Los permisos de gastos permiten a los equipos de RR. HH. y finanzas controlar quién puede crear, ver, aprobar o gestionar informes de gastos dentro del sistema. Con estos permisos, puede garantizar que la información financiera confidencial se gestione de forma segura, que las aprobaciones cumplan con las políticas de la empresa y que los/las empleados/as reciban los reembolsos de forma precisa y puntual. Este artículo explica los diferentes permisos disponibles y cómo asignarlos eficazmente.
los/las empleados/as deben estar asignados al grupo de permisos correspondiente para que se apliquen los permisos de Gastos.
Cómo configurar sus permisos de Gastos
- En su barra lateral, vaya a Configuración
- Haga clic en Permisos
- Seleccione la sección Gastos
- Habilite o deshabilite los permisos
- Haga clic en Guardar cambios
Algunos permisos le permiten elegir el alcance específico de un permiso : decidir quién puede realizar una acción a un/a usuario/a .
- Para ellos mismos: Sólo en su propio perfil/datos.
- Para reportados directos e indirectos: Sobre los/las empleados/as que reportan a ellos, directamente o a través de una jerarquía.
- Para las personas de los equipos que dirigen: solo para los miembros de los equipos que gestionan.
- Para las personas de su entidad jurídica: Cualquier persona de su departamento, sucursal o entidad empresarial.
- Para toda la empresa: para todos los/las empleados/as de la organización.
Permisos de gastos
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Agregar nuevos gastos en nombre de otra persona
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos crear gastos regulares y de kilometraje para otros/as empleados/as.
El/la usuario/a debe tener permiso para poder ver y descargar 'Gastos'.
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Puede acceder a la configuración de gastos
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos ver y administrar la sección de configuración de Gastos. Podrán establecer grupos y flujos de aprobación, personalizar los formularios de gastos y habilitar funciones para la aplicación de Gastos.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
Habilite este permiso para que Restablecer el flujo de aprobación de gastos funcione.
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Puede gestionar tarjetas
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos administrar todas las tarjetas.
Habilite este permiso para que funcionen:
- Cancelar una tarjeta Factorial
- Cambiar el presupuesto y los límites de una tarjeta Factorial
- Cambiar el alias de una tarjeta Factorial
- Cambiar el número de teléfono de un titular de tarjeta
- Crear una tarjeta Factorial
- Desactivar una tarjeta Factorial
- Reactivar una tarjeta Factorial
Consultar permisos de Finanzas > Permisos bancarios
El/la usuario/a debe tener permiso para Ver tarjetas → Consultar permisos de Finanzas > Permisos bancarios
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Puede reembolsar gastos
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos reembolsar gastos mediante fichero SEPA o nómina.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
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Puede solicitar tarjetas
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos solicitar tarjetas de un solo uso por su cuenta.
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Puede ver las transacciones
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos ver todas las transacciones.
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Puede establecer gastos como pagados
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos administrar el estado "Pagado" de los gastos.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
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Aprobador global de gastos
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos administrar completamente un gasto anulando el flujo de aprobación aplicable.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
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Gestionar gastos
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos administrar los gastos a través de integraciones.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
Cuando un/a usuario/a no puede enviar ni reportar gastos, generalmente no se debe a que no se le hayan otorgado los permisos, sino a que no se le ha agregado directamente al módulo de Gastos. Incluso después de asignar los permisos correctos, el/la administrador/a también debe ir a Gastos → Gastos → Agregar usuario y agregar al/la usuario/a allí. Una vez completado este paso, el/la usuario/a podrá enviar informes de gastos sin problemas.
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Restablecer el flujo de aprobación de gastos
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos restablecer todo el flujo de aprobación para gastos pendientes, aprobados o rechazados.
El/la usuario/a debe tener permiso para
- Puede ver y descargar 'Gastos'
- Restablecer el flujo de aprobación de gastos
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Ver la Entidad Jurídica del empleado
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos ver la entidad legal del empleado.
Habilite este permiso para que Puede ver a los/las empleados/as de una entidad legal funcione → Compruebe los permisos de la empresa.
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Puede eliminar gastos manuales rechazados
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos eliminar de forma permanente los informes de gastos que se han enviado manualmente y posteriormente se han rechazado.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
Puede elegir el alcance de este permiso.
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Puede editar gastos con estado pendiente
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos modificar los informes de gastos que se han enviado pero aún no se han aprobado.
El/la usuario/a debe tener permiso para Poder ver y descargar 'Gastos'.
Puede elegir el alcance de este permiso.
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Puede ver y descargar 'Gastos'
Este permiso permite a los/las empleados/as dentro del grupo específico de permisos ver la pestaña de gastos y exportarlos como un archivo (como CSV o Excel) para generar informes, análisis o mantener registros.
Habilite este permiso para que funcionen:
- Agregar nuevos gastos en nombre de otra persona
- Puede acceder a la configuración de gastos
- Puede reembolsar gastos
- Puede establecer gastos como pagados
- Aprobador global de gastos
- Gestionar gastos
- Restablecer el flujo de aprobación de gastos
- Puede eliminar gastos manuales rechazados
- Puede editar gastos con estado pendiente
Puede elegir el alcance de este permiso.