2. Kann ich eine bestehende Factorial-Karte an eine andere Person geben?

Nein. Eine Karte gehört einer Person. Annullieren Sie sie und geben Sie der neuen karteninhabenden Person eine neue aus.

3. Kann ich viele Karten auf einmal ausgeben?

Ja, mit One: Teilen Sie die Liste der Personen (oder eine Datei), und One bereitet die Karten vor, die Sie nur noch bestätigen. Physische Karten sind die Ausnahme.

4. Können Mitarbeitende eine physische oder virtuelle Karte beantragen?

In der App beantragen Mitarbeitende Einmalkarten unter Meine Ausgaben > Meine Karten. Mit One können sie auch eine virtuelle Karte anfordern, die an dieselben genehmigenden Personen geht. Physische Karten werden von Admins erstellt. Siehe Wer kann Factorial-Karten verwalten und beantragen?.

5. Wer genehmigt eine Kartenanfrage, die Führungskraft?

Alle mit Kann Karten verwalten werden benachrichtigt und können entscheiden. Die Führungskraft der mitarbeitenden Person ist nicht beteiligt und kann nur mit dieser Berechtigung genehmigen.

6. Was passiert mit einer Einmalkarte nach der Nutzung?

Sie wird nach der ersten Zahlung geschlossen, es ist also nichts zu annullieren. Beantragen Sie für den nächsten Einkauf eine neue. Ist eine Zahlung nicht durchgegangen, prüfen Sie den Status der Karte, bevor Sie es erneut versuchen.

7. Was passiert mit den Karten einer Person, wenn sie das Unternehmen verlässt?

Wenn sie das Unternehmen verlässt oder keine Nutzende von Ausgaben mehr ist, werden ihre aktiven Ausgabenkarten deaktiviert, nicht annulliert. Jemand mit Kann Karten verwalten kann sie annullieren.

8. Wie erstelle ich eine virtuelle Karte für eine mitarbeitende Person?

Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden, klicken Sie auf Neue Karte, wählen Sie Virtuelle Karte, wählen Sie die Mitarbeitende Person und die Juristische Einheit, fügen Sie einen Kartenalias hinzu und klicken Sie auf Karte erstellen. Sie funktioniert sofort.

9. Wie beantrage ich eine physische Karte für eine mitarbeitende Person?

Physische Karten werden von Admins erstellt, nicht beantragt: Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Neue Karte > Physische Karte, dann füllen Sie die Versandinformationen aus. Mitarbeitende können nicht selbst eine physische Karte beantragen.